Praca nad candidate experience, czyli doświadczeniem kandydata, zaczyna się już na etapie planowania rekrutacji. Przemyślenie kilku zasad i szczególnych sytuacji usprawni Twój proces rekrutacyjny oraz pomoże Ci szybciej podejmować decyzje. To wszystko przełoży się na poprawianie poziomu doświadczeń, które zapewniasz kandydatom i kandydatkom!
Na co zwrócić uwagę podczas planowania rekrutacji? Czytaj dalej!
Przydatne pytania przy planowaniu rekrutacji
Zadawanie odpowiednich pytań często jest kluczem do sukcesu – potwierdza się to także w przypadku planowania rekrutacji. Poniżej znajdziesz listę pytań, od których sugerujemy zacząć. Z każdym kolejnym procesem lepiej dopasujesz swoją listę, odpowiadając na indywidualne wyzwania, z którymi się mierzysz.
Jakie jest minimum informacji, które pozwoli Ci podjąć decyzję?
Planując rekrutację, warto ustalić wcześniej, jakie informacje będą potrzebne do podjęcia decyzji o zaproszeniu kandydatów do dalszych etapów procesu. Oszczędzi to nie tylko Twój czas, ale też czas kandydata, i pozwoli na przyspieszenie procesu rekrutacji. Dzięki temu unikniesz też sytuacji, w której kandydaci zastanawiają się, w jakim celu padły niektóre pytania.
Wiele z informacji możesz zweryfikować już na poziomie składania aplikacji. Jeśli jakaś umiejętność jest warunkiem koniecznym, by dołączyć do Twojej firmy lub na wybrane stanowisko, możesz zapytać o nią w formularzu rekrutacyjnym.
Pamiętaj jednak, żeby nie nadużywać tych pytań. Długi i skomplikowany formularz aplikacyjny negatywnie wpływa na candidate experience, szczególnie jeśli pytasz o wszystkie informacje, które pojawiają się w CV lub w profilu na LinkedIn. Kandydaci i tak poświęcają dużo czasu na przygotowanie dokumentów, więc kiedy Twój formularz wyda im się skomplikowany, mogą zrezygnować z aplikowania do Twojej firmy.
Jak poprowadzisz komunikację z kandydatami?
Pod tym pytaniem kryje się zaplanowanie komunikacji. Pomyśl, jakich kanałów możesz użyć, by sprawnie się komunikować. Możesz połączyć kilka różnych ze sobą, na przykład dzwoniąc do kandydatów z zaproszeniem na rozmowę, a później przesyłając wiadomość ze szczegółami.
Określ, przy których wiadomościach możesz wykorzystać szablony i automatyczną wysyłkę e-maili, aby przyspieszyć przepływ informacji. W TRAFFIT możesz łączyć wysyłkę wiadomości z przesuwaniem kandydatów na kolejny etap rekrutacji, dzięki czemu masz pewność, że każdy jest na bieżąco.
Szczególną uwagę zwróć na te wiadomości, w których informujesz o negatywnej decyzji. To jest trudna sytuacja dla obu stron, jednak możesz dalej zachować dobre relacje. Sprawdź, jak odrzucić kandydata i pozostawić dobre wrażenie.
Kogo musisz zaangażować w proces?
Rekrutacja to gra zespołowa. Z tego względu, planując proces, musisz brać pod uwagę plany i obowiązki wszystkich osób zaangażowanych w rekrutację. Popatrz szerzej niż tylko na zespół HR i Hiring Managera. Zastanów się, czy potrzebujesz kogoś jeszcze do zrealizowania Twoich celów – osoby odpowiedzialnej za media społecznościowe, przygotowanie grafik czy przetłumaczenie ogłoszenia.
Jak będziesz współpracować z Hiring Managerem?
Efektywna współpraca z osobą z zespołu, do którego rekrutujesz, jest warunkiem sukcesu. Pamiętaj o tym, że najczęściej nie ma ona doświadczenia w HR, a jeśli nie do końca rozumie swoją rolę w rekrutacji, ciężko jej będzie się zmotywować do działania. Szczególnie dużo uwagi poświęć osobie, która pierwszy raz występuje w roli Hiring Managera.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, przygotowaliśmy dwa poradniki na ten temat. Tutaj dowiesz się dokładniej, kim jest Hiring Manager i jaka jest jego rola w procesie rekrutacyjnym. Jeśli masz problem z tym, jak zaangażować Hiring Managera w proces rekrutacji, ten artykuł może Ci pomóc!
W jaki sposób zbierzesz i przekażesz informację zwrotną?
Przekazywanie informacji zwrotnej wszystkim kandydatom, którzy brali udział w rekrutacji, nie jest jeszcze standardem. Mimo tego, pozwoli Ci wyróżnić się na rynku pracy i zdecydowanie poprawi doświadczenie kandydatów, szczególnie jeśli finalnie nie nawiążecie współpracy.
Zastanów się, gdzie będziesz zbierać notatki do informacji zwrotnej. Świetnie nadaje się do tego funkcja notatek w TRAFFIT, gdzie każda osoba zaangażowana w rekrutację może zostawiać swoje uwagi na profilu kandydata. Minimalizuje to ryzyko zawieruszenia się informacji czy – gorzej – wysłania uwag do niewłaściwego kandydata. Najważniejsze jest jednak, aby narzędzie było przez Was wykorzystywane.
Kolejnym punktem jest sposób przekazania feedbacku. Zależy od tego, na jakim etapie kandydat został odrzucony, oraz jakimi zasobami dysponujesz. Im bardziej kandydaci byli zaangażowani w proces, tym bardziej szczegółowy i osobisty feedback powinni dostać.
Pamiętaj, że najcenniejsze dla kandydatów i kandydatek mogą być szczegółowe uwagi dotyczące ich umiejętności oraz sugestie, co mogą nadrobić. O znaczeniu takich szczegółów wspomina Magdalena Plewa – HR Managerka w JIT.team – opowiadając o rekrutacji 30 seniorów IT. Pozwala Ci to nawiązywać dobre relacje z kandydatami oraz budować ich bazę na przyszłość. To przykład tego, jak candidate experience przekłada się na markę pracodawcy!
Co można było zrobić lepiej w poprzednich procesach?
To pytanie pozwoli Ci wyciągnąć wnioski z poprzednich rekrutacji. Zastanów się, jakim problemom trzeba było stawić czoło oraz co Cię zaskoczyło. Niekoniecznie muszą to być negatywne sytuacje – jednak zastanowienie się nad tym, co zrobisz, jeśli np. dostaniesz CV kandydatki, która już zaaplikowała na poprzednie oferty, pozwoli Ci szybciej i sprawniej zareagować. Często na chłodno jesteś w stanie wpaść na najlepszy sposób reakcji, warto więc to zastosować do sytuacji, które sprawiły Ci problem w poprzednich procesach. Warto też skonsultować się z inną osobą, która może rzucić nowe światło na sprawę.
Szczególne przypadki, które warto wziąć pod uwagę
Planowane nieobecności
Z tym wyzwaniem najczęściej możesz się zderzyć w okresie wakacyjnym. Pamiętaj, aby planując proces rekrutacyjny, brać pod uwagę udzielone urlopy każdej osoby zaangażowanej w proces. Pomoże to uniknąć przykrych niespodzianek, gdy nagle proces zacznie się przedłużać.
Możesz to sprawdzić, pytając osobiście każdego, lub korzystając z kalendarza lub systemu do zarządzania urlopami. To ostatnie rozwiązanie sprawnie działa też w wersji mobilnej! Podobnie jak system ATS w rekrutacji, wdrożenie dedykowanego rozwiązania pomoże Ci, gdy zarządzanie urlopami zajmuje Wam za dużo czasu.
Wydarzenia, w które są zaangażowane potrzebne Ci osoby
Podobnie jak w przypadku zaplanowanych urlopów, takie wydarzenia jak wyjazd na konferencję lub szkolenie mogą pomieszać szyki w Twoim procesie. Weź pod uwagę też wydarzenia organizowane wewnętrznie w Waszej firmie.
Kandydat aplikujący po raz kolejny
Niektórzy kandydaci wracają do firmy, próbując swoich sił kolejny raz. Jeśli korzystasz z systemu ATS, kandydaci z poprzednich rekrutacji zostają w Twojej bazie – i zawsze będziesz wiedzieć, że ktoś pojawił się jeszcze raz.
W rekrutacji chodzi o relacje, więc nie traktuj tej osoby aplikującej jak obcej. Pomyśl o tym, jak możesz nawiązać do wcześniejszej aplikacji, aby utrzymać pozytywne doświadczenie kandydata. Dzięki temu pokażesz, że każdą kandydatkę i kandydata traktujesz jak człowieka, a nie tylko następny plik CV do przejrzenia.
Kilka słów podsumowania
Doświadczenie kandydata dalej jest wyróżnikiem na rynku pracy. Tak szczegółowe planowanie może na początku wydawać Ci się czasochłonne, jednak szybko zauważysz efekty! Dzięki dokładnemu przygotowaniu unikniesz wielu kłopotliwych sytuacji, mogąc skupić się na tym, co najważniejsze – relacjach z kandydatami i kandydatkami.
Dużą rolę odgrywa tu mądre wykorzystanie narzędzi. Wdrożenie systemów HR, takich jak system do rekrutacji TRAFFIT czy służące do zarządzania urlopami i ewidencji czasu pracy Calamari, pomoże Ci w planowaniu rekrutacji i analizowaniu procesów. Wypróbuj je i sprawdź, jak zmienią Twoje codzienne obowiązki!
