Praca rekrutera umożliwia kontakt z ludźmi, wspieranie talentów i karier, i daje sporo satysfakcji, kiedy wiesz, że to dzięki Tobie ktoś właśnie dostał wymarzoną pracę.
Ale jest też druga strona medalu. W procesie rekrutacji zawsze dochodzi do odrzucenia kandydatów, czyli momentu, w którym musisz kogoś poinformować o negatywnej decyzji, co nie jest wdzięcznym zadaniem. Sztuką jest przekazać to tak, by nie zniechęcić nikogo do Twojej firmy. Jak więc odmawiać z klasą?
Szanuj kandydata i jego czas
Niezależnie od tego, czy osoby zainteresowane Twoją firmą przejdą do następnego etapu, czy nie – informacja zwrotna to konieczność. Ba! Są i tacy, którzy chcą, by feedback był wymagany prawnie, o czym pisaliśmy na naszym blogu.
Jeśli już po dokumentach aplikacyjnych widzisz, że osoba nie spełnia Twoich kryteriów, przekaż negatywną informację zwrotną od razu i nie czekaj na zakończenie procesu zbierania CV. Czas to pieniądz, a czekając na informację zwrotną od Ciebie, Twoi kandydaci mogą odrzucać lub przekładać kolejne etapy rekrutacji w innych firmach.
Nie trzymaj ich w zawieszeniu tygodniami i poinformuj ich niezwłocznie o zmianie jego statusu w Twoim procesie rekrutacyjnym. Dobra komunikacja z kandydatami poprawia ich doświadczenie z Twoją marką (candidate experience) i tym samym działa na korzyść employer brandingu.
Ułatw sobie zadanie
W systemie TRAFFIT możesz w łatwy sposób informować kandydatów o odrzuceniu. Wystarczy, że wybierzesz danych kandydatów z listy i wyślesz do nich maila. Dzięki TRAFFIT każda wiadomość zostanie wysłana oddzielnie i będzie spersonalizowana.
Co więcej, nie musisz robić tego ręcznie. Możesz ustawić automatyczne powiadomienia, które będą wysyłane do kandydatów każdorazowo po oznaczeniu ich statusem Odrzucenie.
Wykorzystaj personalizację
Oczywiście wiadomości pozostaną spersonalizowane i będą zawierały dane rekrutacji, w której odrzuceni kandydaci brali udział. Możesz w pełni dostosować treść i moment wysłania wiadomości, a także nadawcę. Dzięki temu Twoja komunikacja z odrzuconymi kandydatami pozostanie spersonalizowana, a poświęcisz mniej czasu na jej prowadzenie.
Jak przekazać kandydatowi informację o odrzuceniu?
Sposób, w jaki przekażesz decyzję w przypadku odrzucenia kandydata ma ogromne znaczenie. Jest to trudny moment zarówno dla Ciebie, jak i kandydata – szczególnie, jeśli mogliście się już trochę lepiej poznać w trakcie spotkania rekrutacyjnego.
Pamiętaj o podstawach
Podziękuj za zainteresowanie pracą i Waszą ofertą oraz za przesłanie kandydatury na stanowisko.
Liczy się precyzja
Przekaż, co zadecydowało o odrzuceniu. Podczas tworzenia informacji zwrotnej zadbaj o precyzję i konkret – nawet jeśli zamykacie proces rekrutacji bez zatrudnienia kogokolwiek.
Zaznacz mocne strony kandydata, co pomoże przyjąć negatywny feedback. Powiedz, co dało się zauważyć w procesie rekrutacji – to cenne informacje na przyszłość.
Zadbaj o ton
Ważna jest spójność komunikacji. Jeśli wcześniej rozmawialiście w nieoficjalnym tonie, wykorzystanie gotowych formułek typu „z przykrością informuję o odrzuceniu Pańskiej kandydatury” nie jest dobrym punktem wyjścia. Warto poświęcić chwilę na przygotowanie ludzkiej, autentycznej wiadomości.
Zawsze podawaj kandydatowi powody odrzucenia
Większość kandydatów chce znać przyczynę odrzucenia w procesie rekrutacyjnym – bywa, że chodzi o ciekawość, ale w większości przypadków merytoryczny feedback motywuje ich do pracy nad sobą i unikania błędów w przyszłości.
Po rozmowie kwalifikacyjnej możesz być w stanie udzielić kandydatowi bardziej szczegółowych informacji.
Dodatkowo, odrzucony kandydat dzięki odpowiedniej informacji zwrotnej może lepiej zrozumieć niepowodzenie w danej rekrutacji i docenić poświęcony na feedback czas. Obecnie rekruterzy podają taką informację tylko na wyraźne życzenie kandydata, ale to się powoli zmienia.
Wykorzystaj powody odrzucenia do poprawienia procesów
Dodawanie notatki w momencie odrzuceniu kandydata pozwoli Ci nie tylko dać mu później konkretny feedback, ale również dokładnie przeanalizować najczęściej występujące przyczyny odrzucenia.
Jeśli częstą przyczyną odrzuceń kandydatów jest np. złe dopasowanie umiejętności kandydata do stanowiska, to warto rozważyć przebudowanie ogłoszeń lub formularzy aplikacyjnych.
Pokaż szacunek kandydatowi
Dla kandydata otrzymanie informacji o przyczynie odrzucenia to ważny sygnał, że firma zapoznała się dokładnie z jego aplikacją i przeanalizowała jego kandydaturę na dane stanowisko. Brak informacji zwrotnych jest gorszy niż negatywny feedback.
Pozostań z odrzuconym kandydatem w kontakcie
Brak zatrudnienia nie musi wcale oznaczać, że nie będzie zainteresowany innym stanowiskiem lub nie będzie chciał aplikować ponownie w przyszłości. Co zrobić, by kandydat nie zraził się po odrzuceniu aplikacji i miał pozytywne wrażenia z kontaktu z Twoją firmą?
- Podziękuj mu za proces rekrutacyjny i poinformuj go, że jego CV pozostaje w Twojej bazie na wypadek przyszłych rekrutacji,
- Podaj kontakt bezpośrednio do rekrutera, aby mógł zgłosić się do niego z pytaniami (np. o powód odrzucenia) i ewentualnymi uwagami,
- Poproś o udzielenie informacji zwrotnej,
- Pamiętaj o nim przy kolejnych rekrutacjach i zaproś do nowych procesów rekrutacyjnych. Dzięki temu będzie wiedział, że o nim pamiętasz! Dodatkowo, będziesz zwiększać swoją pulę kandydatów przy przyszłych rekrutacjach.
Jak możesz to zrobić za pomocą TRAFFIT?
Oprócz standardowego przeszukiwania profili możesz wygenerować listę osób, które brały udział w określonej rekrutacji i dotarły do wybranego etapu, np. do rozmowy telefonicznej z rekruterem.
Zapewnij odrzuconym kandydatom pozytywne candidate experience
Nie pozwól, by niepowodzenie kandydata w rekrutacji zniechęciło go do ponownego aplikowania w przyszłości! Skoro kandydat już raz do Ciebie zaaplikował, oznacza to że jesteś dla niego atrakcyjnym potencjalnym pracodawcą – niech nie zmienia w tej kwestii zdania 😉
Dzięki dbałości o każdy etap procesu rekrutacji możesz aktywnie poprawiać doświadczenie kandydata i przyciągać najlepsze talenty! Nie musisz podejmować tego wyzwania samodzielnie – nasz system rekrutacyjny pomoże Ci zautomatyzować część zadań i skupić się na ludziach.
