Prelegenci: Ania Sykut – Product Marketing Managerka w Traffit oraz Mateusz Wolniak – ekspert ds. procesów rekrutacyjnych i systemów ATS w Traffit (konsultacje: [email protected]).
Dlaczego hiring manager i rekruter to dziś „power couple” rekrutacji
Relacja rekruter–hiring manager decyduje dziś o tempie rekrutacji bardziej niż jakiekolwiek narzędzie AI, bo to właśnie na styku tych dwóch ról najczęściej dochodzi do opóźnień. Automatyzacje przyspieszają publikację ogłoszeń i preselekcję, ale moment przekazania kandydata do oceny hiring managera pozostaje w pełni zależny od ludzi – i od tego, jak dobrze mają ułożoną współpracę.
Skala problemu jest większa, niż mogłoby się wydawać. Globalny benchmark Greenhouse, oparty na danych około 6000 firm, pokazuje wyraźny trend obciążenia zespołów rekrutacyjnych na przestrzeni ostatnich lat.
+111%
wzrost liczby aplikacji na jedno ogłoszenie od 2022 r. do dziś
–50%
liczby rekruterów przypadających na jedną organizację
4×
więcej aplikacji na jednego rekrutera w ujęciu rocznym
Źródło: raport Greenhouse, dane globalne z ok. 6000 organizacji, cytowane podczas webinaru Traffit „Rekrutacyjny Power Couple”.
Zespoły HR muszą dziś działać dużo bardziej zwinnie niż jeszcze kilka lat temu, a to oznacza, że relacja z hiring managerem – czyli osobą decydującą po drugiej stronie procesu – przestaje być kwestią „miłego kontaktu”, a staje się realnym czynnikiem operacyjnym firmy. Dobrze zbudowaną relację z zespołem widać zresztą już na etapie samego procesu – więcej o tym, jak wygląda pełna współpraca zespołu rekrutacyjnego z biznesem, znajdziesz w opisie tej funkcji.
Trzy mity o hiring managerach: prawda czy fałsz
Większość popularnych narzekań na hiring managerów ma w sobie ziarno prawdy, ale rzadko wynika ze złej woli – najczęściej to efekt braku ustalonych zasad współpracy, a nie cech konkretnej osoby.
Mit 1: „Hiring manager to najczęściej wąskie gardło procesu”
Prawda, ale z zastrzeżeniem. Etap oczekiwania na rekomendację hiring managera rzeczywiście bywa najdłuższym momentem procesu i tym, na którym odpada najwięcej kandydatów – jednak zwykle jest to konsekwencja niedoprecyzowanych wymagań na starcie, a nie opieszałości samej w sobie.
Mit 2: „Hiring manager zawsze chce mieć porównanie”
Prawda. Nawet gdy trafi się kandydat spełniający niemal wszystkie kryteria, hiring managerowie chętnie czekają na kolejne aplikacje „dla pewności”. To naturalny mechanizm podejmowania decyzji przy dużym wyborze, nie kaprys – ale warto go świadomie zarządzać, np. ustalając z góry maksymalną liczbę porównywanych kandydatów.
Mit 3: „Hiring manager nie potrafi określić, kogo dokładnie potrzebuje”
Zależy od branży. Tam, gdzie liczą się twarde kompetencje techniczne, oczekiwania bywają bardzo precyzyjne – problemem jest raczej urealnienie ich rynkowo. W innych branżach faktycznie dominują ogólniki i to rekruter musi je doprecyzować, zanim ogłoszenie trafi na portale.
Skala tego zjawiska dobrze widoczna jest w danych o konwersji na kolejnych etapach procesu.
10–25%
aplikacji ocenianych pozytywnie przez rekrutera i kierowanych dalej (u klientów Traffit: 28%)
30–50%
kandydatów przesłanych do hiring managera zostaje przez niego zarekomendowanych
50–70%
rekomendacji hiring managera kończy się faktycznie odbytą rozmową
Źródło: benchmarki rynkowe i dane wewnętrzne Traffit (2025), przedstawione podczas webinaru „Rekrutacyjny Power Couple”.
Czas reakcji hiring managera warto mierzyć w konkretnych progach, a nie oceniać „na wyczucie”. Poniższe benchmarki to dobry punkt startowy do rozmowy o zasadach współpracy w zespole.
Czas reakcji hiring managera – progi warte ustalenia
Dobra praktyka
Do 24 godzin na pierwszą reakcję (poza weekendem) – choćby przejrzenie CV lub krótka notatka.
Próg eskalacji
24–48 godzin bez odpowiedzi to sygnał, że warto przypomnieć się hiring managerowi.
Sygnał alarmowy
5 dni bez żadnej reakcji oznacza realne wąskie gardło, które trzeba rozwiązać systemowo.
Warto też rozpoznać, z jakim typem hiring managera pracujesz – z webinaru wyłoniły się dwa dominujące profile.
Typ „Full time”
Chce widzieć każdą aplikację, oceniać je na bieżąco i porównywać na własną rękę. Działa niemal jak pełnoprawny członek zespołu rekrutacyjnego.
Typ „Top 3”
Deleguje ocenę aplikacji rekruterowi i oczekuje krótkiej, gotowej shortlisty najlepszych kandydatów – bez wchodzenia w cały proces.
6 zasad sprawnej współpracy z hiring managerem
Sprawną współpracę rekrutera z hiring managerem buduje się na sześciu konkretnych nawykach – od zbierania wymagań, przez autoryzację ogłoszenia, po jasne zasady feedbacku. Żaden z nich nie wymaga zaawansowanych narzędzi – wymaga za to konsekwencji.
6 zasad
1
Zbierz szczegółowe wymagania
Nie akceptuj haseł typu „ma być fajny” czy „taki jak Marcin”. Doprecyzuj każde kryterium: co znaczy „minimum 3 lata doświadczenia”, B2B czy B2C, jaki poziom angielskiego (skala A1–C2), ile dni hybrydy oznacza „praca hybrydowa”. Warto mieć gotowy brief rekrutacyjny, który hiring manager wypełnia sam – a najlepiej trzymać te wymagania w jednym, wspólnie dostępnym miejscu (ATS, arkusz współdzielony, tablica zadań), a nie tylko w wiadomości na Slacku.
2
Autoryzuj ogłoszenie przed publikacją
Zanim ogłoszenie trafi na portale, pokaż je hiring managerowi do akceptacji. To moment weryfikacji, czy dobrze zrozumieliście się na etapie zbierania wymagań – zanim zainwestujecie czas i budżet w publikację.
3
Przeszukaj własną bazę talentów
Zanim opublikujesz ogłoszenie, sprawdź kandydatów z poprzednich rekrutacji. To naturalny „reality check” – możesz zweryfikować, czy oczekiwania hiring managera w ogóle mają pokrycie na rynku, a czasem znaleźć gotowego kandydata i zaoszczędzić czas oraz budżet na publikację. Pomaga w tym dobrze zorganizowana własna baza talentów budowana przy każdej rekrutacji.
4
Poproś hiring managera o wsparcie w promocji
Post napisany osobiście przez hiring managera na LinkedInie, kierowany do jego własnej sieci kontaktów, działa autentyczniej niż kolejna publikacja z konta firmowego. Rekruter może pomóc w redakcji treści albo grafice – ale głos i publikacja powinny należeć do hiring managera. Warto też dodać link z parametrem UTM, żeby wiedzieć, ile aplikacji przyszło właśnie z tego kanału.
5
Udostępnij hiring managerowi wszystko, co wiesz
CV to nie wszystko. Dostępność kandydata, preferowana forma zatrudnienia, informacje z formularza aplikacyjnego czy ustalenia z rozmowy telefonicznej – im więcej kontekstu ma hiring manager, tym szybciej i trafniej podejmie decyzję. Pomaga w tym pełny profil kandydata z historią całej komunikacji w jednym miejscu. Warto też ustalić z hiring managerem wspólny „język oceny” – co dokładnie oznacza konkretna liczba gwiazdek czy kciuk w górę – żeby ocena nie była kwestią interpretacji.
6
Poproś o krótki feedback przy braku rekomendacji
Nie potrzebujesz eseju – wystarczy jedno zdanie: „zbyt krótki okres wypowiedzenia”, „niewystarczające doświadczenie w sprzedaży”. Taka notatka pozwala dać sensowny feedback kandydatowi i uniknąć sytuacji, w której dobra ocena idzie w parze z brakiem rekomendacji bez żadnego wyjaśnienia.
„
Kandydatka dostała od hiring managera pięć na pięć gwiazdek, ale bez rekomendacji. Dopiero krótka notatka – „świetna kandydatka, ale zbyt małe doświadczenie w sprzedaży, mamy tylko miesiąc na wdrożenie” – wyjaśniła, że powód jest wyłącznie administracyjny. Efekt: CV trafiło do innego zespołu, w którym akurat pasowało.
PRZYKŁAD Z WEBINARU TRAFFIT
Case study: jak iteo uporządkowało współpracę z hiring managerami
Iteo, klient Traffit od stycznia 2026 roku, przeniósł się na nowy system po tym, jak poprzednie narzędzie zaczęło ograniczać współpracę z biznesem, a nie ją wspierać. Zespół HR chciał mieć proces „dopięty na ostatni guzik”, ale codzienna administracja dostępów zjadała czas, który powinien iść na samą rekrutację.
Problemy przed wdrożeniem Traffit
Poprzedni system pozwalał udostępniać hiring managerom tylko pojedynczą kartę kandydata – bez wglądu w cały proces – a dostęp do niej szybko wygasał, więc trzeba było udostępniać ją od nowa.
Udostępnianie działało na zasadzie „wszystko albo nic” – nie dało się pokazać hiring managerowi tylko wybranych informacji z karty kandydata.
Liczba kont dla hiring managerów była ograniczona, a przy 35 osobach zaangażowanych w różne rekrutacje oznaczało to ciągłe dodawanie i usuwanie dostępów przy każdym nowym procesie.
Po wdrożeniu Traffit zespół iteo odzyskał czas wcześniej pochłaniany przez zarządzanie dostępami, a hiring managerowie zyskali pełny, uporządkowany wgląd w proces – bez konieczności każdorazowego udostępniania i wygasających linków. To dobry przykład tego, że nawet najlepsze zasady współpracy (patrz punkty 1–6 wyżej) potrzebują narzędzia, które na nie realnie pozwala – w tym m.in. Portalu Hiring Managera i raportów pokazujących, na którym etapie proces faktycznie utyka.
Wypróbujcie Portal Hiring Managera
Rekruter udostępnia kandydatów linkiem, hiring manager loguje się bez zakładania konta i od razu ocenia oraz komentuje profile – wszystko w jednym miejscu, zgodnie z RODO.
Trzy warunki płynnej współpracy rekruter–hiring manager
Chęci
Obu stron – rekrutera i hiring managera – do realnego usprawnienia współpracy.
Procedury
Ustalone wspólnie zasady: skala oceny, maksymalny czas na feedback, sposób zbierania wymagań.
Narzędzia
System, który wspiera te zasady – niekoniecznie musi to być ATS, może być arkusz lub tablica zadań.
Pytania z webinaru
Q
Czy szybkość i jakość feedbacku hiring managera powinny być metryką jego rocznej oceny?
Niekoniecznie w formie „straszenia” oceną roczną – skuteczniejsza bywa szczera rozmowa o tym, dlaczego szybka reakcja się opłaca (szybciej obsadzone stanowisko, mniej strat wynikających z wakatu). Część firm faktycznie mierzy responsywność hiring managerów i pokazuje ją w formie rankingu na forum zespołu – ale kluczowe jest wcześniejsze ustalenie konkretnych zasad (np. maksymalnie 48 godzin na feedback), do których można się potem odwoływać, zamiast każdorazowo gonić ludzi o odpowiedź.
Q
Jak przekonać hiring managera, który czeka na kandydatów, ale nie chce angażować się w proces?
Warto tłumaczyć konkretną wartość biznesową zaangażowania – szybsza rekomendacja oznacza szybciej obsadzony wakat i mniej strat wynikających z braku danej osoby w zespole. W Traffit sprawdził się podobny mechanizm: wewnętrzny eksperyment oparty na obserwacji, że najlepsi kandydaci znikają z rynku w ciągu 10 dni, doprowadził do wprowadzenia jawnej osi czasu odpowiedzi (np. informacja o rozmowie w ciągu 2 dni), publikowanej wprost w ogłoszeniu. Publiczna deklaracja terminu sprawiła, że hiring managerowie dotrzymywali go w 50–60% przypadków – bo nikt nie chciał wyjść na osobę, która nie dotrzymuje słowa danego kandydatom.
Sprawdź, jak wygląda współpraca z hiring managerami w Waszym procesie
Jeśli korzystacie już z Traffit, skontaktujcie się ze swoim opiekunem – pomoże ustawić dostępy i powiadomienia dla hiring managerów. Jeśli jeszcze nie, umówcie się na bezpłatną, niezobowiązującą rozmowę i sprawdźcie, gdzie w Waszym procesie faktycznie tkwi wąskie gardło.
