Transparentność wynagrodzeń i niedyskryminująca rekrutacja po 24 grudnia – przewodnik prawny dla HR

Zbliżająca się data 24 grudnia to nie tylko Wigilia, ale w tym roku również termin wejścia w życie kluczowych zmian w Kodeksie pracy, które rewolucjonizują podejście do informowania o wynagrodzeniach. Nowe przepisy, będące wstępem do pełnej implementacji unijnej dyrektywy (2023/970) z dnia 10 maja 2023 r. o transparentności wynagrodzeń i wzmocnieniu równego wynagradzania kobiet i mężczyzn, nakładają na pracodawców szereg nowych obowiązków informacyjnych już na etapie rekrutacji.

Czy Twoje ogłoszenia są neutralne płciowo? Czy wiesz, jakie składniki wynagrodzenia musisz ujawnić kandydatowi? I wreszcie – czy Twój system ATS jest gotowy na dokumentowanie tych procesów w razie kontroli lub roszczeń?

W tym artykule, opartym na eksperckiej wiedzy r. pr. dr Dominiki Dörre-Kolasy, partnerem w kancelarii Raczkowski, omawiamy praktyczne aspekty wdrażania niedyskryminującej rekrutacji.

To kompendium wiedzy dla każdego rekrutera każdej rekruterki, którzy chcą działać zgodnie z prawem i budować transparentny wizerunek pracodawcy.

CHECKLISTA Niedyskryminująca rekrutacja po 24 grudnia

Aby ułatwić Wam systemowe wdrożenie nowych zasad, poniżej znajdziecie listę kontrolną, na co należy zwrócić uwagę w procesie rekrutacji i dokumentacji po 24 grudnia. Audyt widełek płacowych, weryfikacja ogłoszeń, dokumentacja w ATS, wiedza o składnikach wynagrodzenia, szkolenia wewnętrzne dla rekruterów i hiring managerów.

Pobierz bezpłatnie teraz

Zmiany w prawie pracy rzadko bywają prezentem gwiazdkowym, ale w tym roku ustawodawca przygotował dla branży HR paczkę nowych obowiązków dokładnie na 24 grudnia. Choć pełna implementacja unijnej dyrektywy dotyczącej transparentności wynagrodzeń nastąpi w okresie późniejszym, aby zdążyć przez 7 czerwca, to przepisy dotyczące etapu rekrutacji wchodzą w życie znacznie szybciej.

Aktualizacja: Po 7 czerwca nieprzekazanie informacji i nie stosowanie neutralnych nazw stanowisk będzie wykroczeniem zagrożonym grzywną do 30 000 zł.

Celem tych zmian nie jest biurokratyczne utrudnienie życia rekruterkom i rekruterom, ale realne przeciwdziałanie luce płacowej i dyskryminacji. Jak przygotować procesy, ogłoszenia i hiring managerów na nową rzeczywistość? Przeanalizujmy to krok po kroku.

Obowiązki informacyjne pracodawcy: Co się zmienia po 24 grudnia?

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzi fundamentalną zmianę w postaci obowiązkowych elementów w  komunikacji z kandydatem. Do tej pory widełki płacowe w ogłoszeniu były „dobrą praktyką”. Teraz informowanie o wynagrodzeniu staje się elementem prawnym procesu, który ma zapewnić kandydatowi możliwość świadomych negocjacji.

Ważne jest zrozumienie, że nie chodzi tu o proste ujawnienie kwoty, ale o transparentność całego całej struktury pakietu wynagrodzeń.

Kogo dotyczy nowy obowiązek?

Przepisy mówią o „osobie ubiegającej się o zatrudnienie”. Co to oznacza w praktyce?

• Kandydaci zewnętrzni: Osoby aplikujące z rynku.
• Kandydaci wewnętrzni: Twoi obecni pracownicy biorący udział w rekrutacjach wewnętrznych.
• Rodzaj umowy: Nowe regulacje umów o pracę.

Podsumowanie Traffit:
Po 24 grudnia pracodawca ma obowiązek przekazać kandydatowi (zarówno zewnętrznemu, jak i wewnętrznemu) informację o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale. Celem jest umożliwienie kandydatowi podjęcia świadomej decyzji i prowadzenia negocjacji płacowych na równych zasadach.

Czym jest „wynagrodzenie” w świetle nowych przepisów?

Wielu rekruterów zastanawia się, czy podanie samej „podstawy” wystarczy. Odpowiedź brzmi: nie. Zgodnie z nowymi wytycznymi i duchem dyrektywy, pojęcie wynagrodzenia jest znacznie szersze.

Co musisz uwzględnić w informacji dla kandydata?

Informacja o wynagrodzeniu powinna obejmować:

• Wynagrodzenie zasadnicze: Stała miesięczna lub godzinowa stawka.
• Składniki uzupełniające lub zmienne: Premie regulaminowe, premie uznaniowe (jeśli są wypłacane systematycznie), nagrody pieniężne.
• Dodatki: Funkcyjne, stażowe, za pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych czy w święta.
• Prowizje i bonusy sprzedażowe: Jeśli są elementem stanowiska.

Czego NIE musisz wliczać do wynagrodzenia?

Istnieje grupa świadczeń, które nie są traktowane jako wynagrodzenie za pracę i nie muszą być ujmowane w obowiązkowej informacji:

• Benefity pozapłacowe: Karty Multisport, prywatna opieka medyczna, ubezpieczenia grupowe (chyba że są w pełni finansowane przez pracodawcę i wówczas stanowią formę wynagrodzenia).
• Świadczenia z ZFŚS: Wczasy pod gruszą, paczki świąteczne.
• Narzędzia pracy: Laptop, telefon, samochód służbowy (o ile jest używany zgodnie z zasadami i nie stanowi nielimitowanego bonusu paliwowego do celów prywatnych).
• Zwroty kosztów: Ryczałty za pracę zdalną, diety, zwroty za paliwo w delegacji.

Kiedy i jak informować o wynagrodzeniu?

Kluczowe pytanie brzmi: czy widełki muszą być w ogłoszeniu? Prawo daje pewną elastyczność, ale stawia też sztywne granice. Informację należy przekazać z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z nią, w postaci papierowej lub elektronicznej.

Trzy momenty na przekazanie informacji:

• W ogłoszeniu o pracę.
• Przed rozmową kwalifikacyjną: Jeśli nie podano widełek w ogłoszeniu.
• Przed zawarciem umowy o pracę: To absolutnie ostateczny termin, ale wysoce ryzykowny, ponieważ może uniemożliwić osobie ubiegającej się o
  zatrudnienie świadome, realne negocjacje.

Wskazówka dla rekruterów: Nie czekaj z informacją o wynagrodzeniu do momentu wysłania draftu umowy. Takie działanie może zostać uznane za pozorne spełnienie obowiązku, ponieważ nie daje kandydatowi przestrzeni na „świadome i przejrzyste negocjacje”, o których mowa w przepisach.

Czy można negocjować poza widełkami?

Tak. Jeśli kandydat posiada unikalne kompetencje, które uzasadniają wyższą stawkę, pracodawca może zaoferować wynagrodzenie wyższe niż pierwotnie zakładany przedział. Ważne jednak, aby ta decyzja była oparta na obiektywnych kryteriach, aby nie narazić się na zarzut dyskryminacji względem innych pracowników, biorących udział w procesie, czy też już zatrudnionych.

Neutralność płciowa w ogłoszeniach – pułapki językowe

Nowe przepisy kładą nacisk na neutralność płciową – zarówno w nazwach stanowisk, jak i w treści ogłoszeń. Nie chodzi tu jednak tylko o poprawność polityczną, ale o realne przeciwdziałanie stereotypom, które mogą zniechęcać jedną z płci do aplikowania.

Jak tworzyć neutralne ogłoszenia?

• Nazwa stanowiska: Powinna być neutralna (np. „Osoba na stanowisko…”) lub uwzględniać obie formy (np. „Kierownik/Kierowniczka”). Dopuszczalny jest też zapis (k/m).
• Język opisu: Unikaj przymiotników kodowanych kulturowo jako męskie (np. „twardy negocjator”, „silna ręka”) lub żeńskie (np. „opiekuńcza”, „wspierająca”).
• Warstwa wizualna: Zdjęcia w ogłoszeniu nie powinny sugerować, że praca jest przeznaczona tylko dla jednej płci (np. zdjęcie samego mężczyzny przy ofercie na Dyrektora Technicznego).

Przygotowaliśmy jako Traffit ebooka „Neutralne nazwy stanowisk” – POBIERZ BEZPŁATNIE.

Dokumentacja procesu i rola systemu ATS

Jednym z największych wyzwań nowych przepisów jest konieczność udowodnienia, że proces rekrutacji był niedyskryminujący. W przypadku roszczenia kandydata, to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu(„ciężar dowodu w sprawach o dyskryminację jest odwrócony”).

Kluczem jest obiektywizacja i dokumentacja. Intuicja rekrutera („czuję, że to ten kandydat”) przestaje być wystarczającym argumentem.

Jak zabezpieczyć firmę przed roszczeniami?

• Stosuj ujednolicone kryteria: Każdy kandydat powinien być oceniany według tego samego zestawu pytań i kryteriów kompetencyjnych.
• Dokumentuj decyzje w ATS: Zamiast luźnych notatek na kartce, wprowadzaj oceny (scoring kandydatów) i komentarze bezpośrednio do systemu ATS. To tworzy trwały ślad audytowy.
• Unikaj kryteriów osobistych: Uzasadnienie odrzucenia musi opierać się na braku konkretnych umiejętności lub doświadczenia, a nie na „niedopasowaniu charakterologicznym” czy „brak chemii”.
• Archiwizuj komunikację: Historia maili z informacją o wynagrodzeniu lub notatki z rozmowy, podczas której przekazano widełki, są Twoim dowodem w sprawie.

Checklista neutralności ogłoszenia:
Czy nazwa stanowiska nie sugeruje preferowanej płci?
Czy użyte czasowniki i przymiotniki są inkluzywne?
Czy zdjęcia w ofercie reprezentują różnorodność?
Czy wymagania (np. „dyspozycyjność 24/7”, „siła fizyczna”) są rzeczywiście niezbędne, czy wynikają ze stereotypów?

Podsumowanie webinaru

Zmiany wchodzące w życie 24 grudnia to sygnał dla działów HR, by uporządkować swoje procesy. Transparentność wynagrodzeń i walka z dyskryminacją płacową kobiet to nie chwilowa moda, ale prawny standard, do którego musimy się dostosować. Choć nowe obowiązki mogą wydawać się przytłaczające, odpowiednie przygotowanie – rewizja ogłoszeń, przeszkolenie hiring managerów (tutaj rekomendujemy kontakt z kancelarią Raczkowski) i wdrożenie odpowiedniego oprogramowania – pozwoli przejść przez tę zmianę suchą stopą.

Pamiętaj, że w razie kontroli lub roszczeń, Twoim najlepszym sprzymierzeńcem jest porządek w dokumentacji. Jeśli jeszcze nie korzystasz z systemu, który automatyzuje zbieranie zgód, tworzenie notatek i scoring kandydatów, to najlepszy moment na zmianę.

Chcesz sprawdzić, jak system ATS może wspierać niedyskryminującą rekrutację i ułatwić zarządzanie nowymi obowiązkami informacyjnymi?

👉 [Umów się na bezpłatną prezentację systemu Traffit i zobacz, jak technologia wspiera compliance w HR!]

Tutaj podsumowanie graficzne spotkania, przygotowane przez Sylwię Chmielewską.

Odpowiedzi na pytania z webinaru – niedyskryminująca rekrutacja po 24 grudnia 2025 r.

Pytania trafiały w realne dylematy rekrutacyjne i  zmuszały do precyzyjnego myślenia o procesach. Było ich bardzo dużo, dlatego Dominika Dörre-Kolasa odpowiadała zarówno w trakcie, jak i w swoim biuletynie na Linkedin –TWÓJ Kompas. Prawo pracy i ochrona danych w praktyce codziennych decyzji.

Zapraszamy do obserwowania, temat będzie tam rozwijany i omawiany szerzej. Tutaj wybrane pytania i odpowiedzi.

❓Czy oferty pracy, które są obecnie opublikowane na portalach rekrutacyjnych i nie zawierają widełek, muszą zostać zaktualizowane po 24 grudnia? Czy kandydat może wtedy zapytać o widełki i czy należy je podać?

Odpowiedź: NIE. Oferty w ogóle nie muszą zawierać widełek. Pracodawca decyduje kiedy i o czym informuje. Informację o wynagrodzeniu należy przekazać najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy, ale UWAGA – musi to nastąpić z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z tymi informacjami tak, aby zapewnić świadome i przejrzyste negocjacje.

Co to oznacza w praktyce: Opublikowanych już ogłoszeń nie musimy aktualizować, chyba że chcemy w nich podać informację o wynagrodzeniu. Kandydat może jednak zapytać o proponowane wynagrodzenie/ widełki przy pierwszym kontakcie z osobą rekrutującą- na co należy być przygotowanym.

❓Czy jeśli przekazujemy informację o widełkach w wersji papierowej, to kandydat powinien w jakiś sposób potwierdzić/pokwitować odbiór?

Odpowiedź: Przepisy nie nakładają obowiązku uzyskania formalnego pokwitowania odbioru informacji o wynagrodzeniu. Mając jednak na uwadze, że nieprzekazanie tej informacji może stanowić wykroczenie ( art. 281 ma dostać nowe punkty) , warto zadbać o udokumentowanie faktu jej przekazania w sposób adekwatny do realiów biznesowych i przebiegu procesu rekrutacyjnego.

Nie musi to przyjmować formy tradycyjnego pokwitowania. Unikajmy produkowania dokumentacji papierowej, nad którą zgodnie z RODO trzeba będzie zapanować po zakończonym procesie — kluczowe jest, aby pracodawca był w stanie wykazać, że informacja została przekazana z odpowiednim wyprzedzeniem.

Co to oznacza w praktyce – 3 rekomendowane rozwiązania:

1/ Potwierdzenie systemowe (ATS / HR system). Odnotowanie przekazania informacji w systemie rekrutacyjnym (data, etap, zakres), – bez angażowania kandydata w dodatkowe czynności, – rozwiązanie najbezpieczniejsze przy większej skali rekrutacji.

2/  Komunikacja elektroniczna następcza. Po rozmowie przekazanie krótkiego maila lub wiadomości z podsumowaniem rozmowy. Mail wówczas pełni funkcję dowodową.

3/ „Ślad decyzyjny” po stronie kandydata  wynikający z jawnej architektury procesu. Informacja o wynagrodzeniu jest przekazywana na konkretnie wskazanym etapie procesu rekrutacyjnego, zgodnie z wcześniej zakomunikowanym schematem dla osób ubiegających się o zatrudnienie. Po przekazaniu informacji – tym osobom, które my chcemy widzieć w dalszych etapach – ich udział wymaga działania (np. potwierdzenia przejścia chęci przejścia do kolejnego etapu, złożenia swojej propozycji itp. W ścieżce rekrutacyjnej mamy logiczny i jednolity  ciąg zdarzeń: przekazanie informacji → decyzja → dalszy udział w procesie.

NIE REKOMENDOWANA – notatka wewnętrzna HR/rekrutera. Wymaga przechowywania dodatkowych dokumentów, ma ograniczoną wartość dowodową – może być zakwestionowana, że tak nie było.

❓Czy musimy w ogłoszeniu lub podczas rozmowy podać kryteria (np. doświadczenie, umiejętności)?

Odpowiedź. Przepisy nie nakładają wprost obowiązku szczegółowego wskazywania wszystkich kryteriów rekrutacyjnych ani w ogłoszeniu, ani na etapie rozmów. W praktyce jednak przekazywanie informacji o kryteriach oceny kandydatów jest ściśle powiązane z innym, równie istotnym wymogiem — prowadzeniem procesu rekrutacyjnego w sposób niedyskryminujący.

Zgodnie z obowiązującymi regulacjami pracodawca ma obowiązek zapewnić, aby proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący. Kryteria doboru muszą być obiektywne, uzasadnione i stosowane w sposób jednolity.

Co to oznacza w praktyce: Kryteria rekrutacyjne powinny być jasno określone wewnętrznie, zanim proces się rozpocznie. Ich stosowanie musi być spójne wobec wszystkich kandydatów, niezależnie od płci czy innych cech. Transparentność kryteriów istotnie ogranicza ryzyko zarzutów dyskryminacji i kwestionowania przebiegu procesu. Informacja o wynagrodzeniu i kryteriach oceny wzajemnie się uzupełniają — razem budują przejrzysty i niedyskryminujący proces proces.

Przykład z praktyki: Pracodawca zdecydował się na wysoki poziom transparentności procesu i już na etapie ogłoszenia poinformował kandydatów o punktowym systemie oceny. Wskazano m. in. że: dopasowanie CV oceniane jest w skali 1–10 punktów, – rozmowa kwalifikacyjna w skali 0–20 punktów,– testy kompetencyjne mają określoną punktację itp.

Po zakończeniu procesu wybrano kandydata, który w łącznej punktacji zajął trzecie miejsce. Decyzja została podjęta w oparciu o dodatkowe okoliczności, które nie były wcześniej komunikowane jako kryteria oceny, takie jak:  dyspozycyjność, – gotowość do nauki nowej roli, – skłonność do relokacji.

Kandydatka, która uzyskała najwyższą liczbę punktów, zwróciła się do pracodawcy z pytaniem o:  liczbę punktów, które sama otrzymała, liczbę punktów uzyskanych przez wybranego kandydata.

UWAGA: Jeżeli pracodawca komunikuje wyłącznie punktowy model oceny i nie wskazuje, że poza nim będą brane pod uwagę inne czynniki, powstaje naturalny i uzasadniony wniosek, że decyzja rekrutacyjna zostanie podjęta na podstawie łącznej liczby uzyskanych punktów. W takiej konfiguracji wybór osoby, która nie uzyskała najwyższej punktacji, wymaga uzasadnienia — zwłaszcza gdy opiera się na kryteriach, które nie były wcześniej zakomunikowane jako element procesu.

Dobre praktyki: punktacja powinna być komunikowana jako jeden z elementów oceny, a nie jedyne kryterium rozstrzygające –warto wskazać, że poza punktami uwzględniane będą również inne czynniki istotne dla organizacji (np. dyspozycyjność, gotowość do rozwoju, mobilność) – kryteria „miękkie” powinny być nazwane z góry, choćby na poziomie ogólnym – decyzja końcowa powinna dać się wyjaśnić w oparciu o wcześniej zakomunikowaną architekturę procesu, a nie o argumenty formułowane dopiero po fakcie.

Czego unikać: przedstawiania punktacji jako obiektywnego i rozstrzygającego mechanizmu,  wprowadzania dodatkowych kryteriów dopiero na etapie uzasadniania decyzji, – tłumaczenia wyboru kandydata argumentami „ pod tezę”, które nie były  spójnym i rzeczywistym elementem procesu.