Jak zadbać o ciągłość rekrutacji w trakcie urlopu? Poznaj 5 funkcji Traffit

Ostatni dzień przed urlopem, ta znana panika

Piątek, 16:47. Walizka spakowana od trzech dni, ale laptop wciąż otwarty. Zamiast myśleć o tym, którą książkę zabrać na plażę, sprawdzasz po raz trzeci:

• czy odpisałaś kandydatowi z etapu trzeciego,
• czy ktoś przypomni Ance z zespołu, że w poniedziałek ma dwie rozmowy,
• czy ogłoszenie, które miało wyjść w sobotę, żeby nie kolidować z innymi publikacjami w tygodniu, faktycznie się opublikuje.

Znajomy scenariusz, prawda?

Każdy rekruter zna to napięcie przed dłuższą przerwą. Rekrutacja nie ma urlopu. Kandydaci aplikują całą dobę, hiring managerowie czekają na feedback, a proces zostawiony „na zawiasach” po powrocie zwykle okazuje się kupą zaległości i niezręcznych wiadomości typu „przepraszam za zwłokę, byłam na urlopie”.

Różnica pojawia się wtedy, gdy rekrutacja nie stoi na Tobie, tylko na systemie. Poniżej pięć rzeczy, które TRAFFIT robi za Ciebie, zanim jeszcze wrócisz z wakacji, i które realnie zmieniają to, jak wygląda pierwszy dzień z powrotem w biurze.

Zastępstwo wie, o czym rozmawialiście

Osoba, która przejmuje Twój pipeline na czas nieobecności, nie musi pisać do Ciebie na WhatsAppie z pytaniem „co dokładnie ustaliliście z tym kandydatem”. Po podłączeniu skrzynki mailowej do ATS-a cała korespondencja, czyli pytania o warunki, umówione terminy, przesłane materiały, trafia automatycznie do historii e-mail na profilu kandydata.

Zastępstwo otwiera profil, przewija historię i po kilkudziesięciu sekundach wie, na jakim etapie stoją rozmowy. Bez przeszukiwania Twojej skrzynki i bez czekania na odpowiedź z plaży. To nie jest funkcja, która przydaje się tylko na urlopie. Działa identycznie dobrze, gdy ktoś przejmuje temat na stałe, na przykład przy zmianie rekrutera prowadzącego proces.

SMS-y wysyłają się same

Masz zaplanowane rozmowy na tydzień, w którym wracasz z urlopu, i wiesz, że kandydaci czasem po prostu zapominają albo się rozmyślają, jeśli nikt im o nich nie przypomni. Komunikacja SMS w TRAFFIT pozwala zaplanować takie przypomnienie z wyprzedzeniem. SMS wychodzi do kandydata w ustalonym momencie, niezależnie od tego, czy jesteś zalogowana do systemu, czy leżysz na leżaku bez zasięgu.

W praktyce to mniej „no-show’ów” na rozmowach zaplanowanych na pierwszy tydzień po powrocie. A to właśnie ten tydzień boli najbardziej, kiedy trzeba jeszcze nadganiać zaległości.

Hiring managerowie ogarniają zgłoszenia bez Ciebie

Aplikacje nie czekają na Twój powrót do biura. TRAFFIT pozwala nadać hiring managerom ograniczony dostęp do systemu, na tyle szeroki, by mogli przeglądać nowe zgłoszenia, dodawać komentarze i wstępnie oceniać kandydatów, ale na tyle wąski, by nie widzieli całego procesu rekrutacyjnego.

Efekt jest taki, że kandydaci aplikujący w trakcie Twojej nieobecności nie czekają dwóch tygodni na pierwszy feedback od biznesu. Hiring manager ocenia zgłoszenie na bieżąco, a Ty po powrocie widzisz już gotowe komentarze i oceny, zamiast zaczynać selekcję od zera.

Ogłoszenie wychodzi bez Twojego udziału

Dobry moment na publikację ogłoszenia rzadko wypada w Twoje godziny pracy. Czasem to sobotni poranek, czasem niedzielny wieczór, kiedy część kandydatów przegląda oferty przed nowym tygodniem. Dzięki generatorowi strony kariery możesz zaplanować publikację z wyprzedzeniem. Ustawiasz treść i termin, a system publikuje ogłoszenie samodzielnie, choćbyś w tym czasie była kilkaset kilometrów od komputera.

To realnie rozwiązuje problem, w którym rekrutacja zwalnia tylko dlatego, że jedna osoba w zespole jest na urlopie, a lejek kandydatów nie może stać w miejscu przez dwa tygodnie.

Kandydat wie, że na niego czekają

Kandydat, który wysyła CV i nie dostaje żadnego potwierdzenia, zaczyna się zastanawiać, czy aplikacja w ogóle dotarła. Automatyzacja e-mail w TRAFFIT pozwala ustawić automatyczne potwierdzenie otrzymania aplikacji albo dostosować treść strony „Dziękujemy za aplikację” widocznej tuż po wysłaniu formularza.

To dobre miejsce, żeby wprost napisać kandydatowi, że jesteś na urlopie i wrócisz z odpowiedzią w konkretnym terminie. Brak takiej informacji budzi niepewność, a jedno zdanie w automatycznej wiadomości ją całkowicie eliminuje. Podobnie działa to w połączeniu z elastycznie skonfigurowanym procesem, w którym kolejne etapy i powiadomienia działają niezależnie od tego, kto akurat siedzi przy komputerze.

Głos klientki: „Ja odpoczywam, a rekrutacja idzie dalej”

Nie musimy tego opisywać teoretycznie. Dokładnie to samo mówią o TRAFFIT osoby, które codziennie prowadzą rekrutację.

“

Prawdziwy urlop to dla mnie taki, na którym nie myślę o tym, że dopasowane CV gdzieś utknęło. Odkąd mamy system ATS, proces działa automatycznie, kandydaci od razu dostają informację o mojej nieobecności i terminie powrotu.

Małgorzata Melzacka, HR Manager w Valkea Media

To zdanie dobrze podsumowuje, o co naprawdę toczy się gra. Nie o to, żeby zautomatyzować wszystko na siłę, ale o to, żeby urlop rekrutera nie oznaczał przestoju w procesie, ani dla kandydatów, ani dla hiring managerów, ani dla samego rekrutera, który wraca do pracy.

Najczęstsze pytania

Zobacz też, jak zespół rekrutacyjny Kuchni Vikinga prowadzi kilkadziesiąt procesów rekrutacyjnych równolegle, przy zespole liczącym 2-3 osoby.