Rekrutujesz? Rób to zgodnie z RODO! Jednym z obowiązków narzucanych przez RODO na pracodawców jest anonimizacja danych kandydatów.
Ten artykuł pozwoli Ci lepiej zrozumieć ten proces i zasady ochrony danych kandydatów.
Czym jest anonimizacja danych?
Anonimizacja danych osobowych w rozumieniu RODO to trwałe i nieodwracalne usunięcie powiązań między danymi osobowymi a osobą, których dotyczą.
Jakie to dane?
Dane pozwalające na rozpoznanie konkretnej osoby. Oprócz oczywistych, takich jak imię i nazwisko – są to też adres e-mail, numer telefonu czy link do profilu na LinkedIn oraz innych portalach i w social media.
W kolejnych akapitach znajdziesz bardziej precyzyjną listę 😉
Kto powinien anonimizować dane kandydatów?
Anonimizować dane kandydatów powinien Administrator danych osobowych. W rekrutacji jest nim potencjalny przyszły pracodawca lub agencja, która dla niego ten proces prowadzi.
Administrator to podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Anonimizacja dokumentów kandydatów, takich jak ich CV czy list motywacyjny jest więc jego obowiązkiem.
Anonimizacja to proces który powinien być przeprowadzany konkretnie przez:
- Specjalistę HR lub rekrutera – jeśli korzystają z ręcznych procesów lub mają dostęp do danych w systemie ATS,
- System ATS (np. Traffit) – jeśli jest wdrożona automatyczna anonimizacja po upływie ustalonego terminu (np. 6 miesięcy),
- Dział IT lub inspektora ochrony danych (IOD) – w przypadkach bardziej złożonych, np. anonimizacja baz danych, backupów itp.
Kiedy dane kandydatów powinny być anonimizowane?
Zgodnie z RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) anonimizacji podlegają kandydaci do pracy, gdy zgody wyrażone przez nich w procesie rekrutacji wygasają. Nie możesz przechowywać danych kandydatów przez nieograniczony czas lub „na wszelki wypadek”.
Zgód wyrażonych w procesie (lub nawet spontanicznie, bez konkretnego procesu) jest wiele. Kiedy więc anonimizować dane? Anonimizacja musi odbyć się:
- Po zakończeniu rekrutacji – anonimizacja powinna zostać przeprowadzona natychmiast, jeśli kandydat nie wyraził zgody na przetwarzanie danych w celach przyszłych rekrutacji,
- upłynął okres retencji danych określony w polityce prywatności lub zgodzie (np. 6 miesięcy od zakończenia rekrutacji),
- kandydat wycofał zgodę na przetwarzanie danych.
Ciekawostka
Pracodawca w niektórych przypadkach może przechowywać dane kandydata po zakończeniu rekrutacji przez określony czas, nawet bez zgody, ale tylko na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – i tylko jeśli rzeczywiście jest to niezbędne, np. do obrony przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi, takimi jak:
- zarzut dyskryminacji,
- nierówne traktowanie w rekrutacji,
- mobbing w trakcie rozmowy rekrutacyjnej.
Wynika to z terminu przedawnienia roszczeń pracowniczych określonych w Kodeksie pracy (art. 291 §1): Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat.
Zatem – jeśli kandydat uzna, że został potraktowany niesprawiedliwie, ma 3 lata na zgłoszenie roszczenia, a pracodawca musi móc się bronić – np. udowodnić, że decyzja nie była dyskryminacyjna. Anonimizacja danych może być więc wstrzymana do upływu tego terminu.
Aby legalnie przechowywać dane przez ten okres:
- Nie możesz używać ich do żadnych innych celów
- Musisz poinformować kandydata o tej podstawie i okresie przechowywania w
- Przechowywane dane powinny być ograniczone do minimum (np. nie musisz trzymać całego CV, wystarczy zapis z uzasadnieniem decyzji i podstawowe dane).
Anonimizacja a usuwanie – jaka jest różnica?
Dane kandydatów w swojej bazie możesz:
- usuwać
- anonimizować
W obu przypadkach – zarówno usunięcie i anonimizacja – dane osobowe kandydatów (umożliwiające identyfikację osoby fizycznej) są natychmiast i nieodwracalnie usuwane z systemu, w którym są one przetwarzane.
W przypadku usunięcia nie pozostają po nim żadne dane ani ślady w systemie.
Anonimizacja zaś usuwa dane osobowe kandydata oraz dołączone do jego profilu pliki, ale pozostawia ślad po nim w postaci jego unikalnego identyfikatora (ID) połączonego z rejestrem aktywności na tym rekordzie. Ślady te są uwzględniane w danych statystycznych prezentowanych w raportach.
Spójrzmy na to bardziej szczegółowo:
🗑️ Usuwanie danych (kasowanie)
Usunięcie to trwałe usunięcie danych z systemu. Wygląda to tak, jakby kandydat nigdy nie istniał w bazie.
❌ Nie możesz już niczego odzyskać (CV, historii, notatek).
❌ Nie możesz wykorzystać danych do statystyk, raportów ani analiz.
✅ Spełniasz prawo kandydata do bycia zapomnianym.
🕶️ Anonimizacja danych
Anonimizacja to nieodwracalne wykasowanie danych osoby której dotyczą. Dane nadal są w systemie, ale nie pozwalają zidentyfikować konkretnej osoby.
✅ Możesz nadal analizować dane (np. „ilu kandydatów aplikowało”),
❌ Nie możesz przywrócić tożsamości osoby,
✅ Zgodne z RODO, jeśli chcesz zachować dane do statystyki, a nie masz zgody na dalsze przetwarzanie.
Jeśli więc zależy Ci na monitorowaniu statystyk Twojej bazy – anonimizacja będzie lepszym rozwiązaniem od usuwania danych.
Jakie informacje powinny być anonimizowane?
Po zakończeniu rekrutacji należy zanonimizować wszystkie dane osobowe i dane wrażliwe, które mogą prowadzić do identyfikacji kandydata.
Anonimizacja powinna objąć poniższe dane:
- dane osób fizycznych (kandydatów) – w tym adres zamieszkania czy dane kontaktowe
- szczegóły aplikacji złożonych na konkretne stanowiska
- przypomnienia i zadania powiązane z kandydatem/-tką
- wydarzenia w kalendarzu powiązane z ta osobą
- informacja o grupach talentów, do których była przypisana
- informacja o przypisanych tagach
- informacja o przypisanej ocenie
- treści notatek dodanych do kandydata/-tki przez użytkowników systemu
- szczegóły aktywności (np. treści notatek)
- załączone do profilu kandydata pliki, m.in. CV i listy motywacyjny
- informacja o zgodach RODO (aktywnych i wygaśniętych)
- szczegóły udostępnienia profilu Hiring Managerom
- linki do profili na LinkedIn, GitHub, portfolio, i innych social media:
Jakie dane nie muszą być anonimizowane?
Dane zanonimizowanych kandydatów w systemie muszą być przetwarzane w sposób uniemożliwiający przyporządkowanie poszczególnych informacji do konkretnej osoby fizycznej.
Anonimizacja może się zakończyć pozostawieniem poniższych informacji:
- ID kandydata/-tki (unikalnego ciągu cyfr przypisany do kandydata/-tki w systemie
- historię aktywności – informacji o aktywnościach wykonanych w systemie na danym rekordzie, pozostawianych w systemie do celów statystycznych i raportowych (np. data złożenia aplikacji, fakt przypisana notatki)
- powiązania danego rekordu z rekrutacją i źródłami aplikacji (wyłącznie do celów statystycznych i raportowych)
Jak anonimizować dane?
Jeśli jesteś Administratorem danych – dostępne metody procesu anonimizacji zależą od sposobu zbierania danych i środkami technicznymi i organizacyjnymi którymi dysponujesz. Celem jest zawsze uniemożliwienie identyfikacji konkretnej osoby.
Opcja 1 – robisz to w ATS
W takiej sytuacji anonimizacja danych jest bardzo prosta – zwykle w ATS jest miejsce, w którym możesz zlecić dostawcy anonimizację:
Zaawansowane systemy rekrutacyjne takie jak Traffit oferują również funkcje automatycznego procesu anonimizacji danych według wskazanych według Administratora reguł, a nawet retencji zgód (automatycznej wysyłki próśb o przedłużenie zgód do osób, których termin procesu anonimizacji się zbliża).
Anonimizacja to wtedy automatyczny proces, nie wymagający manualnej pracy. Wygląda to tak:
Tutaj możesz umówić się na spotkanie z zespołem Traffit aby porozmawiać o tej funkcji.
Opcja 2 – robisz to poza ATS
Jeśli zbierasz dane kandydatów w Excelu, a ich CV trzymasz na komputerze – musisz mieć pewność, że usuwasz dane ze wszystkich możliwych miejsc, gdy zgody kandydata wygasają lub są przez niego wycofywane.
Co więc musisz sprawdzić? Przygotowałam dla Ciebie krótką checklistę:
💻 KOMPUTER / DYSK / FOLDERY
⬜ Usunięcie CV kandydata z komputerów wszystkich członków zespołu (PDF, DOC, inne)
⬜ Usunięcie listów motywacyjnych, załączników, wyników testów rekrutacyjnych
⬜ Usunięcie folderów lokalnych, sieciowych i chmurowych (np. OneDrive, Google Drive) zawierających dane kandydata
⬜ Opróżnienie kosza / folderu „śmieci” po usunięciu plików
📧 POCZTA E-MAIL
⬜ Wyszukanie e-maili od/do kandydata (np. po imieniu, nazwisku, e-mailu)
⬜ Usunięcie e-maile z:
✔ CV
✔ zgłoszenia
✔ korespondencji
⬜ Opróżnienie folderu „Kosz” lub „Usunięte” w skrzynce e-mail
📊 EXCEL / ARKUSZE
⬜ Znalezienie wszystkie arkuszy (lokalnych i współdzielonych) zawierających dane kandydata
⬜ Usunięcie z kolumn:
✔ imię i nazwisko
✔ e-mail
✔ telefon
✔ historia aplikacji / stanowiska
⬜ Zaktualizowanie wersji pliku – (usunięcie danych w historii zmian)
⬜ Jeśli arkusz był udostępniony innym – przekazanie im informację o konieczności usunięcia danych
📝 NOTATKI / INNE FORMATY
⬜ Usunięcie notatek rekrutacyjnych w Wordzie, PDF, Evernote, OneNote, itp.
⬜ Usunięcie dane z komunikatorów (np. Teams, Slack, WhatsApp) – jeśli były tam udostępnione
🛠️ KOPIE ZAPASOWE I ARCHIWA
⬜ Sprawdzenie czy dane nie są w ręcznych kopiach zapasowych, pendrive’ach itp.
⬜ Jeśli dane znajdują się w backupach – zaznaczenie do nadpisania
📤 KOMUNIKACJA Z ZESPOŁEM
⬜ Poinformowanie pozostałych członków zespołu rekrutacyjnego o usunięciu danych
⬜ Upewnienie się, że dane nie są nigdzie dalej przetwarzane
Jak uchronić dane kandydata przed anonimizacją?
Zgody Twoich kandydatów się kończą i czeka Cię ich anonimizacja, a Ty koniecznie chcesz je zachować na poczet przyszłych rekrutacji?
Możesz spróbować:
- skontaktować się z kandydatem mailowo lub w social media – proponując pozostanie w bazie kandydatów na określony czas. Zgodę wyrażoną słownie lub w wiadomości prywatnej czy e-mailu możesz odwzorować w swoim ATS.
- wysłać prośbę o przedłużenie zgód (formularz aktualizacji zgód) ze swojego systemu ATS. Jeśli kandydat po otrzymaniu takiej prośby zdecyduje się przedłużyć obecne (lub wyrazić nowe) zgody, jego profil nie musi być anonimizowany i możesz nadal przetwarzać jego dane.
Jeśli jednak czas ważności zgód minie lub otrzymasz żądanie usunięcia danych (wycofanie zgód) to musisz je zrealizować usuwając lub anonimizując dane.
Czeka mnie audyt RODO – co robić?
Nie taki audyt RODO straszny, jak go malują!
O takim audycie dowiesz się listownie i będziesz mieć 14 dni na przygotowanie się – czyli upewnienie się, że wszystkie procedury są udokumentowane i realizowane.
Obejrzyj webinar, podczas którego agencja rekrutacyjnego wraz ze swoim Inspektorem Danych Osobowych dzielą się swoimi doświadczeniami z zakończonej z pozytywną oceną kontroli ze strony Urzędu Ochrony Danych Osobowych:
Prelegenci tego wydarzenia są otwarci na Twoje pytania!
