Czy udział w procesie rekrutacyjnym jest dla kandydatów i kandydatek stresującym doświadczeniem? Wiele osób z własnego doświadczenia jak i obserwacji zapewne odpowie, że tak. Z czego to może wynikać? Na pewno wpływ na to ma kilka czynników, takich jak:
- strach przed nieznanym
- wysoka motywacja, żeby dostać pracę
- zachowanie rekruterów/osób uczestniczących w procesie
- brak odpowiednio przygotowanej komunikacji
- brak feedbacku
Na szczęście jest parę sposobów, które mogą zminimalizować stres oraz pomóc nam stworzyć proces rekrutacyjny, który sprawi, że kandydaci poczują, że traktujemy ich po partnersku.
Jawne informacje o procesie rekrutacyjnym
Planując proces rekrutacyjny, warto z góry założyć, ile dni chcemy poświęcić na dany etap. Mając już takie informacje, podzielmy się nimi z kandydatami! Możemy zawrzeć je już w ogłoszeniu rekrutacyjnym lub/oraz w wiadomościach zwrotnych do osób, które zaaplikowały.
Na pewno istotnymi informacjami są:
- w jakim czasie spodziewać się odpowiedzi po wysłaniu aplikacji
- jaki mają czas na wykonanie zadania
- w jakim czasie spodziewać się odpowiedzi po wysłaniu zadania
- w jakim czasie spodziewać się odpowiedzi po spotkaniu
- ile czasu mają na zaakceptowanie oferty
Czasami jednak boimy się zobowiązać do podania odpowiedzi w wyznaczonym czasie. Decyduje o m.in. strach przed niewywiązaniem się z obietnicy. Jednak „narzucając” sobie i i Hiring Managerom pewne ramy czasowe w procesie skutkuje tym, że staramy się odpowiedzieć w umówionym czasie. A nawet jeśli nam to z jakiegoś powodu nie wyjdzie, kandydaci docenią bardziej podanie przybliżonego czasu otrzymania informacji zwrotnej i ewentualnego spóźnienia z krótkim wyjaśnieniem niż nieotrzymania takiej informacji wcale. Mają wtedy poczucie, że nam zależy i że w ogóle mogą spodziewać się jakiejkolwiek odpowiedzi. Pokazuje to również, że rekrutacja jest zaplanowana, a my szanujemy czas kandydatów.
Rozmowa rekrutacyjna
Jednym z najbardziej stresujących etapów całego procesu jest rozmowa rekrutacyjna. Często kojarzona z egzaminem, bo nie wiadomo co ich czeka. Dlatego jeszcze przed samą rozmową przygotujmy komplet informacji, z których kandydaci dowiedzą się:
Czy jest to spotkanie zdalne, czy na miejscu
Jeśli spotykamy się zdalnie, przekażmy linka do narzędzia. Jeśli na miejscu, to upewnijmy się, że przekazujemy wszystkie niezbędne informacje jak do nas dotrzeć. Do niektórych biur czasem trzeba pokonać wiele etapów zanim będziemy na miejscu. Kiedy kandydaci błądzą, stres rośnie, a pewność siebie maleje. A powinno być zupełnie na odwrót. W obu przypadkach dajmy znać, kto pojawi się na rozmowie.
Jak się ubrać
Zamiast poświęcić czas na przygotowanie przed rozmową, kandydaci często zachodzą w głowę jak powinni się ubrać. Dajmy znać jaki mamy dress code w naszej firmie lub o jego braku. Pojawienie się kandydata w dresie na rozmowie z osobami, które są ubrane w białe koszule i marynarki może mocno wybić kandydata z rytmu i wprawić go w zakłopotanie.
Plan rekrutacji
Co zrobić, żeby nasza rekrutacja miała charakter partnerski? Po pierwsze, musimy uświadomić sobie, że nam zależy równie mocno na znalezieniu pracownika, co kandydatom na znalezieniu pracodawcy. Nikt nie ma przewagi nad nikim. Jak pokazać to kandydatom?
Prezentacja firmy
Podczas naszego spotkania zaplanujmy czas na to, aby poznać potencjalnego pracownika, ale również zaprezentujemy się jako firma, opowiedzmy o naszej organizacji, kulturze, sposobie pracy, i to nie tylko na stanowisku, na które ktoś zaaplikował. Ważne jest też to, żeby mówić jak jest naprawdę. W żadnym miejscu nie jest idealnie. Jeśli pokażemy też obszary, nad którymi musimy popracować jako organizacja, wzbudzimy zaufanie kandydata i jego uznanie, że jesteśmy szczerzy. Nie bójmy się, że może to kogoś odstraszyć. Tak może się stać, ale powinniśmy kandydatowi od razu dać możliwość wyboru, czy chce pracować w takiej firmie. Lepiej, żeby stało się to na tym etapie, niż późniejszym.
Dajmy czas na pytania
Po prezentacji firmy, roli, kultury, pracownik może mieć dodatkowe pytania. Zadbajmy o to, żeby na pewno znalazł się na to czas. Lepiej zaplanować dodatkowe 15 min w razie opóźnienia spotkania, ponieważ, kiedy ucinamy spotkanie równo z czasem, kandydat wychodzi bez kompletu informacji jakie go interesowały. Jeśli dodatkowy czas jest również niewystarczający, żeby odpowiedzieć na wszystkie pytania, zaoferujmy kontakt mailowy bądź telefoniczny po spotkaniu.
Kiedy już zaplanujemy cały przebieg spotkania, napiszmy o tym w mailu, żeby kandydat wiedział krok po kroku, czego się spodziewać.
Pytania przed spotkaniem
Ile to razy po jakimś spotkaniu przyszło nam do głowy, że moglibyśmy powiedzieć coś innego, w inny sposób? Na rekrutacji najczęściej jest tylko jedna szansa, żeby odpowiedzieć na dane pytanie. I przecież chcemy poznać kandydatów z jak najlepszej strony, dlatego dajmy im szansę na porządne przygotowanie! Jak możemy to zrobić? Wyślijmy im listę pytań, które chcemy zadać podczas spotkania. Da im to czas do namysłu i przygotowania jak najlepszej odpowiedzi. Jeśli są to pytania weryfikujące wiedzę, możemy podać zagadnienia, które chcemy poruszyć. Czasem stres powoduje, że wszystko nam ulatuje z głowy. Wiedząc czego kandydaci mogą się spodziewać, eliminujemy element zaskoczenia oraz zagrożenia, że stracimy świetnych specjalistów, tylko dlatego, że zablokował ich stres na rozmowie z nami.
Informacja zwrotna
Jedną z największych niewiadomych dla kandydatów jest to, co dzieje się z ich aplikacjami oraz jaka jest nasza decyzja po spotkaniu rekrutacyjnym. W przypadku przesłania swojego zgłoszenia na ogłoszenie, zapewnijmy odpowiedź, która potwierdzi, że wszystko do nas dotarło. Obecnie pomoże nam w tym praca z ATSem. Ile to razy sami zastanawiamy się, czy jakiś mail, formularz na pewno doszedł, a w przypadku rekrutacji taka obawa jest często większa. Dlatego potwierdźmy za każdym razem, że wszystko do nas doszło i aplikacja jest na poziomie weryfikacji.
W momencie, kiedy kandydat jest bardziej zaangażowany w rekrutację i postanowimy się spotkać, niezwykle istotne jest, aby powiadomić go o naszej decyzji co dalej. Jeśli mamy dwa etapy rozmów, dajmy jak najszybciej znać, kiedy mogą spodziewać się kolejnego spotkania oraz z kim. Powiedzmy również co już poszło dobrze, a co można poprawić podczas kolejnej rozmowy z innymi osobami. Kluczowym momentem jest poinformowanie kandydatów o naszej decyzji po całym procesie, jeśli nie zdecydujemy się na współpracę. W końcu druga osoba poświęciła nam swój czas, dlatego poprzez szacunek i dla zbudowania relacji na przyszłość, koniecznie odezwijmy się do kandydata i powiedzmy o powodach naszej decyzji. Nie zapominajmy jednak też wskazać pola do rozwoju oraz mocnych stronach kandydatów.
Wdrażając chociaż jedno z wymienionych sposób na obniżenie stresu podczas procesu rekrutacyjnego i zachowania jego partnerskiego charakteru sprawi, że nie tylko uda nam się nawiązać dobre relacje z kandydatami, ale również wydobyć z nich to co najlepsze. Relacje i partnerstwo to słowa klucze w rekrutacji obecnych czasach, dlatego warto robić wszystko, żeby o nie prawidłowo zadbać.
