Jak napisać doskonałą wiadomość o odrzuceniu kandydata

06/07/2022
Masz problem z dostarczaniem złych wieści kandydatom? Nic dziwnego – dla żadnej strony nie jest to miła sytuacja. Powiadomienie o odrzuceniu jest trudne, ale
Zuza Dora
Zuza Dora
Content Specialist w TRAFFIT
Udostępnij:
Treść
    Add a header to begin generating the table of contents

    Masz problem z dostarczaniem złych wieści kandydatom? Nic dziwnego – dla żadnej strony nie jest to miła sytuacja. Powiadomienie o odrzuceniu jest trudne, ale jest integralną częścią każdego procesu selekcji kandydatów.

    W tym artykule dowiesz się:

    • dlaczego tworzenie e-maila o odrzuceniu kandydata wpływa na procesy rekrutacyjne,
    • jak przekazać kandydatowi informację o negatywnej decyzji,
    • jak korzystać z szablonów wiadomości e-mail o odrzuceniu kandydata, aby zwiększyć swoją wydajność.

    Dlaczego wysyłanie e-maili o odrzuceniu jest istotne?

    Jedną z najgorszych praktyk rekrutacyjnych jest brak wiadomości do kandydata o tym, że jego aplikacja została odrzucona, a także brak jakichkolwiek konstruktywnych informacji zwrotnych. Firmy często nie chcą komunikować odrzuconym kandydatom swojej decyzji i to nawet wtedy, kiedy proces rekrutacji obejmował dwie lub trzy kolejne rozmowy – w rezultacie wybierają ghosting.

    Niektórzy zakładają bowiem, że brak informacji to też informacja, z jasnym przekazem. Cóż, rzeczywiście tak jest, jednak nie taki komunikat firmy chcą przekazać kandydatom. Kiedy więc informujesz kandydatów o ich niepowodzeniu w procesie rekrutacji, jaki komunikat zawierasz między wierszami swojej wiadomości?

    Zobaczmy, dlaczego warto wysyłać e-maile o odrzuceniu kandydata.

    Pokaż, że szanujesz swoich kandydatów

    Niewysłanie tego jednego krytycznego e-maila zagrozi całemu doświadczeniu kandydata w procesie, i to zapewne bardziej niż jakakolwiek inna rzecz, która może się wydarzyć. Nawet jeżeli kandydaci zostaną odrzuceni już na początku procesu, pamiętaj, że zainwestowali swój czas i wysiłek. Niezależnie od tego, czy tylko wypełnili formularz zgłoszeniowy, czy poprawiali swoje CV, czy przesyłali jakiekolwiek materiały potrzebne do pierwszego etapu, Twoja wiadomość pokazuje, że doceniasz ich zainteresowanie pracą.

    Ponadto, zazwyczaj Twoi kandydaci biorą udział równolegle w kilku procesach rekrutacyjnych. Tak więc poinformowanie ich w porę, że nie dotarli do następnego etapu, pozwoli im ruszyć naprzód w poszukiwaniach na rynku pracy, by ostatecznie otrzymać wymarzoną posadę.

    Spraw, by proces rekrutacji był przejrzysty

    W większości dziedzin naszego życia jesteśmy natychmiast powiadamiani praktycznie o wszystkim, co chcielibyśmy wiedzieć: od statusu naszych zamówień na Zalando, po lokalizację kierowcy Ubera, na którego czekamy. Dlatego kandydaci także chcieliby wiedzieć co dzieje się z ich aplikacją w procesie rekrutacyjnym – przede wszystkim, czy zostali odrzuceni.

    Możesz stworzyć cały zestaw wiadomości wysyłanych do kandydatów, aby mieli aktualną wiedzę o tym, co wydarzy się na kolejnych etapach w procesie rekrutacji. Z ATS pod ręką jest to dziecinnie łatwe – właściwie skonfigurowana automatyzacja zdejmuje to wszystko z Twoich barków.

    [xyz-ihs snippet=”Banner-PL”]

    Jeżeli chcesz zacząć metodą małych kroków, stworzenie e-maila odrzucającego kandydata będzie absolutnym must-have.

    Dbaj o relacje z kandydatami

    Jeżeli pracujesz w rekrutacji już od dłuższego czasu to zapewne dobrze wiesz, że trudna do uchwycenia idea budowania relacji z kandydatami przynosi bardzo wymierne korzyści w dłuższej perspektywie czasowej. Korzystają na tym obie strony – Ty możesz pracować wydajniej, a kandydat czy kandydatka dostaje naprawdę ciekawe oferty pracy.

    Warto pamiętać, że ludzie dużo rozmawiają o procesach rekrutacji ze swoimi znajomymi i mogą w takich rozmowach opowiadać się za lub przeciw Twojej firmie – to jest jedna z tych sytuacji, gdzie inwestycja w candidate experience wpływa na Twoją markę pracodawcy.

    Upewnij się zatem, że Twoi kandydaci otrzymają doskonały e-mail o odrzuceniu i spójrz na te relacje z szerszej perspektywy niż tylko obecny proces rekrutacji.

    Zatrzymaj kandydatów do przyszłych procesów rekrutacyjnych

    W dzisiejszych czasach, kiedy relacje z kandydatami nabierają coraz większego znaczenia, sposób, w jaki odrzucasz ich z procesu decyduje o tym, czy wrócą do Ciebie w przyszłości. Nie pal za sobą mostów – pozytywne doświadczenie kandydatów sprawi, że chętniej wrócą oni przy okazji przyszłych rekrutacji na inne stanowiska, być może wówczas z umiejętnościami i wiedzą, które odpowiedzą na Twoje zapotrzebowanie.

    Jest to kluczowy element podczas powiększania puli talentów. Przechowywanie danych kandydatów w jednym, łatwym do przeszukiwania systemie i posiadanie uprawnień do łączenia się z nim to dopiero połowa sukcesu. Nie mniej ważnym elementem jest zapewnienie, że kandydaci z puli talentów dobrze i miło Cię zapamiętają.

    Sprawdź zatem, jak poinformować kandydata o odrzuceniu i pozostawić dobre wrażenie.

    Jak napisać e-mail o odrzuceniu kandydata?

    Nie przepraszaj

    Może się wydawać, że przeprosiny będą świetnym sposobem na złagodzenie przekazu, ale jest to bezsprzecznie złe rozwiązanie. Twoim zadaniem jest przede wszystkim znalezienie kandydata, który ściśle odpowiada wymaganiom postawionym w Twojej ofercie pracy. Wyobraź sobie, że odrzucony kandydat nie ma umiejętności, których Ty poszukujesz, lub po prostu inny kandydat po dokładnym zapoznaniu się z aplikacjami i po rozmowie kwalifikacyjnej lepiej spełnia Wasze wymagania.

    Jeżeli tak jest, to w wszystko powinno być jasne – nie ma w tym nic osobistego, nic za co trzeba przepraszać. Kandydaci doskonale zdają sobie z tego sprawę, zatem jakiekolwiek przeprosiny będą brzmiały jak zbędny i wymuszony frazes, co może negatywnie wpłynąć na odbiór wiadomości. Wysyłając taką negatywną informację zwrotną, oszczędzisz wszystkim nadmiarowych emocji.

    W powyższym przykładzie listu odmownego nie znajdziesz żadnych przeprosin, a tylko bezpośredni powód, dla którego nie możesz zatrudnić tego kandydata.

    Możesz skopiować i użyć tego szablonu wiadomości e-mail o odrzuceniu kandydatury.

    Dbaj o precyzję

    ​​Twój e-mail o odrzuceniu kandydata może mu pomóc w poszukiwaniu pracy – taką rolę spełnia uzasadnienie odrzucenia. Przekaż odrzuconym osobom co nie zadziałało jak powinno i podaj precyzyjną przyczynę odrzucenia, a otrzymają one przydatne w przyszłości informacje.

    W powyższym przykładzie kandydaci otrzymują jasną informację o tym, dlaczego nie pasują na dane stanowisko. Zadbaj, by Twoje maile zawierały jasny powód odrzucenia i konkretny feedback.

    Możesz skopiować i użyć tego szablonu wiadomości e-mail o odrzuceniu kandydatury.

    Pamiętaj, że warto wymienić też mocne strony kandydata – na pewno zostanie to docenione. Mimo tego, że kandydat nie przeszedł do kolejnego etapu rekrutacji, taka informacja zwrotna dobrze wpłynie na jego pozostałe rozmowy kwalifikacyjne.

    Być może wpływając na doświadczenie kandydata w ten dwojaki sposób sprawisz, że wróci on do Ciebie w innym momencie z pożądanymi umiejętnościami. To znacząco pomaga budować bazę pod przyszłe rekrutacje i naprawdę się opłaca! W TRAFFIT doświadczyliśmy tego bezpośrednio podczas obsadzania stanowisk IT i Customer Success. Nawet jeżeli w danym procesie rekrutacyjnym nie będzie idealnego dopasowania kandydata, zawsze może się to zmienić w przyszłości.

    Zasady dotyczące konstruowania informacji zwrotnych różnią się w zależności od zespołu. Jeżeli jesteś w stanie przekazać takie informacje, najlepiej zawierające także szczegóły od kierownika rekrutacji, to dokonujesz ogromnej inwestycji w swoje przyszłe możliwości. Przedstawienie takiej perspektywy utrzymywania relacji na wypadek przyszłych rekrutacji może przekonać Twojego hiring managera.

    Pisz do człowieka

    Zaczęliśmy od „nie przepraszaj”, ale trzeba też przyznać, że poinformowanie kogoś o niepowodzeniu nie jest najmilszą rzeczą do zrobienia ani najlepszą wiadomością do otrzymania. Dlatego chcesz, aby Twój e-mail o odrzuceniu brzmiał tak ludzko, jak to tylko możliwe. Postaraj się zakończyć pozytywnie, ale upewnij się, że brzmi to autentycznie.

    Jeżeli rzeczywiście tego chcesz, możesz zachęcić kandydatów do pozostania w kontakcie – albo do ponownego aplikowania w przyszłości, albo poprzez udzielenie Tobie zgody na skontaktowanie się w przyszłych procesach rekrutacyjnych. Warto życzyć im również powodzenia w przyszłych poszukiwaniach pracy.

    Wróćmy do przykładu problemu relokacji. Tekst, który znajdziesz w tym szablonie e-maila o odrzuceniu kandydata, możesz również wypowiedzieć podczas rozmowy telefonicznej lub bezpośredniej. To jest dobry sprawdzian tego, jak brzmi Twoja wiadomość.

    Możesz skopiować i użyć tego szablonu wiadomości e-mail o odrzuceniu kandydatury.

    Doceń wysiłek

    Im dalej w procesie aplikacyjnym znajduje się dana osoba poszukująca pracy, tym więcej wkłada w to wysiłku. Podziękuj odrzuconemu kandydatowi za poświęcony czas, zwłaszcza jeżeli zaszedł daleko w procesie rekrutacji.

    Poproś o feedback

    E-mail o odrzuceniu kandydata to również miejsce, gdzie możesz poprosić o informację zwrotną o procesie aplikacyjnym. Kiedy uzyskasz ją zarówno od kandydatów, którzy odnieśli sukces, jak i tych, którzy odpadli w procesie, otrzymasz pełny obraz procesu rekrutacji.

    Nawet jeżeli kandydat czuje się rozgoryczony z powodu niepowodzenia, najlepiej jest poprosić o informację zwrotną tak wcześnie, jak to tylko możliwe. Twoi kandydaci zapewne biorą dalej udział w różnych procesach i wkrótce mogą zapomnieć o niektórych szczegółach.

    Szczegóły techniczne

    Przemyśl temat

    Przy tworzeniu e-maila z odmową wymyślenie odpowiedniego tematu jest pierwszym wyzwaniem, z jakim przyjdzie Ci się zmierzyć. Niektóre firmy stawiają na prostotę, podając tylko nazwa stanowiska i nazwę firmy – dwa niezbędne elementy. Możesz jednak pokusić się o dodanie takiego zwrotu jak „Dziękujemy za zgłoszenie”.

    Spraw, by łatwo się czytało

    Wyobraź sobie co czuje się osoba w chwili otrzymania e-maila zawierającego informację o odrzuceniu. Czujesz to zdenerwowanie? Silne emocje utrudniają skupienie się na treści wiadomości. Dlatego jako nadawca zadbaj o jasny i przejrzysty przekaz. Używaj prostego formatowania, odstępów i zrozumiałego słownictwa.

    Sprawdź dokładnie podpis i nadawcę

    Te szczegóły, jeżeli zostaną zlekceważone, mogą pogrążyć nawet najlepszy e-mail o odrzuceniu kandydata. Wyobraź sobie e-maila o odrzuceniu wysłanego z adresu [email protected] lub podpisanego przez osobę, której kandydat nie spotkał w tym procesie.

    Pamiętaj o analizie po zakończeniu rekrutacji

    Po procesie rekrutacyjnym warto poświęcić chwilę i przeanalizować reakcję kandydatów po informacji o negatywnej decyzji. Ten czas zwróci się w kolejnych rekrutacjach, gdzie będziesz lepiej powiadamiać o negatywnym wyniku rozmowy rekrutacyjnej.

    Ślij szybko

    Co jest gorsze niż firma, która nie informuje o odrzuceniu kandydata z procesu rekrutacyjnego? Ta, która robi to po kilku miesiącach głuchej ciszy. Ustal terminy lub maksymalny czas oczekiwania na odpowiedź i trzymaj się tych ustaleń.

    Jeżeli potrzebujesz wyjaśnić swojemu hiring managerowi dlaczego jest to tak istotne, tu znajdziesz wskazówki: Jak zaangażować Hiring Managera w proces rekrutacyjny?

    Szablony wiadomości o odrzuceniu – czy warto z nich korzystać?

    Tyle informacji może Cię przytłoczyć. Istnieje sposób zarówno na poprawę komunikacji z kandydatami, jak i poszanowanie Twojego czasu pracy, a jest nim sprytne korzystanie z szablonów. Taki wzór wiadomości ułatwia pracę i może być wykorzystany w kolejnych procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez Twój zespół.

    Usprawnij proces rekrutacyjny

    Przepisywanie przez cały czas tej samej wiadomości nie ma wielkiego sensu i stanowi ogromną stratę czasu. Lepiej i efektywniej jest traktować szablon jako punkt wyjścia lub zautomatyzować komunikację. Gotowe szablony pomagają unikać błędów i pozwalają utrzymać wysoki poziom komunikacji, co jest szczególnie istotne w wiadomościach o odrzuceniu kandydata.

    Szablony wiadomości o odrzuceniu

    Doskonała wiadomość jest taka, że nie musisz już tworzyć wiadomości o odrzuceniu samodzielnie!

    W TRAFFIT przygotowaliśmy zestaw szablonów e-maili rekrutacyjnych, zawierający przykłady e-maili dla odrzuconych kandydatów. Pobierz te szablony za darmo, dostosuj je do swoich potrzeb wraz z zespołem i wykorzystaj!

    Automatyzacja wysyłania wiadomości

    Szablony pomagają w szybszym przygotowywaniu wiadomości, ale czy wiesz, że możesz również zautomatyzować także ich wysyłanie? Dzięki systemowi śledzenia kandydatów możesz ustawić automatyczne wiadomości e-mail, które będą wysyłane, gdy kandydat przejdzie do kolejnego etapu procesu rekrutacji. Dzięki TRAFFIT możesz skonfigurować własny zestaw typowych powodów odrzucenia kandydata, takich jak na przykład niski poziom znajomości języka, słabe dopasowanie do kultury organizacyjnej lub oczekiwania dotyczące wynagrodzenia, których nie możesz spełnić, i dodać do nich odpowiednie szablony wiadomości. W ten sposób nie tylko będziesz dysponować pełnym przeglądem statystyk odrzuceń w danej rekrutacji, ale także kandydaci otrzymają właściwą wiadomość.

    To rozwiązanie jest łatwiejsze w użyciu na wczesnym etapie rekrutacji – do wiadomości, w których nie umieszczasz szczegółowych informacji zwrotnych. Jednak możesz również użyć tej struktury, aby podtrzymać bieżący kontakt z kandydatami i dać im znać, że mogą spodziewać się szczegółowych informacji w następnej wiadomości.

    [xyz-ihs snippet=”Banner-PL”]

    To, jak traktujesz ludzi, w tym kandydatów do pracy, daje jasny komunikat na zewnątrz o Twojej firmie i jej wartościach. Nie przegap okazji, by pokazać, że jesteś profesjonalną i szanującą się firmą.

    Wypróbuj TRAFFIT za darmo przez 14 dni
    Już ponad 5000 rekruterów w 15 krajach korzysta z TRAFFIT. Teraz kolej na Ciebie.