Nie od dziś wiadomo jak ważna w procesie rekrutacyjnym jest komunikacja z kandydatem. Mówiąc komunikacja, nie mam na myśli samego podziękowania za złożenie aplikacji, czy powrotu z feedbackiem po decyzji „na nie” (chociaż chciałabym, żeby takie minimum zawsze do kandydatów wracało).
Sprawdźmy zatem, jak słowo „komunikacja” jest definiowane w słowniku języka polskiego PWN: «przekazywanie i odbieranie informacji w bezpośrednim kontakcie z drugą osobą». Wyraźnie jest tu wskazane, że nie może to zatem być informacja tylko jednostronna, ale musi dawać możliwość interakcji.
I tu pojawia się cała trudność komunikacji dobrej, skutecznej i wpływającej na pozytywne odczucia kandydata. Ze strony aplikującego często przecież chodzi o to „czy nadal jest w grze”. Chyba każdy miał taką sytuację, w której mijały dni, gdy nie było wiadomo czy rekrutacja jest w toku, czy też może już wybrano jakiegoś innego kandydata. W pewnym sensie pokutuje takie poczucie, że czekanie na wiadomości od rekrutera to coś zupełnie normalnego.
Wiele osób w mało czytelnych procesach rekrutacyjnych ma obawy przed kontaktem z „drugą stroną”. A taki kontakt może być bardzo owocny. Przecież kto inny jak nie kandydat może nam opowiedzieć o swoim doświadczeniu i odczuciach względem naszego procesu, a także ocenić i wskazać rzeczy które jego zdaniem można poprawić. Jeśli nie mamy przestrzeni do wzajemnej komunikacji, te informacje są nieosiągalne.
Tylko jak w całym natłoku zadań, obowiązków, rozmów rekrutacyjnych znaleźć jeszcze czas na regularne informowanie o postępach w procesie rekrutacyjnym? Jak znaleźć przestrzeń na odpowiedzi do wiadomości zwrotnych? Jak dbać o relacje, nie zaniedbując innych obszarów i nie dając się zwariować?
Z pomocą przychodzą narzędzia, których zadaniem jest wsparcie rekrutera i odciążenie na tyle, na ile jest to możliwe. I przechodzimy tutaj do komunikacji automatycznej. Jej zadaniem, prócz informowania kandydata o postępie w procesie rekrutacyjnym, jest możliwość nawiązywania relacji z nami jako pracodawcą. Dlatego ważne jest, jak ona będzie zaprezentowana. Odpowiadanie na suche wiadomości automatyczne nie jest ulubioną czynnością kandydatów, bo czy jest ktoś, kto lubi pisać z botem? Tak właśnie najczęściej są odbierane niedbale przygotowane szablony.
Jak zatem stworzyć dobrą, ale jednak automatyczną komunikację?
- Uciekaj od tradycyjnie przyjętych, sztywnych i bezosobowych treści
- Konkretnie przekazuj to, co chcesz przekazać
- Daj możliwość komunikacji zwrotnej
- Cały czas pamiętaj, że po drugiej stronie jest człowiek, dla którego być może ta wiadomość to „być albo nie być”
Zastanawiasz się jak zrobić, aby tego typu wiadomości wychodziły automatycznie? Służę pomocą wraz z Traffitem! Zostawiam Ci kilka przykładów na ciekawe i niesztampowe wykorzystanie komunikacji automatycznej:
- Podziękowanie za złożenie aplikacji
- Wiadomość o przejściu do kolejnego etapu z prośbą o wykonanie zadania
Całą masę pomysłów, ściągawek znajdziesz tutaj: https://www.traffit.com/pl/szablony-emaili-rekrutacyjnych/
Komunikacja automatyczna ma to do siebie, że jeśli raz odrobisz pracę domową i przyłożysz się do jej stworzenia, to będzie owocować oszczędnością czasu w przyszłości. Zastanów się wpierw na jakich etapach rekrutacji, co chcesz przekazywać. Czy komunikacja ma być formalna, czy nieformalna? Czy dla każdego procesu rekrutacyjnego ma być jednakowa? Czy potrzebujesz jakichś dodatkowych materiałów np. linku do zadania rekrutacyjnego, ankiety?
Jak już wszystko masz obmyślone, to do dzieła! Jak pokazałam powyżej, komunikacja automatyczna nie musi być nudna, standardowa i odpychająca. Może ona zostać przyjacielem Twoim i kandydatów. Pozwoli Ci zaoszczędzić tak cenny czas, zadba o relacje z kandydatami, da im poczucie „zaopiekowania” w procesie, ale też wyróżni firmę na tle konkurencji. Wszystko to razem będzie owocować opinią pracodawcy, z którym i dla którego chce się pracować.
