W procesie rekrutacji najważniejszy jest człowiek. Zarówno, w dynamicznym cyklu pracy rekrutera z osobami, które aplikują na dane stanowisko, jak i z osobami, dla których poszukuje się pracownika. Właśnie z myślą o tym, aby rekruter mógł skoncentrować się na budowaniu relacji, przy jednoczesnym zachowaniu efektywności pracy, powstały programy do rekrutacji.
Systemy te mają za zadanie wspierać pracę rekrutera i całych Działów HR poprawiając jej wydajność.
Jednak, na rynku dostępnych są setki systemów ATS. systemów ATS jest prawie tysiąc. Jeśli właśnie stoisz przed wyborem jednego z programów zarządzania rekrutacjami i chcesz wiedzieć jakie funkcje powinien zawierać, jesteś we właściwym miejscu!
Co to jest system ATS i dlaczego będzie to Twoje ulubione narzędzie?
Applicant Tracking System to narzędzie, dzięki któremu cały proces rekrutacji koordynowany jest z jednego miejsca. System ATS pomoże Ci zbudować i zarządzać własną bazą kandydatów. Dzięki niemu jesteś na bieżąco ze wszystkimi etapami każdej prowadzonej przez Ciebie rekrutacji. Masz dostęp do bazy kandydatów i możesz ich dopasować do konkretnej rekrutacji.
System ATS to Twoje centrum dowodzenia. Program do śledzenia aplikacji pozwala zoptymalizować cały proces, wprowadzić standaryzację. Dzięki niemu całość dokumentacji i informacji o każdym kandydacie masz dostępne w jednym miejscu.
System ATS pomoże Ci także w sprawnym raportowaniu swojej pracy, ale również prowadzeniu statystyk dotyczących najlepszych metod pozyskania kandydata.
Najistotniejszą korzyścią, z którą nie sposób dyskutować, jest oszczędność czasu, który możesz przeznaczyć na budowanie relacji z kandydatami. Co w tych relacjach jest równie istotne, to stała komunikacja, dzięki której kandydat wie na jakim jest etapie rekrutacji i jakie są następne kroki. Tu również z pomocą przychodzi system ATS — dobry program do rekrutacji powinien mieć wbudowaną funkcję automatyzacji maili, powiadomień i przypomnień.
Funkcje, które Twój ATS musi posiadać.
Wśród funkcji Systemów Zarządzania Rekrutacjami ATS są takie, których potrzebujesz i ułatwią Ci pracę i te, które wymieniane są jednym tchem jako korzyść, ale nie wnoszą usprawnień do całego procesu.
Twój idealny ATS powinien zapewniać:
- możliwość selektywnego pozyskiwania kandydatów na określone stanowisko
- aktualizację informacji o kandydatach
- śledzenie procesu rekrutacji – w celu sprawdzenia i oceny skąd pochodzą najlepsze aplikacje, ile dany proces rekrutacji trwa, czy też jaki był czynnik sukcesu
- analitykę i raportowanie
- automatyzację formularzy rekrutacyjnych, tworzenie lepszych jakościowo zapytań do kandydatów
- archiwizację, aktualizację i możliwość powrotu i aktywnego korzystania z bazy kandydatów
- automatyzację wysyłanych wiadomości: maili z podziękowaniem za wzięcie udziału w rozmowie, oraz z planem kolejnego spotkania,
- automatyzację powiadomień i przypomnień dla Ciebie, z informacją, na którym etapie w której rekrutacji się znajdujesz i jaki jest kolejny krok.
Poznaj szczegółowo jak działają i za co będa przez Ciebie uwielbiane funkcje idealnego Systemu Zarządzania Rekrutacjami.
Rozkładamy na czynniki pierwsze: Sourcing LinkedIn, Automatyzację w ATS, Bazę Talentów, Program Poleceń.
Posłużą Ci one do najistotniejszego aspektu Twojej pracy, do budowania relacji. Jeśli Twoją pasją jest pielęgnowanie kontaktów zarówno z kandydatami, jak i osobami, dla których rekrutacja jest przeprowadzana, pokochasz to narzędzie.
Sourcing przez LinkedIn — źródło specjalistów do Twojej dyspozycji.
LinkedIn to olbrzymia baza specjalistów. Każdy profil uzupełniony jest o doświadczenie, ścieżkę kariery, dane kontaktowe. Za każdym z tych profili stoi osoba, która nie musi aktywnie poszukiwać pracy, ale może zainteresować się Twoją ofertą. Sourcing przez LinkedIn umożliwia Ci dostęp do tej szerokiej bazy potencjalnych obecnych lub przyszłych kandydatów.
Sourcing przez LinkedIn w Traffit.
Jakie korzyści ma system ATS z funkcją Sourcing przez LinkedIn w TRAFFIT? Oprócz wspomnianego powyżej dostępu do miliona użytkowników z całego świata zyskujesz:
- dotarcie do osób, które w inny sposób nigdy nie znalazłyby Twojego ogłoszenia,
- poszerzenie znajomości marki,
- budowanie relacji — nawet jeśli dany kandydat nie będzie obecnie zainteresowany ofertą, budujesz relacje na przyszłość i tworzysz swoją własną Bazę Talentów,
- wyszukiwanie odpowiednich kandydatów po kluczowych kwalifikacjach, umiejętnościach lub doświadczeniu zawodowym, dzięki czemu docierasz do idealnych kandydatów, którzy wpisują się w wymagania danego stanowiska,
- usprawnienie aktualizacji bazy kandydatów,
- selekcjonowanie bazy kandydatów przy wykorzystaniu zaawansowanych filtrów wyszukiwania.
Wtyczka do sourcingu w TRAFFIT importuje profil kandydata do Twojej bazy i pokazuje czy jest był on już obecny w puli talentów. Na wyciągnięcie ręki masz informacje w jakich jest rekrutacjach, widzisz także historię notatek. Masz możliwość przypisania kandydata do rekrutacji oraz dodania notatki.
Komunikacja z całym zespołem, kadrami i hiring managementem.
Automatyczna komunikacja mailowa odbywa się również wewnątrz Twojego zespołu. W Systemie ATS w TRAFFIT, ustawiasz na którym etapie procesu wysyłane jest powiadomienie do kadr. Ułatwia to także raportowanie – hiring managerowie mogą otrzymywać wiadomości o postępach w rekrutacji i liczbie kandydatów. Automatyczne maile trafiają do nich również w momencie, kiedy przychodzi etap rekrutacji, do którego powinni się włączyć.
Nie musisz pamiętać o całej tej liście zadań do wykonania. Kroki procesu ustalasz wcześniej, a one dzieją się automatycznie. To tak, jakby taski odhaczały się samodzielnie.
Planowanie spotkań.
Przeglądanie kalendarza w poszukiwaniu odpowiedniego terminu spotkania z kandydatem? ATS w TRAFFIT przeniósł tą czynność do lamusa. System jest synchronizowany z Twoim kalendarzem i automatycznie proponuje dostępne terminy. Twój Planner uzupełnia się po wybraniu terminu przez kandydata i odbywa się to bez Twojej asysty.
Raporty i analiza danych.
W TRAFFIT automatycznie generujesz raporty dotyczące procesu rekrutacji, tj. czasu, liczby nadesłanych aplikacji, miejsca, w którym znajdziesz najlepsze profile kandydatów.
Dzięki temu, możesz wyciągać wnioski na przyszłość i optymalizować cały proces. Jest to niemniej ważne w kontakcie z Hiring Managerem, któremu możesz na bieżąco, bez poświęcania długiego czasu, raportować postępy w procesie i posługując się analizą danych argumentować swoje decyzje.
Wysyłanie ważnych informacji i dzielenie się wiedzą z kandydatami.
Stały kontakt z osobami z Bazy Talentów to budowanie długotrwałych relacji i dobrego user experience. Pomagamy Ci w tym wprowadzając automatyzację newslettera dla kandydatów.
Bazę Talentów możesz posegregować stosując zaawansowane filtry pasujące do tematyki treści, którymi chcesz się podzielić z konkretną grupą odbiorców z puli kandydatów. I właśnie do tej grupy wysłać np. porady dotyczące możliwości rozwoju zawodowego.
W TRAFFIT całość automatyzacji możesz skonfigurować samodzielnie — bez kodowania, bez pomocy działu IT, zgodnie z instrukcją krok po kroku, zintegrujesz swoje automatyczne procesy, które będą pracować dla Ciebie.
Program Poleceń.
Najskuteczniejsza metoda pozyskania dobrego pracownika? 59% kandydatów z polecenia zostaje zatrudnionych. Mało tego, badania pokazują, że pracownik zatrudniony z polecenia innego pracownika wiąże się z firmą na dłużej. Wzrasta zatem również retencja. To także obniża Ci koszty rekrutacji.
Pracownik polecający zostaje wynagrodzony tylko w momencie zatrudnienia polecanej osoby lub za jakościową aplikację. Wszystkie osoby skierowane do Ciebie z polecenia wzbogacają Twoją Bazę Talentów. Docierasz więc dzięki temu do kandydatów, do których w inny sposób Twoja oferta mogłaby nigdy nie trafić.
Huntoo, czyli program poleceń TRAFFIT.
Huntoo obsługuje Twój system poleceń kandydatów, tych zebranych od obecnych pracowników, oraz tych od zewnętrznych osób. Wszyscy Ci kandydaci trafiają do Systemu ATS, a tam możesz dokonać selekcji.
Masz możliwość opublikowania ogłoszenia z widoczną opcją poleceń. Dzięki systemowi ATS, w łatwy sposób sprawdzasz napływ zgłoszeń z tego źródła i możesz je analizować. Dodatkowo, Ty widzisz kto polecił danego kandydata, a osoba polecająca widzi status swojego polecenia.
Samodzielnie decydujesz czy polegasz wyłącznie na rekomendacjach wewnętrznych, Twoich pracowników, czy też rozszerzasz system poleceń o osoby z zewnątrz firmy.
W Huntoo ustawiasz bonusy za polecenia. A ponieważ jest to wewnętrzny system TRAFFIT, nie wymaga on specjalnego wdrożenia i ustawiania integracji. Klikasz i jest dostępny w ramach naszej platformy. Ponadto, system ATS raportuje efektywność ogłoszeń i pracowników zatrudnionych z polecenia. Dla Ciebie to dodatkowa korzyść, bo rozliczanie bonusów robisz od ręki.
Pamiętaj, że system poleceń to:
- szybszy proces rekrutacyjny
- łatwiejszy onboarding (osoba polecająca już przecież poinformowała kandydata gdzie go poleca)
- wzrost zaangażowania i poczucie wpływu, Twoi pracownicy czują, że mają realny wpływ na budowanie zespołu
- wyższa retencja, zyskujesz pracowników z lepszym culture fit.
Dbanie o relacje z kandydatami.
System Zarządzania Rekrutacjami wspiera Cię w poprawianiu doświadczeń kandydatów. Pielęgnowanie tych relacji może przełożyć się na przyciągnięcie najlepszych talentów do organizacji.
System ATS chętnie Ci w tym pomoże, poprzez:
Personalizację komunikacji — wysyłanie maili czy powiadomień informujących o etapie rekrutacji i dalszych krokach. Wysyłanie w ten sposób zadań w trakcie procesu wpłynie na pozytywny wizerunek firmy w oczach kandydata, jednocześnie dając mu poczucie zauważenia i zaopiekowania.
Automatyczny newsletter, w którym możesz się dzielić wiedzą z kandydatami, przedstawiać nowinki z branży, czy praktyczne porady dotyczące rozwoju zawodowego. Wysyłając regularnie wartościowe treści do swojej bazy kandydatów, zwiększasz ich zaangażowanie i zainteresowanie pracą w zespole Twojej firmy.
Baza Talentów, którą masz w swoim systemie pomoże także na dopasowanie treści wysyłanych komunikatów czy newsletterów pod kątem potrzeb, doświadczenia, kwalifikacji kandydatów. Kandydaci, otrzymując wiadomości odpowiadające na ich zapotrzebowanie, podpowiadające np. ścieżkę kariery czy kursy dokształcające, stają się największymi sojusznikami Twojej firmy. Może mieć to również przełożenie na branie przez nich udziału w systemie poleceń.
Dzięki atrakcyjnym ogłoszeniom, które możesz tworzyć w systemie ATS, prostym formularzom oraz spersonalizowanej i automatycznej komunikacji dbasz o doświadczenie kandydatów, potencjalnych kandydatów i potencjalnych polecających.
Zyskujesz też czas na prowadzenie wartościowych rozmów kwalifikacyjnych podnosząc candidate experience i wizerunek firmy.
Funkcje nice-to-have w Systemie ATS.
HR stale się zmienia, dlatego dobrze mieć ATS, który za tymi zmianami nadąża i ustawicznie wspiera Cię w pracy. Zatem zarówno lista funkcji must-have, jak i tych nice-to-have systematycznie będzie się zmieniać.
TRAFFIT, poza wyżej już wymienionymi, gwarantuje Ci:
- integrację z platformą Zapier — dzięki czemu możesz tworzyć inteligentne automatyzacje z narzędziami, które znasz, i z których korzystasz.
- generowanie strony Kariera — bez konieczności kodowania. To idealne rozwiązanie dla małych firm, aby uniknąć dodatkowych wydatków oraz niezawodne dla dużych korporacji, gdzie stworzenie dodatkowej strony musiałoby przejść przez akceptacje i czekać na realizację w dziale IT.
- parsowanie plików CV — czyli odczytanie przez system odpowiednich pól z CV kandydata i przyporządkowanie ich do miejsc w profilu, który wzbogaci Twoją Bazę Talentów. Dzieje się to automatycznie, bez konieczności ręcznego przenoszenia danych do systemu. Unikasz tym samym możliwości popełnienia błędu przy przenoszeniu danych metodą kopiuj-wklej. Znacząco skracasz czas wprowadzania kandydatów do Twojej puli.
Przestrzegaj swoich standardów działając sprawniej dzięki Systemowi ATS w TRAFFIT.
System do rekrutacji TRAFFIT to thermomix możliwości, prawdziwy kombajn funkcji w rękach rekrutera. To możliwość prowadzenia wielu kandydatów w kilku rekrutacjach, jakby szło się obok nich.
Dzięki Systemowi ATS w TRAFFIT, pozostajesz z kandydatami w stałej komunikacji, nie zapominając o nikim, pilnując ile czasu kandydaci przebywają w danych etapie. Przesyłasz im informacje o wynikach, udostępniasz niezbędnych plików.
Jednym tchem można również wymienić Planer, który pomoże kandydatowi samodzielnie wybrać najlepszy termin rozmowy kwalifikacyjnej, na podstawie Twojego kalendarza oraz np. wtyczkę LinkedIn dla Chrome. Ułatwia Ci ona aktualizację Twojej bazy Talentów i to przy wykorzystaniu jednego kliknięcia.
To jest właśnie przyszłość rekrutacji. Rekruter, który jest na bieżąco ze wszystkimi procesami i w łatwy sposób potrafi je raportować, analizować i optymalizować. Czas, który dzięki temu zaoszczędzisz możesz wykorzystać na uzupełnianie Bazy Talentów o informacje, które zyskujesz podczas rozmowów i wymiany korespondencji. Te dodatkowe notatki mogą się okazać niezwykle istotne w kolejnych procesach. Zachowaj wiedzę o preferencjach, planach rozwoju, ambicjach i umiejętnościach miękkich w profilach Bazy Talentów.
Wygospodarowany dzięki Systemowi ATS czas oznacza też lepsze przygotowanie wartościowych procesów rekrutacyjnych, rozmów kwalifikacyjnych dopiętych od A do Z. Tak, aby candidate experience stale się poprawiał. Dzięki Systemowi Zarządzania Rekrutacjami Ty możesz skupić się na detalach.
Naszym klientom pomogliśmy już zamknąć z sukcesem ponad 500 tysięcy rekrutacji. Jeżeli chcesz sprawdzić czy to rozwiązanie jest dla Ciebie wypróbuj TRAFFIT przez 14 dni bez żadnych kosztów.
Z przyjemnością spotkamy się z Tobą na rozmowie wyjaśniającej wszelkie wątpliwości odnośnie systemu, jesteśmy do Twojej dyspozycji i serdecznie zapraszamy do kontaktu.
