Gdy tylko zaczęła się pandemia i zaczął się pierwszy lockdown, przeszliśmy w 100% na pracę zdalną. Pomimo tego, że wcześniej każdy z pracowników TRAFFIT mógł pracować jeden dzień w tygodniu z domu, była to jednak dla nas nowość. Pod kątem pracy, wyszło nam to bardzo sprawnie, jednak w momencie, kiedy rząd pozwolił na pierwsze powroty do wspólnej pracy, zdecydowaliśmy się otworzyć biuro dla chętnych osób. Zachowaliśmy oczywiście wszystkie środki ostrożności.
Pierwsze podejście
Dlaczego nie przeszliśmy w na 100% pracę zdalną? Wynikało to z tego, że mamy pracowników, którym bardzo brakowało pracy z biura z różnych względów. Po kilku miesiącach chcieliśmy wprowadzić bardziej ustrukturyzowany model hybrydowy. Poprosiliśmy naszych pracowników, aby wybrali jedną z dwóch opcji:
- praca w biurze min. 1-2 w tygodniu
- praca w biurze min 3-5 dni w tygodniu
Powodem były rządowe zalecenia, dlatego mniej więcej chcieliśmy ustalić, ile w danym dniu będzie pracowników oraz z naszej strony zależało nam na tym, kiedy możemy spodziewać się danych osób i zorganizować spotkania, aktywności, kiedy pracownicy będą w biurze. Zależało nam na tym, aby zachować naszą kulturę organizacyjną, gdzie umacniamy nasze relacje poprzez spotkania na żywo. Dodatkowo, w tamtym okresie zatrudniliśmy sporo nowych osób i kiedy ktoś zaczynał pracę, prosiliśmy, aby przez pierwszy tydzień lub dwa był w biurze. W teorii miało to sens, kiedy inni członkowie zespołu również byli na miejscu i mieli szansę poznać się osobiście. Założenie było takie, że codziennie będzie chociaż jedna osoba z zespołu.
W praktyce nie wyszło tak, jak to sobie wyobrażaliśmy. Nasze biuro ma osobne pokoje i bywały dni, gdzie w biurze było ok. 10 osób rozproszonych po różnych pomieszczeniach. Często siedzieli w 1-2 osoby zamknięte w jednym pokoju. Pracowali jak zawsze, jednak element podtrzymania kultury pracy z biura nie wyglądał tak jak przed pandemią. Nasi członkowie Zarządu, którzy osobiście są fanami pracy z biura 5 razy w tygodniu, szybko zauważyli, że takie rozwiązanie nie przynosi pożądanych efektów. Nie było różnicy pomiędzy pracą jednej osoby zamkniętej w pokoju a jej pracą z domu. Wręcz było zagrożenie, że pracownicy szybko się zniechęcą do takiego modelu pracy i stracą swoją motywację.
Jednak nie chcieliśmy od razu się poddać. Utrzymywanie relacji nie tylko w zdalny sposób jest bardzo istotnym elementem kultury w TRAFFIT, dlatego postanowiliśmy spróbować nowego modelu hybrydowego, który jest zbliżony prawie do całkowitej pracy zdalnej.
TTT
Wybraliśmy dwa wtorki w miesiącu, podczas których wszyscy przychodzą do biura. Naszym oficjalnym językiem na co dzień jest język angielski, stąd nazwa – Team Together Tuesday.
Zdecydowanie takie rozwiązanie sprawdziło się lepiej niż nasze pierwsze podejście do pracy hybrydowej. W te dwa dni w miesiącu biuro było pełne, niektórych zachęciło do przychodzenia częściej, ponieważ to wystarczyło, żeby przypomnieć niektóre zalety pracy z biura z resztą zespołu, która jest na miejscu.
W te dni pracownicy i managerzy zaczęli organizować większe spotkania, warsztaty, wspólnie zaczęliśmy świętować urodziny i rocznice pracy. Co jakiś organizujemy sesje zdjęciowe i w między czasie wyszliśmy z koncepcja “no stock photos” która polega na tym, że nie używamy zdjęć z Internetu. Kiedy wszyscy są w biurze, skorzystaliśmy z okazji i stworzyliśmy fajne portfolio zdjęć z naszymi pracownikami.
Nowy model pracy otworzył nam również możliwości na zatrudnianie osób z całego kraju. Jednak nie chcieliśmy, żeby nowi pracownicy czuli się wykluczeni ze spotkań na żywo z resztą zespołu. Wprowadziliśmy dla nich trochę zmodyfikowane TTT. W każdy jeden wtorek miesiąca spotykamy się wszyscy i organizujemy małą integrację, a w drugi zapraszamy pracowników, którzy mieszkają na miejscu.
Muszę przyznać, że od tamtego momentu każde TTT jest swojego rodzaju świętem dla całej firmy. We wtorek, kiedy spotykamy się wszyscy, organizowałam aktywności, które miały jeszcze bardziej zintegrować zespół i wychodziło to całkiem fajnie.
Kto odpowiada za integracje?
Przed pandemią mieliśmy 4 integracje w roku. Dwie mniejsze podczas których szliśmy np. na kręgle i dwie większe, czyli integracja letnia oraz spotkanie świąteczne. Osobiście bardzo brakowało mi zarówno organizacji takich wydarzeń oraz brania w nich udziału. Widziałam, że każda taka integracja wzmacniała nas jeszcze bardziej jako zespół co jeszcze bardziej motywowało mnie do podnoszenia sobie poprzeczki przy kolejnych wydarzeniach.
W momencie wprowadzenia comiesięcznych “mini integracji” wychodziło na to, że będę musiała zorganizować ich 10, plus dwie większe jak dotychczas. Można sobie wyobrazić, że to nie lada wyzwanie, aby co miesiąc wymyślać coś nowego i lepszego.
Wiemy, że w TRAFFIT pracują świetni ludzie, z genialnymi pomysłami, niezależnie od zespołu. Mając to na uwadze, postanowiliśmy spróbować rozszerzyć organizację aktywności podczas TTT na całą firmę. Oczywiście ze wsparciem zespołu People and Culture (w składzie ja i Madzia, nasza Office Assistant), jednak pomysł i realizacja miały należeć do nich.
Każdemu z zespołów podzieliliśmy do zorganizowania jeden wtorek w miesiącu i wygląda to mniej więcej tak:
Styczeń – Customer Success
Luty – zespół Backendowy
Marzec – Marketing
Kwiecień – osoby z C z przodu 😉
itp.
No dobrze, a ile to kosztuje? Można by pomyśleć, że musieliśmy wyłożyć na to ogromny budżet. I tu niespodzianka! Każdy z zespołów ma budżet na organizacją – 2 000 zł. W tej kwocie mieści się lunch, napoje i atrakcje, które przygotowują. Jeśli chodzi o wskazówki dla zespołu to jedynie to, żeby aktywności trwały ok. 2-3h podczas godzin pracy (z reguły zaczynamy ok. godz. 12) i nie wymagały dłuższych podróży od biura. I przede wszystkim zaangażowały cały zespół.
Nie wiedzieliśmy jak to wyjdzie i jak zespoły odnajdą się w takiej roli, jednak wyszło o wiele lepiej niż mogliśmy się spodziewać, dlatego planujemy to kontynuować. Każdy z zespołów mocno się zaangażował i naprawdę było to widać i czuć. Każda taka integracja sprawia, że jesteśmy jeszcze silniejsi jako firma. W kolejnych artykułach opiszemy pomysły na integracje naszych pracowników. Ich pomysły zawsze przerastały oczekiwania i można naprawdę się zainspirować.
Podsumowując, znalezienie odpowiedniego modelu pracy w nowej rzeczywistości było dla nas wyzwaniem. Nie wszystko udało się za pierwszym podejściem, jednak z perspektywy czasu cieszę się, że mieliśmy szansę wyciągnąć wnioski i wypracować system, które na ten moment sprawdza się dla nas jako firmy oraz pracowników najlepiej. Ważne jest to, żeby obserwować nasze procesy oraz zachodzące wokół nas zmiany i być otwartym na zmiany. Bycie elastycznym otwiera wiele możliwości na nowe, ciekawe doświadczenia.