Czy ciągle wpisujesz ręcznie każdą wiadomość wysyłaną do kandydata? Sprawdź oferowane szablony e-maili rekrutacyjnych i zautomatyzuj komunikację.
Dlaczego szablony emaili rekrutacyjnych są skuteczne?
Szablony są powszechnie stosowane we współczesnej komunikacji. Właściwie możesz natknąć się na nie wszędzie – od potwierdzenia zamówienia w e-commerce po szablony używane przez handlowców. Umożliwiają płynną i szybką komunikację z klientami. Nie wahaj się więc by zaadaptować takie podejście w rekrutacji! Szablony wiadomości mailowych przyniosą mnóstwo korzyści, gdy zechcesz zająć się swoimi ofertami pracy.
Oszczędność czasu
Przepisywanie przez cały czas tej samej wiadomości nie ma wielkiego sensu i stanowi ogromną stratę twojego czasu. Lepiej i efektywniej jest mieć szablon jako punkt wyjścia lub zautomatyzować komunikację.
Spójność komunikacji
Szablony wiadomości pomagają utrzymać doświadczenie kandydata na stabilnym i możliwie najbliższym doskonałości poziomie. Bez względu na czynniki, na które nie masz wielkiego wpływu, takie jak stres, presja czasu lub po prostu gorszy dzień, nie ma obaw, że znajdą one swoje odzwierciedlenie w komunikacji z kandydatem. Gotowe szablony pomagają unikać błędów, pomagają upewnić się, że wszystkie niezbędne informacje zostały zawarte w wiadomościach i wreszcie pozwalają utrzymać wysoki poziom komunikacji, co jest szczególnie istotne w wiadomościach o odrzuceniu kandydata.
Szablony stanowią doskonały punkt wyjścia dla początkujących rekruterów i osób nowozatrudnionych – mogą one dzięki szablonom bardziej płynnie odnaleźć się w nowej roli i pewniej się komunikować.
Każdy otrzymuje informację zwrotną
Czy porzuciłeś już używanie formuły „skontaktujemy się tylko z najlepszymi kandydatami”? Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, szablony e-maili rekrutacyjnych są po to, by ci pomóc. W ten sposób wszyscy kandydaci biorący udział w twoim procesie rekrutacyjnym otrzymają stosowne odpowiedzi, a ty będziesz w stanie poinformować odrzuconych kandydatów przynajmniej o spełnieniu stawianych kryteriów, co pozwoli im skupić się na innych procesach rekrutacyjnych.
Pierwszy krok do automatyzacji
Czy wiesz, że za pomocą szablonów możesz również zautomatyzować proces wysyłania wiadomości? Możesz zdecydować, na jakim etapie twoi kandydaci powinni otrzymywać wiadomości za pomocą systemu śledzenia kandydatów. Na przykład możesz ustawić automatyczne wysyłanie kandydatom określonego zadania rekrutacyjnego w chwili, gdy przenosisz swojego kandydata z jednego etapu do drugiego.
Jakie są rodzaje wiadomości rekrutacyjnych?
Nie potrzebujesz szablonu e-maili rekrutacyjnych dla każdej wysyłanej wiadomości, ale niektóre ich rodzaje są szczególnie przydatne.
Aplikacja
Ten rodzaj wiadomości pozwala informować kandydata na bieżąco o tym, co dzieje się z jego aplikacją. Na przykład, kiedy kandydat aplikuje na wolne stanowisko w twojej firmie, na pewno zechce wiedzieć, czy jego dokumenty zostały skutecznie dostarczone. W mailu aplikacyjnym możesz potwierdzić przyjęcie dokumentów i poinformować kandydata, jaki jest przybliżony harmonogram procesu rekrutacyjnego. To z pewnością pomoże w jasnym określeniu oczekiwań, a przy tym jest drobną rzeczą, którą możesz zrobić, aby poprawić doświadczenie kandydata.
Rozmowa kwalifikacyjna
Szablony to najłatwiejszy sposób, by odpowiednio zaplanować rozmowy kwalifikacyjne. Do wiadomości zalecamy dodanie łącza do wybranego narzędzia do planowania — naszego wbudowanego planera lub zewnętrznego narzędzia, takiego jak Calendly. Dzięki temu łatwo unikniesz mailowego ping-ponga, a kandydat będzie mógł bez zbędnej presji wybrać wygodny dla siebie termin rozmowy. Upewnij się również, że podajesz konkretne szczegóły dotyczące samej rozmowy kwalifikacyjnej. Na przykład czy będzie to krótka rozmowa telefoniczna? Czy dołączy do Ciebie jeden czy dwóch kolegów? Spróbuj wyobrazić sobie wszystkie wątpliwości, jakie mogą mieć kandydaci i ustosunkuj się do nich w swojej wiadomości.
Później możesz wysłać kolejną, potwierdzającą wiadomość e-mail z linkiem do spotkania, jeśli prowadzisz szybką rozmowę na Zoom, lub ze szczegółami dotyczącymi osobistej rozmowy kwalifikacyjnej. Nawet jeśli uzgodnisz wcześniej wszystkie szczegóły podczas rozmowy telefonicznej, taka wiadomość porządkująca może okazać się bardzo przydatna kandydatowi.
Zadanie rekrutacyjne
Zadanie rekrutacyjne to jedna z kilku metod weryfikacji kandydatów. Przygotowując szablony e-maili rekrutacyjnych, które są wysyłane wraz z zadaniem rekrutacyjnym, pamiętaj o uwzględnieniu następujących składowych:
- samo zadanie,
- ostateczny termin realizacji zadania,
- informacja o tym, z jakich zasobów kandydaci mogą korzystać, a z jakich nie mogą (tylko jeżeli ma to zastosowanie – w TRAFFIT nie stawiamy takich ograniczeń),
- zachęta do zadawania pytań.
Tutaj również możesz dodać e-mail przypominający – najlepiej wysyłany tuż przed i po terminie realizacji zadania. Życie się toczy się swoim rytmem i być może twoi kandydaci po prostu nie byli w stanie wysłać rozwiązania wcześniej. Taka pomocna dłoń może oszczędzić jakiś cenny talent przed odrzuceniem z procesu.
Pozyskiwanie kandydatów
Na etapie pozyskiwania kandydatów szablony wiadomości mailowych pomagają jedynie zachować właściwą strukturę wiadomości. Możesz w nich umieścić informacje, jakie bezsprzecznie powinny zostać tam zawarte, ale pamiętaj, że w tym przypadku jest to tylko zarys wiadomości.
Przy każdej tego rodzaju wiadomości powinieneś ją odpowiednio spersonalizować i dodać powód, dla którego chcesz się skontaktować z tą konkretną osobą. Na przykład, czy to dlatego, że brała udział w ekscytujących projektach, a ty masz coś podobnego do zaoferowania? A może twój zespół inżynierów jest pod ogromnym wrażeniem wiedzy specjalistycznej tej osoby? Spójrz raz jeszcze na szczegóły swojej oferty pracy i spróbuj znaleźć najbardziej pasującą do tego kandydata rzecz. Pomyśl o tym jako o jednym z e-maili sprzedażowych – twoim zadaniem jest pokazanie, dlaczego dana oferta pracy byłaby interesująca dla tego właśnie kandydata. Z tego powodu każdy e-mail powinien być inny. Dostosuj informacje w oparciu o profil kandydata na LinkedIn lub w innych serwisach i pomyśl o wspólnych mianownikach. Na tej podstawie zdecyduj, co będzie stanowiło dla kandydata szczególnie istotne informacje.
Unikaj wysyłania zaproszeń na szybką rozmowę lub linku do opisu stanowiska bez wykazania, że faktycznie poświęciłeś choć chwilę na poznanie profilu kandydata. Najlepsi kandydaci otrzymują codziennie kilka wiadomości tego typu i często nawet nie zerkają na temat wiadomości, ponieważ większość z nich oznacza tylko stratę czasu.
Tworzenie oferty
W końcu znalazłeś idealnego pracownika do twojej firmy! Czas na wiadomość z ofertą. Zwykle w tego rodzaju mailu ofertowym potwierdzasz wszystkie szczegóły dotyczące oferty pracy i udowadniasz, jak bardzo jesteś zadowolony, że dana osoba dołączy do twojej firmy.
Możesz również przygotować szablon wiadomości do wysyłania już po tym, jak kandydat zaakceptuje twoją ofertę. Byłby to wówczas szablon e-maila zarówno rekrutacyjnego, jak i wprowadzającego. W takiej wiadomości informujesz przyszłego pracownika o tym, co go czeka w nadchodzących tygodniach. Nie zapomnij też wysłać e-maila kilka tygodni później, tuż przed rozpoczęciem jego pracy w twojej firmie. Pamiętaj, aby podać wszystkie kluczowe informacje – to jeden z elementów idealnego onboardingu pracownika.
Odrzucenie kandydata
To kategoria wiadomości, która wymaga twojej wzmożonej uwagi. Jeżeli uda ci się właściwie zakomunikować odrzucenie kandydata z procesu rekrutacyjnego, możesz z powodzeniem utrzymać go w puli swoich kandydatów, a kto wie, może także zrekrutować ich w przyszłości. Po odrzuceniu możesz dalej dbać o swoich kandydatów i utrzymywać z nimi dobre relacje, co ułatwi ci pozyskiwanie talentów w przyszłości. Dowiedz się więcej o korzystaniu z puli talentów.
Możesz również przygotować kilka różnych szablonów wiadomości e-mail z odrzuceniem kandydata w zależności od przyczyn odrzucenia. Takich szablonów możesz później użyć w automatyzacji wiadomości w ATS.
Przeczytaj, jak pisać e-maile o odrzuceniu kandydata.
Zgoda RODO
Jeżeli masz kandydatów z UE, do procesów potrzebujesz ich zgody na przetwarzanie danych osobowych. Jeżeli masz zgodę kandydata tylko na dany proces rekrutacyjny lub zbliża się termin jej wygaśnięcia, możesz poprosić o przedłużenie takiej zgody.
Jak przygotować jedyne w swoim rodzaju szablony e-maili rekrutacyjnych?
Wypunktuj najczęściej powtarzające się sytuacje
Przyjrzyj się procesowi rekrutacji i zidentyfikuj sytuacje, w których zwykle wysyłasz podobne wiadomości. W naszych procesach byłyby to następujące punkty:
- potwierdzenie otrzymania aplikacji,
- zaproszenie na rozmowę o pracę,
- e-mail z potwierdzeniem rozmowy kwalifikacyjnej,
- wiadomość o zadaniu rekrutacyjnym,
- odrzucenie kandydata z różnych powodów,
- potwierdzenie oferty.
Jeżeli korzystasz z ATS, a poszczególne etapy twojej rekrutacji są już w nim właściwie zorganizowane, zdecydowanie łatwiej ustalisz, kiedy wysyłasz najwięcej wiadomości.
Przejrzyj swoje zwykłe e-maile
Zbierz wiadomości, które zwykle wysyłasz. Jeśli pracujesz w zespole, czy to w agencji rekrutacyjnej, czy w zespole rekrutacyjnym, zbierz także e-maile od innych osób. Dzięki wielu przykładom e-maili rekrutacyjnych będziesz mógł stworzyć jeszcze lepsze szablony.
Wybierz najlepsze elementy
Znajdź w e-mailach to, co się wyróżnia. Zwróć uwagę na sformułowania, treść, tematy wiadomości i wszelkie inne składowe e-maili. Sprawdź także o co pytają twoi byli kandydaci – to będą podpowiedzi, co należy dodać lub lepiej sformułować w szablonie wiadomości.
Złóż elementy w całość
Nadszedł czas, by zacząć tworzyć pierwsze szkice! Nie oczekuj, że twoje wiadomości będą od razu doskonałe – to część procesu twórczego, któremu trzeba dać trochę czasu, by przyniósł wymierne i długofalowe korzyści. Co ważne, zawsze możesz zaktualizować swoje szablony, gdy w przyszłości pojawią się nowe pomysły lub potrzeba zmiany.
Niech odzwierciedla Twoją firmę
E-mail rekrutacyjny to jeszcze jedno miejsce, w którym odzwierciedla się twoja marka pracodawcy. Niezależnie od tego, czy zwracasz się do aktywnych aplikujących czy do kandydatów pasywnych, sposób komunikacji musi być spójny z kulturą twojej firmy.
Sprawdź, jak komunikujesz się na swojej stronie kariery i przeczytaj szablony e-maili. Czy coś może zabrzmieć jak zgrzyt w uszach kandydatów? Na przykład formalny ton komunikacji nie sprawdzi się, jeżeli twoja firma jest z założenia wyluzowana.
Gdzie szukać inspiracji?
W TRAFFIT przygotowaliśmy zestaw szablonów e-maili rekrutacyjnych, zawierający przykłady e-maili dla odrzuconych kandydatów. Pobierz te szablony za darmo, dostosuj je do swoich potrzeb wraz ze swoim zespołem i wykorzystaj!
Upewnij się też, że jesteś w kontakcie z innymi osobami z twojej firmy. Rekrutacja ma wiele wspólnego ze sprzedażą – między innymi w kwestii tzw. cold e-mails. Może twój zespół sprzedaży wdrożył już szablony wiadomości i może podzielić się z tobą dobrymi praktykami?
Automatyzacja? Tak, poproszę
Dzięki TRAFFIT możesz skonfigurować własny zestaw typowych powodów odrzucenia kandydata, takich jak na przykład niski poziom znajomości języka, słabe dopasowanie do kultury organizacyjnej lub oczekiwania dotyczące wynagrodzenia, których nie możesz spełnić, i dodać do nich odpowiednie szablony wiadomości. W ten sposób nie tylko będziesz dysponować pełnym przeglądem statystyk odrzuceń w danej rekrutacji, ale także kandydaci otrzymają właściwą wiadomość.
To rozwiązanie jest łatwiejsze w użyciu na wczesnym etapie rekrutacji – do wiadomości, w których nie umieszczasz szczegółowych informacji zwrotnych. Jednak możesz również użyć tej struktury, aby podtrzymać bieżący kontakt z kandydatami i dać im znać, że mogą spodziewać się szczegółowych informacji w następnej wiadomości.
Zamiast podsumowania – nasze własne spostrzeżenia
W naszych procesach rekrutacyjnych w TRAFFIT od dłuższego czasu wykorzystujemy z powodzeniem szablony e-maili rekrutacyjnych oraz automatyzację. Chętnie podzielimy się kilkoma wskazówkami!
Użyj opisowych nazw
Nie ma nic gorszego niż przejrzenie listy szablonów i całkowity brak pojęcia, co w nich jest. Upewnij się, że twój szablon otrzymał właściwą nazwę, abyś ty i członkowie twojego zespołu nie musieli go otwierać, aby dowiedzieć się, jakiej wiadomości dotyczy.
Uważaj na formy gramatyczne
Jaki jest najczęstszy błąd podczas korzystania z szablonów? Używanie niewłaściwych form gramatycznych. Twoja komunikacja z kandydatem powinna być osobista. Dopóki nie jest prawdopodobne, że uda Ci się dodać szczegóły do każdej wiadomości, nie powinieneś zadzierać z gramatyką. Jest to szczególnie widoczne, jeżeli język twojej wiadomości zawiera różne formy rodzaju gramatycznego, męskiego i żeńskiego. W większości przypadków możesz używać formularzy, które pozostają takie same, niezależnie od tego, kto jest czytelnikiem. Możesz także przygotować więcej wersji tekstu, jednak należy pamiętać, że stanowi to dodatkowy aspekt złożoności twojej codziennej pracy.
Przetestuj ustawienia
Stworzenie idealnej wiadomości jest ważne, ale sposób jej wysłania może przyczynić się do sukcesu lub go zburzyć. Jeżeli zdecydujesz się na automatyzację, upewnij się, że sprawdziłeś ustawienia i to, jak wygląda wiadomość po wysłaniu. Wśród ustawień można znaleźć na przykład podpis e-maila – aby kandydat nie dostał e-maila od kogoś, kogo nie zna. Zerknij też na temat wiadomości i sprawdź, czy rzeczywiście pasuje do właściwego tekstu. Ten błąd jest naprawdę łatwy do popełnienia. Możemy skorzystać również ze zmiennych takich jak tytuł stanowiska czy nazwisko kandydata, które są ładowane bezpośrednio z ATS. Możesz umieścić je zarówno w kopii, jak i w temacie. Jeśli pracujesz w agencji, możesz również użyć nazwy firmy jako zmiennej.
