Konkurencyjny rynek, pandemia, firmy zagraniczne oferujące pracę w pełni zdalną – te elementy tylko utrudniły rekrutowanie doświadczonych programistów.
Jak w takim razie przeprowadzić pełny proces rekrutacyjny 30 seniorów IT w mniej niż dwa miesiące? Rozmawialiśmy o tym z Magdaleną Plewą, HR Managerką w JIT. Magdalena wzięła udział w naszym webinarze, opowiadając o rekrutacji na stanowiska seniorskie w IT, o różnych wyzwaniach stojących przed zespołem i o tym, jakie rozwiązania stosują.
Zobacz nagranie z webinaru:
i przeczytaj nasze wnioski z rozmowy!
Proces rekrutacji w JIT.team
Zacznijmy od podstawowych informacji.
JIT.team to firma oferująca usługi software house oraz outsourcingu zespołów informatycznych. Zatrudniają obecnie ponad 400 osób w wewnętrznych i komercyjnych projektach. W samym dziale HR pracuje obecnie 13 osób – 10 rekruterek i 3 osoby wspierające. Zajmują się nie tylko pozyskiwaniem kandydatów do wewnętrznych zespołów i dla klientów, ale też opieką po zatrudnieniu.
Zespół HR JIT bardzo sprawnie prowadzi rekrutację. W przypadku rekrutacji do swojego zespołu potrzebuje do dwóch tygodni, aby zamknąć proces od zgłoszenia zapotrzebowania po znalezienie odpowiedniej osoby. Rekrutacje prowadzone dla klientów zajmują zazwyczaj trochę więcej czasu. Na jakie etapy dzielą rekrutację?
Zgłoszenie zapotrzebowania
Wewnętrzny proces rekrutacyjny zaczyna się od zgłoszenia zapotrzebowania przez Team Leadera. Każdy wewnętrzny zespół ma jedną osobę w dziale HR, odpowiadającą za prowadzenie rekrutacji. Taki opiekun bardzo dobrze zna ludzi, którzy już pracują w projekcie. Dzięki temu lepiej dobierze kandydatów i kandydatki: nie tylko pod względem technicznym, ale też osobowościowym.
Zebranie informacji o projekcie
Za każdym razem rekruterka bardzo szczegółowo zbiera wymagania od Hiring Managera. Określają konieczną znajomość technologii, dostępność kandydatki, wcześniejsze doświadczenie, i szczegółowe informacje dotyczące projektu. To, przy jakim projekcie będzie pracować, jakie będą obowiązki i jakie technologie są wykorzystywane często jest kluczowym kryterium dla kandydata.
Jeśli z jakiegoś względu dokładne zebranie informacji o projekcie nie jest możliwe, rekruterka umawia wstępnie wybranych kandydatów na krótką rozmowę z Hiring Managerem. Kandydatki i kandydaci mają wtedy możliwość zadawania własnych pytań i uzyskania dokładnych informacji od osoby technicznej, z którą potencjalnie będą współpracować.
Szukanie kandydatów
JIT korzysta głównie z czterech źródeł:
- własnej bazy kandydatów i kandydatek
- sourcingu na LinkedIn
- rekomendacji pracowników
- mediów społecznościowych i ogłoszeń na portalach
Dotychczasowa baza kandydatów
Po zgłoszeniu zapotrzebowania przez Team Leadera dotychczasowa baza kandydatów i kandydatek jest pierwszym źródłem, gdzie zespół szuka potencjalnych osób. Pozwalają na to wcześniej nawiązane relacje i zapewnienie dobrego candidate experience – nawet jeśli finalnie firma nie zaproponuje współpracy od razu.
Rekomendacje
Rekomendacje wysyłane przez wewnętrzych pracowników JIT.team są szczególnie cenne w przypadku rekrutacji wewnętrznych. Często pracownicy polecają swoich znajomych, z którymi wcześniej już współpracowały, i którzy odnajdą się w firmie. Kandydaci pochodzący z rekomendacji często już wiedzą trochę o firmie i projekcie, do którego mieliby dołączyć. Dzięki temu łatwiej jest ich wdrożyć do zespołu.
Sourcing
Sourcing na LinkedIn i wyszukiwanie bezpośrednie jest najbardziej skutecznym kanałem, szczególnie w rekrutacji na stanowiska seniorskie. W przypadku rekrutacji dla klienta poświęcają maksymalnie dwa dni na szukanie potencjalnych kandydatów. Ścigają się nie tylko z konkurencyjnymi ofertami, ale też innymi firmami składającymi zespół do tego samego projektu.
Rekrutując wewnętrznie, dają sobie trochę więcej czasu na search – ale nie więcej niż tydzień. Cały zespół korzysta z licencji rekruterskiej, co pozwala na sprawdzanie poprzedniego kontaktu z kandydatką i pomaga w lepszym przeprowadzeniu procesu.
Magdalena podzieliła się z nami bardzo ważną statystyką: aby otrzymać jedno wartościowe CV, rekruterka wysyła od 50 do 100 wiadomości na LinkedIn.
Media społecznościowe i ogłoszenia na job boardach
Media społecznościowe są kolejnym kanałem wykorzystywanym w rekrutacji. Zespół często przygotowuje filmiki rekrutacyjne, które krótko przekazują najważniejsze informacje. Inwestują też w płatną promocję postów z ofertami oraz są aktywni na grupach tematycznych. Posty w takich miejscach jak Praca dla javowca czy innych grupach z ofertami spotykają się z dużym zainteresowaniem.
JIT korzysta też z klasycznych portali z ogłoszeniami i job boardów, takich jak justjoin.it. Te kanały jednak mają mniejsze znaczenie w porównaniu do pozostałych.
Weryfikacja kandydatów
Żeby zapewnić efektywność procesu, JIT przeprowadza jedną rozmowę kwalifikacyjną online, składającą się z kilku elementów – rozmowy z HR, rozmowy technicznej i weryfikacji angielskiego.
Rozmowa z HR ma na celu wyczucie osoby – w jakim stylu pracowała, jak chce się rozwijać, czego na pewno by nie chciała. Pomaga to w dopasowaniu kandydatki do konkretnego projektu. Dużo też opowiadają o firmie i projekcie. Taka rozmowa nie powinna zająć długo – zazwyczaj trwa około pół godziny.
Ocena poziomu znajomości języka angielskiego jest równie ważnym elementem rekrutacji: większość projektów wymaga swobodnego komunikowania się w tym języku. Ta część rozmowy zajmuje do 10 minut i prowadzi ją lektorka angielskiego.
Następny etap, czyli rozmowa techniczna, jest prowadzona przez ludzi z zespołu – czasem Hiring Managera. Trwa od godziny do półtorej, gdzie najpierw rozmawiają ogólnie o technologii, wchodząc później w coraz większe szczegóły techniczne. Korzystają z ustalonej bazy pytań, by później łatwiej porównać feedbacki. Wykorzystują informacje zwrotne nie tylko do podjęcia decyzji, ale też do przekazania wskazówek kandydatom, którzy nie zakwalifikowali się do projektu. Jeśli kandydat jest zdeterminowany i chce uzupełnić braki, często po jakimś czasie wracają do rozmów rekrutacyjnych.
Każdy z tych etapów jest tak skonstruowany, żeby jak najszybciej otrzymać spójną informację zwrotną. Wnioski po rozmowie są wystarczające, żeby podjąć decyzję o zatrudnieniu, a zespół zazwyczaj nie czeka na porównanie kilku osób między sobą. Pomaga im to szybciej zamykać otwarte procesy rekrutacyjne.
Rozmowa z zarządem
Ostatni etap procesu rekrutacyjnego, czyli spotkanie ofertowe, jest prowadzony przez zarząd firmy. Na takim spotkaniu prowadzone są negocjacje, a kandydat może porozmawiać o planach firmy. Fakt, że zarząd prowadzi ostateczne rozmowy, bardzo pozytywnie wpływa na candidate experience i przekłada się na wyższy procent akceptowania ofert.
Rekrutacja dla klientów
Outsourcing zespołów IT to inna gałąź biznesu JIT.team. Proces rekrutacyjny różni się w pewnym stopniu, ponieważ decyzyjność jest przełożona na stronę klienta. To często wpływa na czas trwania procesu.
JIT.team zazwyczaj rekrutuje z długoterminową perspektywą, zapewniając znalezienie innego obszaru po zakończeniu projektu. W międzyczasie programiści pracują nad wewnętrznymi projektami JIT z tzw. ławki, czekając na następne zlecenie.
Rozpoznanie potrzeb
Podobnie jak w przypadku rekrutacji wewnętrznej, rekrutujące osoby skupiają się na określeniu i zrozumieniu dokładnych potrzeb klienta. Takie informacje pomagają nie tylko na etapie szukania kandydata, ale też przygotowania wiadomości na LinkedIn.
Edukacja klientów
Rekrutując w IT kluczowa jest szybkość podejmowania decyzji – jednak nie dla wszystkich to jest oczywiste. Jeśli klient jest spowolniony przez długotrwałe wewnętrzne procesy, zaczerpnięte z innych rekrutacji, warto spędzić trochę czasu na edukację. Wyjaśnienie, jak działa branża i dlaczego jest tak konkurencyjna, pomaga klientom zrozumieć rynek i odpowiednio dostosować swoje działania.
Szybkie zatrudnienie 30 seniorów IT
W czerwcu 2021 w JIT rozpoczęło pracę 30 seniorów IT. To efekt niecałych dwóch miesięcy bardzo intensywnej pracy, a szczególnie:
-
skupienia się na potrzebach kandydata i klienta
-
edukowania klienta
Podstawą sukcesu były sprawne procesy rekrutacyjne, dopasowane do wymagań branży. JIT.team inspiruje się metodologią Scrum, pracując w tygodniowych sprintach.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, jak metodologie znane ze świata IT – Scrum, OKR czy Service Design – wspierają procesy rekrutacyjne, pobierz nasz darmowy ebook !
Jakie elementy były kluczowe w prowadzeniu tego projektu?
Atrakcyjna oferta
Pierwsze, co przychodzi na myśl przy atrakcyjnej ofercie jest wynagrodzenie, warunki pracy i benefity – czyli najbardziej typowe elementy walki o uwagę kandydatki. To są podstawowe kwestie, jednak nie można zapominać o drugiej, równie ważnej stronie. Ciekawy, rozwijający projekt dopasowany do doświadczenia i zainteresowań kandydata jest kolejną kartą przetargową.
Zespół rekruterek poświęcił dużo wysiłku na zrozumienie potrzeb kandydatów i klientów, tak, żeby trafiać z maksymalnie dopasowaną ofertą. Dbanie o jakość procentuje: zwiększa się procent akceptowanych ofert.
Praca nad relacjami
Poświęcanie czasu na zbudowanie relacji z kandydatkami w momencie, gdy zespół pracuje nad jak najszybszym domknięciem rekrutacji wydaje się nieintuicyjne. Taka inwestycja jednak procentuje w przyszłości!
W przypadku tej konkretnej rekrutacji, gdzie w czerwcu zostało zatrudnionych 30 seniorów IT, dotychczasowa baza kandydatów i nawiązane z nimi relacje pomogły w szybkim poprowadzeniu sprawy. Rekruterki korzystały z wcześniej zebranych informacji i nie musiały na nowo budować relacji z kandydatem.
Maksimum szczegółów dotyczących projektu
Kandydaci często doceniali szczegółowość informacji, które dostawali o projekcie. Otwarte mówienie o wykorzystywanych technologiach, zakresie obowiązków, czy umiejętnościach przyszłych współpracowników pomaga kandydatce dobrze wyobrazić sobie miejsce pracy, i podjąć właściwą decyzję.
Dużym plusem jest rozmowa z osobą techniczną – najczęściej z projektu, do którego kandydat aplikuje. Poza sprawdzeniem poziomu kandydata, rekruter techniczny może odpowiedzieć na bardzo szczegółowe pytania i rozwiać wątpliwości.
Wsparcie dla klientów w podjęciu decyzji
W rekrutacji seniorów IT szczególnie liczy się szybkość podejmowania decyzji i domykania otwartych procesów. Gdy firma tworzy zespół dla klienta, może dodać od siebie informacje, które skrócą proces decyzyjny.
JIT.team po rozmowie z kandydatkami wysyła profil skrojony na miarę potrzeb projektu. Często dodaje też swoje wnioski z rozmowy, które pomagają w szybszym podjęciu decyzji. Dla niektórych klientów jest to komplet informacji potrzebnych do prowadzenia rekrutacji i nie decydują się na dodatkowe rozmowy, przyspieszając znacznie proces.
Narzędzia, z których korzysta zespół HR w JIT.team
Sprawne procesy to jedno – odpowiednie narzędzia pozwalają wykorzystać ich potencjał. Zobacz, z czego korzysta zespół JIT.team.
TRAFFIT
TRAFFIT to system do rekrutacji, który usprawni Twoją codzienną pracę w rekrutacji. Możesz rozwijać własny talent pool i szybko znajdować odpowiednich kandydatów, korzystając z tagowania i wyszukiwania zaawansowanego. Równie łatwo umieścisz ogłoszenia na zewnętrznych platformach, takich jak Indeed czy Facebook Jobs.
Odwzoruj aktualny proces rekrutacyjny, dodając odpowiednie etapy, i wykorzystaj automatyzację na każdym z nich. Pracuj razem z Hiring Managerami, zapraszając członków zespołu i klientów do współpracy w TRAFFIT, i przyspiesz obieg informacji. System pomoże Ci też zoptymalizować zasoby i skalować procesy dzięki szczegółowym raportom.
Przetestuj TRAFFIT za darmo przez 14 dni i sprawdź, jak możesz usprawnić Twoje procesy!
Spatial Chat
Spatial Chat to narzędzie do komunikacji video, gdzie możesz stworzyć dowolną przestrzeń – Twoje biuro, kawiarnię czy przestrzeń konferencyjną i zorganizować wydarzenie online. Uczestnicy poruszają się po planszy i mogą rozmawiać ze sobą. Spatial Chat odwzorowuje poczucie przestrzeni. Im bliżej rozmawiającej grupy się ktoś znajduje, tym lepiej ich słyszy – może dosłownie podejść i włączyć się do dyskusji.
Spatial Chat sprawdza się nie tylko w wydarzeniach wewnętrznych, takich jak integracje czy spotkania, ale też w ramach rekrutacji. JIT.team zorganizował w ten sposób dni otwarte, na których zrekrutowali grupę stażystów do zespołu. Wydarzenie spotkało się z dużym zainteresowaniem – pojawiło się na nim 68 osób.
Najważniejsze wnioski – jak szybko zrekrutować programistów?
Słuchając Magdaleny, można zauważyć kilka stale przewijających się elementów, które uznała za najważniejsze. Zebraliśmy je tutaj dla Ciebie.
Edukuj
Nie popadaj w pułapkę klątwy wiedzy. Jeśli rekrutujesz już od dłuższego czasu, wiele rzeczy będzie dla Ciebie oczywistych – nawet jeśli przeczą jakiejś ogólnej logice. Chęć czekania na informacje o innych kandydatach, pokazana przez Hiring Managera czy klienta, bardzo dobrze to obrazuje. Bez znajomości kontekstu sytuacji myślą, że podejmą lepszą decyzję, mając większy wybór.
W takim momencie po Twojej stronie leży pokazanie wad tego rozwiązania i wyjaśnienie, dlaczego czas podjęcia decyzji jest tak ważny. Wysiłek, który włożysz w edukację współpracowników i klientów, zaprocentuje w przyszłości bardziej efektywną współpracą.
Dostarczaj komplet informacji
Kiedy liczy się szybkość podjęcia decyzji – czy to akceptacji kandydata przez klienta, czy przyjęcia oferty – przekazanie kompletnych informacji ma kluczowy wpływ. Unikasz w ten sposób wielu przewidywalnych pytań, budujesz zaufanie do siebie i pewność co do podejmowanej decyzji.
W przypadku klientów czy współpracowników komplet informacji pomaga określić nie tylko umiejętności techniczne, ale też dopasowanie osobowościowe. Atmosfera w zespole i sprawność współpracy wpływa w końcu na wszystkich – i na powodzenie projektu.
Komplet informacji pozwala kandydatkom wyobrazić sobie realia projektu i zdecydować, czy to jest miejsce dla nich. Daje też poczucie uwzględnienia ich preferencji i pomaga uniknąć rozczarowania w przyszłości.
Pracuj nad relacjami i candidate experience
Poprzednie dwa punkty stanowią podstawę budowania relacji z kandydatem i dbania o jego candidate experience. Możesz jednak pójść dalej!
Zastanów się, jakie elementy możesz dodać do swojego procesu, żeby dostarczyć lepsze doświadczenia kandydatom. Może rozwiniesz informacje zwrotne? Lub ustawisz automatyczne e-maile, powiadamiające o przejściu do innego etapu rekrutacji? Możliwości jest wiele i zdecydowanie warto poszukać!
Analizuj i usprawniaj swoje procesy rekrutacyjne
Każdy proces to okazja do nauki i wyciągania wniosków na przyszłość. Skupiaj się nie tylko na tym, co mogło być lepiej, ale też na czynnikach sukcesu. Rozmawiaj z kandydatkami i klientami i proś o feedback. Często możesz dowiedzieć się rzeczy, które zupełnie zmienią Twoją perspektywę.
W analizie pomogą też twarde dane. Korzystanie z takich narzędzi jak system ATS da Ci łatwy dostęp do szczegółowych raportów. Możesz dzięki temu zauważyć, jak Twoje procesy rekrutacyjne rozwijają się na przestrzeni kilku miesięcy.
