Czym jest ATS, czyli system śledzenia kandydata?

Czym jest ATS, czyli system śledzenia kandydata?

Chociaż 99% przedsiębiorstw z listy Fortune 500 korzysta z systemów śledzenia kandydata (ang. applicant tracking system, ATS) do zarządzania rekrutacjami, ich popularność w skali globalnej jest wciąż niewielka. Spróbuję odpowiedzieć dziś na pytania czym właściwie jest ATS i kiedy warto z niego korzystać.

Jeżeli nie stosujesz jeszcze ATS w swojej pracy, prawdopodobnie Twoje zarządzanie procesami rekrutacyjnymi sprowadza się do wykorzystania jednego lub kombinacji wielu dostępnych narzędzi takich jak: dedykowane foldery z skrzynkach mailowych, arkusze programu Excel czy inne narzędzia typu Trello, Jira lub Pipedrive. Tak wygląda większość tradycyjnych procesów rekrutacyjnych.

Tradycyjny proces rekrutacyjny

1. Tworzysz ogłoszenie na własną stronę internetową i do serwisów ogłoszeniowych
2. Udostępniasz ofertę za pośrednictwem portali społecznościowych
3. Odbierasz e-maile z aplikacjami
4. Wybierasz aplikacje, które Twoim zdaniem odpowiadają wymogom ogłoszenia i zapraszasz kandydatów na rozmowę
5. Przygotowujesz konkretną ofertę dla wybranego kandydata
6. Zatrudniasz go

Wydaje się proste, prawda?

Zatem czym właściwie jest ATS i dlaczego miałby okazać się potrzebny, skoro proces rekrutacji wydaje się tak banalny i może być przeprowadzony z wykorzystaniem zwykłego arkusza kalkulacyjnego? Żeby odpowiedzieć na to pytanie, przyjrzyjmy się jak przedsiębiorstwa z powodzeniem stosujące ATS prowadzą swoje procesy rekrutacyjne.

Rekrutacja z ATS

1. Tworzysz i udostępniasz ogłoszenie, decydujesz o opisie stanowiska, projekcie ogłoszenia oraz brandingu
2. Tworzysz dedykowany formularz aplikacyjny uwzględniający aspekty najważniejsze z punktu widzenia konkretnego procesu rekrutacyjnego
3. Udostępniasz ofertę pracy w płatnych i darmowych serwisach ogłoszeniowych dla zwiększenia liczby potencjalnych kandydatów
4. Sortujesz i klasyfikujesz aplikacje w oparciu o ich dopasowanie do danego stanowiska
5. Prowadzisz bieżącą komunikację zarówno z kandydatem, jak i członkami zespołu, zapewniając jednocześnie dostępność i zrozumiałość historii tej komunikacji na potrzeby wewnętrzne przez cały proces rekrutacyjny
6. Monitorujesz poszczególnych kandydatów na kolejnych etapach procesu, kontynuując komunikację zarówno z kandydatami, którzy przeszli kolejne etapy pomyślnie, jak również z tymi, których aplikacja w danym momencie procesu została odrzucona. Ostatecznie zatrudniasz wybranego, nowego pracownika
7. Analizujesz zakończony proces rekrutacji w liczbach i wyciągasz wnioski na kolejne, jeszcze lepsze procesy

Jak widać, proces rekrutacji z wykorzystaniem ATS zakłada więcej etapów i są one bardziej rozbudowane niż ma to miejsce w podstawowej rekrutacji. Czy jest to zatem rozwiązanie dla Ciebie i Twojej firmy?

Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się nie skontaktować z kandydatem, który aplikował w Twoim procesie rekrutacyjnym?

Jeżeli tak, wiedz, że nie jesteś w tym odosobniony, ale to jednocześnie jasny sygnał, że nadszedł czas na ATS.

ATS pozwala śledzić na jakich etapach procesu są poszczególni kandydaci, a także przypomina o potrzebie zapewnienia informacji zwrotnej kandydatom w chwili, gdy decydujesz dalej nie procedować ich kandydatury, co może odbywać się na drodze wiadomości automatycznej, pozostawiając kandydata w poczuciu bycia zadbanym do końca procesu.

Czy Twoja firma inwestuje w employer branding?

Jeżeli tak, ATS może okazać się przydatny dla zapewnienia, że takie inwestycje nie są niweczone w marnych procesach rekrutacyjnych. Zapewnienie właściwej komunikacji ze wszystkimi kandydatami to ważny aspekt w utrzymywaniu nieskazitelnego wizerunku Twojej marki.

Czy dostajesz wystarczająco dużo aplikacji, by swobodnie i z satysfakcją zdecydować o wyborze właściwego pracownika spośród kandydatów?

Jeżeli nie, powodów może być wiele. ATS pomaga je szybko zidentyfikować.

Wielu z nas w poszukiwaniu pracownika korzysta zarówno z oficjalnej współpracy, jak i z prywatnej sieci znajomych. Ogłoszenia udostępniamy na takich portalach jak Facebook czy LinkedIn i prosimy o dalsze udostępnianie.

Niestety zwykle takie rozwiązania polegają na manualnym wpisywaniu informacji z listy otrzymanych zgłoszeń do takiego arkusza jak ten na obrazku powyżej.

ATS przy takim podejściu sprawdza się nie tylko jako baza danych kandydatów, ale też jako narzędzie, które na bieżąco przekazuje statystyki na temat skuteczności poszczególnych działań rekrutacyjnych. Możesz zobaczyć, ile aplikacji napłynęło dzięki danemu ogłoszeniu na poszczególne stanowisko, a także ile z tych aplikacji przeszło na kolejne etapy rekrutacji. Na tej podstawie możesz podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące planowania rekrutacji.

Czy robisz analizę wyników swojego rekrutacji?

Jeżeli nie, warto pomyśleć o tym w kontekście dalszego rozwoju Twojej firmy.

ATS dostarcza różnego rodzaju raporty i analizy, które pozwalają na ocenę skuteczności poszczególnych procesów rekrutacyjnych, źródeł pozyskiwania kandydatów, jak również efektywności pracy poszczególnych rekruterów. Na tej podstawie możesz zidentyfikować mocne strony Twojego procesu rekrutacyjnego, jak również obszary, które wymagają poprawy.

Czy masz plan na rozwój swojej firmy i zatrudnianie kolejnych pracowników?

Jeżeli tak, warto już teraz zacząć budować strukturę procesów rekrutacyjnych w oparciu o ATS. Dzięki temu w momencie, gdy ilość zgłoszeń zacznie wzrastać, będziesz gotowy na skalowanie swoich działań rekrutacyjnych bez straty jakości i kontroli.

Podsumowując, ATS to narzędzie, które pozwala w prosty i zautomatyzowany sposób zarządzać procesem rekrutacji, zwiększając skuteczność, efektywność i jakość prowadzonych działań. Jeżeli Twoja firma planuje rozwój i poszukuje nowych pracowników, warto rozważyć wprowadzenie ATS.

W sondażu przeprowadzonym w ostatnim czasie przez Andrew Seamana, 93% spośród 2564 głosujących przyznało, że doświadczyło zjawiska ‘ghostingu’ w procesach rekrutacyjnych – zostali pozostawieni bez żadnego odzewu po tym, jak ich aplikację odrzucono na jakimś etapie procesu rekrutacyjnego. Być może uważasz, że to wystarczające rozwiązanie, jeżeli podtrzymujesz komunikację z kilkoma najbardziej obiecującymi kandydatami, spośród których jeden zostaje ostatecznie zatrudniony. Nie zapominaj jednak, że to nie ostatni proces rekrutacyjny. Niewykluczone, że już za 3 miesiące pracownik, którego zatrudniłeś zrezygnuje. Wówczas, jeżeli mosty w komunikacji z odrzuconymi wcześniej kandydatami zostały spalone, będziesz musiał przeprowadzić cały proces od samych podstaw, a to oczywiście kosztuje czas i pieniądze. Co więcej, pozostawiony bez odpowiedzi kandydat może nie powstrzymywać się długo przed negatywną oceną firmy tak prowadzącej proces rekrutacyjny.

ATS pozwala śledzić na jakich etapach procesu są poszczególni kandydaci, a także przypomina o potrzebie zapewnienia informacji zwrotnej kandydatom w chwili, gdy decydujesz dalej nie procedować ich kandydatury, co może odbywać się na drodze wiadomości automatycznej, pozostawiając kandydata w poczuciu bycia zadbanym do końca procesu.

Czy Twoja firma inwestuje w employer branding?

Jeżeli tak, ATS może okazać się przydatny dla zapewnienia, że takie inwestycje nie są niweczone w marnych procesach rekrutacyjnych. Zapewnienie właściwej komunikacji ze wszystkimi kandydatami to ważny aspekt w utrzymywaniu nieskazitelnego wizerunku Twojej marki.

Czy zatrudnienie właściwego pracownika zabiera zbyt wiele czasu?

Średni czas zatrudnienia pracownika na określone stanowisko wynosi w skali świata 42 dni, co większość firm traktuje jako normę. Tym niemniej, długotrwałe procesy rekrutacyjne wiążą się z kosztami podyktowanymi trzema aspekatmi:

1. największe talenty nie czekają w próżni
2. koszty pracy rekruterów rosną
3. nieobsadzone stanowiska generują koszty związane z niezrealizowanymi obowiązkami i zadaniami

Przede wszystkim, jeżeli zależy Ci na wybitnych kandydatach, obojętnie czy ich wyszukałeś, czy zgłosili się do Ciebie sami, komunikacja z nimi musi być od początku na najwyższym poziomie. Narzędzia do komunikacji mailowej z funkcją przypominania to obecnie absolutne minimum. Większość ATS oferuje dodatkowo komunikację za pośrednictwem SMS w celu minimalizacji ryzyka utraty kontaktu z kandydatem. Średni czas procesu od aplikacji do przedstawienia konkretnej oferty w przypadku najsilniejszych kandydatów wynosi 10 dni.

Nie ma miejsca na długotrwały proces, jeżeli zależy Ci na najlepszych.

Jeżeli dochodzi do utraty kandydatów z powodu powolnych procesów uwzględniających etapy screeningu i zatwierdzania przez menedżerów, rekruterzy muszą pozyskiwać więcej kandydatów. W konsekwencji wymaga to większego nakładu pracy na selekcję nowych aplikacji, pozyskiwanie kandydatów, rozmowy telefoniczne. Średnia stawka godzinowa etatowego specjalisty ds. HR wynosi $28. Przedłużający się proces przekłada się zatem na bezpośredni koszt dla Twojej firmy. Rozwiązania ATS oferują automatyzację etapu wstępnej selekcji aplikacji oraz przypomnienia, które pozwalają szybko zadbać o najlepszych kandydatów.

Koszt nieobsadzonego stanowiska sprzedażowego szacuje się na $5,000 dziennie. Koszt opóźnień związanych z oczekiwaniem na programistę w sklepie internetowym sięga nawet $10,000 dziennie. Na tym lista kosztów się nie kończy. Menedżerowie ds. rekrutacji wciąż kalkulują koszty związane z nieobsadzonymi stanowiskami, podczas gdy 33% stanowisk pracy pozostaje wolnych przez okres dłuższy niż 3 miesiące.

Użycie kombinacji narzędzi oferowanych w ATS, od publikowania ogłoszeń, poprzez automatyzację procesu, po narzędzia komunikacyjne, pozwala na znaczące skrócenie czasu trwania procesu i tym samym sprawne pozyskiwanie kluczowych pracowników.

Mam nadzieję, że ten post stanowi odpowiedź na pytanie czym są systemy śledzenia kandydatów i daje pogląd na to czy w Twojej firmie jest już miejsce na ATS oraz związane z tym korzyści. Na rynku dostępne są liczne rozwiązania typu ATS – polecam się z nimi zapoznać, ale w międzyczasie zachęcam do wypróbowania systemu Traffit przez 14 dni za darmo. Chwila obecna to doskonały moment na ulepszenie Twoich procesów rekrutacyjnych i skorzystanie z dobrodziejstw nowych rozwiązań przez Twoją firmę.