Jeśli szukasz nowych rozwiązań w celu usprawnienia Twoich procesów, nowoczesne narzędzia HR są świetnym kierunkiem. Niezależnie czy chcesz skupić się na procesach rekrutacyjnych, czy Twoim priorytetem jest wizerunek pracodawcy lub szczęście pracowników, znajdziesz odpowiednie narzędzie.
W dzisiejszych czasach każda gałąź biznesu może być wspierana odpowiednimi narzędziami. Użyteczne oprogramowanie pozwala firmom zaoszczędzić czas i pieniądze, ale także otwiera szereg nowych możliwości. Szybko rozwijająca się branża HR korzysta z wielu dedykowanych platform ułatwiających pracę i zwiększających produktywność. Zapoznaj się z poniższym przeglądem narzędzi dla HR i wybierz te, które mogą przydać się w Twoim zespole.
W jakich obszarach możesz wdrożyć narzędzia HR?
Opiszemy kilka przykładów – prawdą jest jednak, że znajdziesz odpowiednie narzędzie na każdy problem.
Wsparcie w procesie rekrutacji
System rekrutacyjny, narzędzia do komunikacji czy zarządzania projektami oraz do oceny satysfakcji kandydatów mogą dostarczyć Ci wiele danych. Wykorzystasz je, by planować zmiany w procesach i oceniać ich skuteczność.
Pomogą Ci też na co dzień. Gotowe zadania – czy to w formie listy, czy innych przypominajek – ograniczą ryzyko błędu czy pominięcia ważnych elementów. Mogą też wesprzeć komunikację wewnętrzną i z kandydatami.
Employer branding
Employer branding to coś więcej niż rekrutacja – łączysz tu marketing, proces rekrutacji i doświadczenia zapewniane kandydatom.
Rozmowa kwalifikacyjna jest w pewnym sensie zwieńczeniem skutecznych działań EB. Składa się na to wiele etapów, jak pozycjonowanie się na rynku pracy, zachęcenie potencjalnych przyszłych pracowników odpowiednio przygotowanymi ofertami pracy czy wykorzystanie kanałów marketingowych, jak np. media społecznościowe. Tak możesz trafić do odpowiedniej grupy kandydatów i w rezultacie obniżyć koszty prowadzenia rekrutacji.
Sprawdź nasze najpopularniejsze wpisy o employer brandingu!
Doświadczenia pracownika
Employee experience, czyli doświadczenia pracownika, tak samo jak candidate experience, nawiązują do idei, że powinno się wszystkich traktować tak dobrze, jak klientów. Głośno o tym w branży HR, która przeżywa obecnie rewolucję. Firmy, gdzie pracownicy i kandydaci nie czują się dobrze traktowani, szybko tracą, a rynek pracy weryfikuje ich wartość.
Administracja
Wzrost efektywności i lepsza organizacja pracy są szczególnie odczuwalne w zadaniach administracyjnych. Automatyzacja ogranicza ryzyko błędów i czas spędzony nad dokumentami do minimum. Dzięki temu pracownicy działają wydajniej, a firma korzysta z lepszych systemów zabezpieczających i może uchronić się przed konsekwencjami ludzkiej pomyłki.
Jak wybrać odpowiednie narzędzia HR?
Teraz sprawy najważniejsze. Przeanalizujmy, na co warto zwrócić szczególną uwagę podczas poszukiwania systemów HR.
Określ potrzeby zespołu
Aby wybrać najlepsze narzędzia HR dla Twojego zespołu, musisz najpierw zrozumieć, czego potrzebujecie. Czy chcecie poprawić komunikację z kandydatami? Czy może zapewnić lepsze doświadczenia pracownikom? Jeśli Twoim priorytetem jest sprawna rejestracja czasu pracy, nie zaczynaj od narzędzia przeznaczonego do wdrażania nowych pracowników.
Prawdopodobnie nie potrzebujesz korzystać ze wszystkich narzędzi spośród niżej zestawionych. Wszystko zależy od wielkości przedsiębiorstwa oraz jego specyfiki.
Załóżmy, że chcesz skupić się na ocenie umiejętności i sprawnym wyborze najlepszych kandydatów. To już jest jakiś punkt wyjścia! Aby pogłębić analizę, przeprowadź sumienną ocenę swoich procesów rekrutacyjnych. Tak przekonasz się, ile czasu pochłaniają poszczególne zadania i który etap w Twoim procesie rekrutacji wymaga ulepszeń. Określi to priorytety i pomoże wybrać najlepszy dla Ciebie system ATS.
Nie licz na oprogramowanie rozwiązujące wszystkie problemy jednocześnie
Poszukaj takich narzędzi, które nie są dedykowane do kompleksowego rozwiązywania trudności we wszystkich obszarach. Podejdź do sprawy realistycznie: jedno kompleksowe narzędzie dla HR może nie odpowiadać Twoim potrzebom, a dodatkowo będziesz płacić za niewykorzystywane funkcje.
Kiedy masz przejrzyście zdefiniowane wymagania i potrzeby, łatwo Ci określić co wymaga interwencji. Większe korzyści osiągniesz stosując więcej narzędzi, ale dedykowanych do poszczególnych obszarów działania.
Sprawdź opcje integracji z innymi systemami
Narzędzia HR powinny łatwo integrować się z innymi rozwiązaniami, dzięki czemu automatycznie zsynchronizujesz dane i zaoszczędzisz cenny czas pracowników. Pozwoli to na sprawny obieg dokumentów i danych między systemami. W ten sposób możesz stworzyć kompleksowy system nowoczesnych narzędzi, dopasowany do potrzeb całego zespołu.
Sprawdź też integracje z narzędziami, które nie są stworzone jedynie dla HR. Dobrym przykładem są ankiety, które pozwolą Ci na sprawdzenie zadowolenia kandydatów i pracowników.
Zwróć uwagę na bezpieczeństwo
Dane HR to dane wrażliwe. Nie wolno Ci ryzykować prywatności pracowników i kandydatów. Odpowiadasz za dane, które przechowujesz. Upewnij się, że tak narzędzia rekrutacyjne, jak i te, które wspierają Cię w innych procesach są zgodne z obowiązującym prawem i wymogami bezpieczeństwa (m.in. RODO).
Szukaj rozwiązań automatycznych
Nowoczesne narzędzia HR zapewniają automatyzację na wielu płaszczyznach. Szczególnie w przypadku tej branży, automatyzacja znacząco wpływa na produktywność. Jednym z najbardziej żmudnych zadań w HR jest komunikacja. Automatyczna korespondencja mailowa pozwala zaoszczędzić czas potrzebny do innych istotnych zdań.
Co więcej, automatyzacja pozwala zminimalizować ryzyko pomyłek wszędzie tam, gdzie człowiek zawodzi częściej niż automat, na przykład przy transferze danych pracownika.
Wybieraj intuicyjne narzędzia dla HR
Równie ważne jest upewnienie się, że wybrane oprogramowanie jest łatwe w użyciu. W przeciwnym razie stracisz wiele czasu przekopując się przez nazbyt skomplikowane systemy i w efekcie spowolnisz swoją pracę zamiast ją przyspieszyć. Korzystając z platform przyjaznych dla użytkownika nie tylko zwiększysz produktywność pracowników, ale także unikniesz frustracji związanej z pracą z ciężkim w obsłudze oprogramowaniem.
9 przydatnych narzędzi HR
Zarządzanie zasobami ludzkimi to działanie kompleksowe, które wymaga wszechstronnej strategii i zestawu użytecznych narzędzi. Oto nasze przykłady ciekawych rozwiązań dla HR:
Do szybkiej i efektywnej rekrutacji
TRAFFIT to system śledzenia kandydatów (z ang. applicant tracking system, czyli w skrócie ATS). Takie narzędzia rekrutacyjne pozwalają na skrócenie i usprawnienie procesu rekrutacji. System ATS pomaga Ci w planowaniu i projektowaniu optymalnego procesu rekrutacyjnego, co jest szczególnie ważne w konkurencyjnej branży IT.
Dzięki automatyzacji takich aspektów, jak wysyłanie wiadomości, czy planowanie spotkań w kalendarzu, łatwo zaoszczędzisz czas i możesz się skupić na bardziej wymagających zadaniach. Jako rekruter możesz zaprosić menedżerów do skorzystania z platformy bez dodatkowych kosztów w celu sprawnej oceny grupy kandydatów i uzyskania szybkiej informacji zwrotnej. W ten sposób możesz skrócić czas trwania rekrutacji. Wspiera też zarządzanie efektywnością: łatwiej znajdziesz obszary, gdzie można poprawić Twój proces.
TRAFFIT dostarcza także system CRM i bazę kandydatów (talent pool), co przydaje się zarówno wewnętrznym zespołom HR, jak i agencjom rekrutacyjnym – tam narzędzia rekrutacyjne są szczególnie doceniane. Dzięki zarządzaniu bazą kandydatów możesz znaleźć potencjalne osoby na otwarte stanowiska, zanim jeszcze opublikujesz ofertę pracy.
Do automatycznego pozyskiwania kandydatów
Emplocity to platforma oferująca chatbot Facebook Messenger (Emplobot) dla pozyskiwania kandydatów 24/7. Jest świetnym przykładem na to, jak zróżnicowane są narzędzia rekrutacyjne. Potrzebujesz tylko 5 minut na integrację, by rozpocząć czat z potencjalnymi kandydatami.
Emplobot gromadzi informacje o odwiedzających Twoją stronę, dotyczące między innymi doświadczenia zawodowego, umiejętności, znajomości języków czy oczekiwań finansowych. Dane te są przetwarzane i dopasowywane do Twoich ofert pracy. Wystarczy kliknięcie, by zaprosić wybranego kandydata na rozmowę.
Dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji możesz przyspieszyć wyszukanie najlepszego kandydata. Czy to przyszłość rekrutacji? W połączeniu z odpowiednimi procesami – prawdopodobnie tak!
Do rozwijania employer brandingu
Hypercare to narzędzie umożliwiające przesyłanie wiadomości video. W ten sposób możesz przyciągnąć uwagę kandydatów i zbudować wiarygodne relacje z największymi talentami w swojej branży. Za pomocą nagrań możesz przeprowadzić potencjalnego kandydata przez proces rekrutacyjny i przedstawić go krok po kroku. Video to także świetny pomysł na zaciekawienie większej liczby kandydatów i tym samym zmniejszenie kosztów rekrutacji.
Dodatkowo, możesz skorzystać z Hypercare już po zakończonym procesie rekrutacyjnym do wstępnego zapoznania z zespołem, dzielenia się wiedzą i komunikacji wewnętrznej. Do Twojej dyspozycji są gotowe szablony, do których wystarczy dodać własne nagrania video.
Do zarządzania listami płac
QuickBooks to narzędzie HR do obsługi płac online. Zapewnia wachlarz rozwiązań dla wszystkich rodzajów biznesu i może być z powodzeniem stosowane zarówno przez małe przedsiębiorstwa, jak i duże organizacje. Z tą platformą możesz łączyć się z pulpitu Twojego komputera, za pośrednictwem przeglądarki lub poprzez aplikację mobilną.
Ustawiając odpowiednie przypomnienia dotyczące prowadzenia listy płac, opłacania podatków i przesyłania stosownych formularzy, nie przeoczysz nieprzekraczalnych terminów. Dodatkowo, program QuickBooks zapewnia funkcję raportów umożliwiających analizę danych z poprzednich miesięcy i lepsze planowanie.
Do zarządzania urlopami i rejestracji czasu pracy
Calamari dostarcza użytkownikom dwa moduły: śledzenie czasu pracy oraz zarządzanie urlopami. Do rejestracji czasu pracy wykorzystywane są różne narzędzia, takie jak Slack, aplikacje mobilne czy innowacyjna technologia iBeacons. Jedyne, czego potrzebują Twoi pracownicy, to aplikacja Calamari w telefonie. Pozwoli Wam wygodnie monitorować czas pracy.
Calamari posiada także funkcję menedżera urlopów online. Dzięki temu możesz automatycznie rozliczać płatne urlopy pracowników i zarządzać planami urlopowymi w Twojej firmie. Calamari można zintegrować między innymi z Google Apps, Slack czy Jira.
Do zarządzania talentami
HCM Deck to przykład kompleksowego narzędzia HR do działań z zakresu talent management oraz L&D w dużych organizacjach. Wsparcie komunikacji odbywa się na wszystkich etapach współpracy poprzez rozwiązania dedykowane do onboardingu, rozwijania i szkolenia pracowników, zarządzania talentami, offboardingu czy wsparcia w poszukiwaniu nowej pracy dla zwolnionych.
Wśród rozwiązań oferowanych przez HCM Deck jest między innymi baza wiedzy. Świetnie sprawdza się nie tylko do wysyłania nowym pracownikom, ale też w zbieraniu i organizowaniu wiedzy dostępnej w organizacji.
Możesz podnosić kwalifikacje swoich pracowników i zwiększać przepływ wiedzy dzięki wsparciu zespołów zdalnych i hybrydowych, automatyzacji, digitalizacji i wnikliwej analityce danych. Zarządzanie talentami to jedno z ważniejszych zadań w HR, dlatego kompleksowe rozwiązania mogą okazać się pomocne do odkrywania i wzmacniania najlepszych talentów w Twojej firmie.
Do zarządzania wydajnością
Hoopla to intuicyjne narzędzie służące do motywowania pracowników. Za pomocą grywalizacji możesz wpływać na produktywność każdego pracownika i jednocześnie tworzyć kulturę organizacyjną. Hoopla zapewnia rozwiązania dedykowane w szczególności dla zespołów sprzedażowych, centrów kontaktowych oraz pracowników zdalnych, jednak każdy rodzaj przedsiębiorstwa może czerpać korzyści z dodatkowej motywacji.
Przejrzyste tabele wyników, angażujące konkursy, wiadomości w czasie rzeczywistym i kanały streamingowe – może tego właśnie potrzebują Twoi pracownicy, by osiągać jeszcze lepsze wyniki w pracy?
Do zarządzania budżetem
BudgetBee to innowacyjna aplikacja oparta na partycypacji. Wspiera budżet przedsiębiorstwa i zarządzanie w oparciu o partycypacyjny system budżetu. Każdy pracownik przekazuje środki na wirtualne konto pracowników, a następnie inicjuje i współdecyduje o dodatkowych świadczeniach dla zespołu oraz zarządza funduszami, na przykład na szkolenia.
Dzięki temu możesz zapewnić pracownikom dokładnie takie bonusy, jakie są dla nich najistotniejsze w danym momencie. Wspólnie z pracownikami decydujecie, jakie są priorytety, oraz na co przeznaczyć fundusze.
Do zarządzania benefitami
Gusto to rozwiązanie wspomagające tworzenie właściwego pakietu świadczeń dla Twojego zespołu. Aplikacja Gusto Wallet sprawia, że kondycja finansowa staje się wspólną rzeczywistością pracowników. Mogą oni zarządzać swoimi wypłatami, oszczędnościami, dostępem do zapomóg losowych itd.
Właściwy dobór świadczeń może być kluczowy w przypadku kandydatów starających się o pracę. Gusto pomoże Ci sporządzić odpowiedni plan benefitów dla Twojego zespołu.
Przetestuj wybrane narzędzia HR
Testowanie narzędzi razem z pracownikami to ostatni etap, który pozwoli Ci wybrać najlepsze narzędzia dla Twojej firmy. Upewnij się, że program, nad którym się zastanawiasz, udostępnia okres próbny. W TRAFFIT możesz liczyć też na nasz zespół – specjalista ds. obsługi klientów pomoże Ci w odpowiednim ustawieniu narzędzia i podpowie, które etapy Twojej rekrutacji można zoptymalizować.
Przetestuj nasz system ATS!
