Jak iteo zamieniło system, który nie nadążał na ATS, który połączył rekrutację z biznesem?
Poprzedni system utrudniał współpracę między HR a biznesem. Dawał jedynie możliwość wysyłki maila z kartą kandydata ważną kilka dni. Traffit dał iteo pełny dostęp do procesów, skracając time to hire do 8 dni.
iteo to polska firma technologiczna, która pomaga firmom projektować, rozwijać i skalować produkty cyfrowe.
Od 2011 roku pracuje dla marek takich jak InPost, ITAKA czy Rossmann. Zespół ponad 200 konsultantów, projektantów i programistów buduje aplikacje mobilne, systemy webowe, rozwiązania chmurowe i platformy enterprise. iteo działa jako partner technologiczny: łączy analizę biznesową, UX/UI, development i utrzymanie, żeby produkt nie tylko powstał, ale działał stabilnie, rozwijał się z biznesem i odpowiadał na realne potrzeby użytkowników.
System, który odcinał biznes od rekrutacji i generował więcej pracy niż wartości
Poprzedni ATS nie nadążał za potrzebami iteo. Rekrutacje funkcjonowały jak oddzielne, jednorazowe projekty - bez wspólnej bazy kandydatów, bez analityki, bez udziału biznesu w procesie.
Osoby po stronie biznesu dostawały jedynie kartę kandydata mailem - dostępną tylko przez kilka dni. Nie mogły więc realnie śledzić postępów rekrutacji, oceniać kandydatów ani współpracować z zespołem HR w jednym miejscu. W praktyce nie miały narzędzia - miały maila z załącznikiem, który i tak wygasał.
Liczba kont użytkowników w systemie była też ograniczona. Przy 35 osobach zaangażowanych w różne rekrutacje oznaczało to ciągłe usuwanie i dodawanie dostępów przy każdym nowym procesie lub gdy do rekrutacji miał dołączyć ktoś z zespołu, np. w celu oceny kompetencji kandydata. Dodatkowo, udostępniający nie mógł wybrać jedynie określonych informacji z karty kandydata - obowiązywała tu zasada wszystko albo nic, co utrudniało współpracę.
Raportowanie? Dodatkowo płatny moduł. Etapy rekrutacji? Ograniczona konfiguracja. Time to hire czy skuteczność źródeł kandydatów? Ręczne liczenie w Excelu - albo wcale.
"HR i biznes działały obok siebie zamiast razem. Gubiły się informacje, wydłużały się procesy - a my nie mieliśmy narzędzia, żeby temu zaradzić."
"Nie byłyśmy przekonane do starego narzędzia, więc nie chciałyśmy w nie dalej inwestować. Szukałyśmy czegoś, co da nam elastyczność i spójne spojrzenie na cały cykl życia kandydata - z perspektywy HR-u i biznesu jednocześnie."
System, który połączy rekrutację z biznesem - i da pełny obraz procesu bez dopłat
Nowy system musiał rozwiązać trzy problemy naraz: dać osobom zaangażowanym w rekrutacje realny dostęp do procesów (z kontrolą nad widocznością danych), umożliwić budowanie wspólnej bazy kandydatów zamiast prowadzenia jednorazowych rekrutacji, i udostępnić analitykę w standardzie - bez dopłat za moduł raportowy.
Kluczowa była też integracja z LinkedIn - możliwość sourcowania i budowania talent poolu bezpośrednio z systemu. Dzięki rekomendacji z Qarbon IT (siostrzana spółka, która znała już Traffit i pracę z tym systemem) decyzja zapadła w około miesiąc.
Płynna migracja, pełna customizacja i 35 osób z dostępem do systemu od pierwszego dnia
Wdrożenie bez ostrego cięcia. Opiekun klienta zaproponował okres przejściowy między systemami - zamiast przełączania z dnia na dzień, przenosiliśmy rekrutacje stopniowo. Zespół iteo do migracji podszedł jak do porządków wiosennych: świadomie wybrali, co przenieść, a co zostawić. Dzięki przejrzystemu onboardingowi i wsparciu opiekuna cały proces przeszedł bezboleśnie.
Customizacja, która zmieniła zasady gry. W poprzednim systemie szablony wiadomości to była jedna czcionka i suchy, generyczny mail. W Traffit zespół mógł dostosować wszystko - od strony kariera przez szablony komunikacji po dedykowane pola w profilu kandydata. Każda rola w systemie ma indywidualne uprawnienia, co rozwiązało też problem niekontrolowanego dostępu do danych wrażliwych.
Adopcja bez oporu. Oporu przed zmianą nie było - paradoksalnie dlatego, że osoby po stronie biznesu w starym systemie w zasadzie z narzędzia nie korzystały. Teraz wreszcie dostały realny dostęp - i zaczęły z niego korzystać. Zespół iteo przygotował instruktaże wideo, a intuicyjność interfejsu przyspieszyła wdrożenie.
"W starym systemie mieliśmy jeden font i suchy mail do kandydatów. W Traffit możemy dostosować praktycznie wszystko - od szablonów po stronę kariera. Na początku ilość opcji mnie przytłoczyła, ale teraz widzę w tym ogromną siłę tego systemu."
35 osób z dostępem do systemu, time to hire poniżej 2 tygodni i pełna transparentność procesu
Wcześniej osoby zaangażowane w rekrutacje dostawały maila z kartą kandydata, która po kilku dniach wygasała. Teraz mają pełny dostęp do procesów w systemie - widzą, na jakim etapie są kandydaci, i czują współodpowiedzialność za tempo rekrutacji. To zmieniło dynamikę współpracy między HR a biznesem.
Czytelny pipeline kandydatów dał zespołowi narzędzie do identyfikowania wąskich gardeł na bieżąco. Raporty - wcześniej niedostępne lub wymagające ręcznego liczenia - teraz pokazują skuteczność źródeł kandydatów, time to hire i time to offer z poziomu systemu. W dwóch ostatnich procesach rekrutacyjnych do działu sprzedaży time to hire wyniósł około 8 dni.
"Wcześniej widzieliśmy tylko ogólny status. Teraz mamy pełny podgląd na pipeline - widzimy wąskie gardła, wiemy, gdzie się proces zatrzymuje. To zupełnie inny poziom kontroli nad rekrutacją."
"Chciałam zmienić adres do faktur i dokupić slot rekrutacyjny. Klik, klik - gotowe. W poprzednim systemie to byłby mail na support i dwa tygodnie czekania."
Chcesz wiedzieć, jak to może wyglądać u Ciebie?
Porozmawiaj z naszymi specjalistami o swoich wyzwaniach rekrutacyjnych - za darmo.
Ze sceptycyzmu do rekomendacji - funkcje, które zmieniły podejście do rekrutacji
AI Scoring był funkcją, do której zespół podchodził z rezerwą. Traffit udostępnił ją do przetestowania bez dodatkowych kosztów.
Efekt: mniej czasu na preselekcję, szybsze dotarcie do najlepszych kandydatów i więcej czasu na realne rozmowy zamiast przesiewania CV.
Nielimitowana liczba użytkowników okazała się jednym z największych game-changerów. W poprzednim systemie przy 35 osobach zaangażowanych w rekrutacje trzeba było rotować dostępami - usuwać jednych, dodawać innych, za każdym razem od nowa. Teraz każda osoba ma swoje konto z dedykowanym poziomem uprawnień, widzi dokładnie to, co powinien, i nie ma dostępu do wrażliwych danych finansowych.
Zespół patrzy w przyszłość - czeka na blind CV i na funkcję proponowanych kandydatów z bazy przy otwieraniu nowej rekrutacji.
"Wcześniej przesiewanie CV zajmowało mnóstwo czasu. Dzięki scoringowi AI od razu widzimy, z kim rozmawiać w pierwszej kolejności. Mniej preselekcji, więcej spotkań z właściwymi kandydatami."