Kroki udanego procesu rekrutacji: Poradnik dla rekruterów.

Dobrze przeprowadzony proces rekrutacji to taki, po którym idealny kandydat zostanie zatrudniony na dane stanowisko, wpasuje się w kulturę firmy i zasady pracy zespołu oraz przyczyni się do rozwoju organizacji.

Rekrutacja pracowników to proces wieloetapowy, ale nie musi być ani czasochłonny ani stresogenny. O tym jak dobrze zaplanować etapy rekrutacji opowiada poniższy Poradnik dla rekruterów.

1. Analiza potrzeb firmy.

Przeprowadzenie gruntownej analizy potrzeb firmy i zespołu, do którego odbywa się rekrutacja, jest kluczowe dla całego procesu. I właśnie dlatego, niezależnie czy rekrutujesz do swojej Firmy czy wykonujesz zlecenie zewnętrznej korporacji, musisz najpierw dokładnie zbadać zapotrzebowanie.

Nie chodzi tu jednak wyłącznie o konkretne stanowisko i wymagane umiejętności kandydata. Musisz wiedzieć też, jaka jest kultura organizacyjna i jakiego wsparcia osobowościowego potrzebuje zespół.

Tylko drobiazgowo przeprowadzona analiza, pozwoli Ci na skuteczne przeprowadzenie kolejnych etapów rekrutacji. Pod jej kątem będziesz układać pytania do rozmowy kwalifikacyjnej, czy zadania do etapu sprawdzenia praktycznych umiejętności kandydatów. Co więcej, znając potrzeby organizacji i metody pracy zespołu, jesteś w stanie wychwycić także umiejętności miękkie kandydatów, które są szczególnie cenne w korporacji.

Skrupulatna analiza i wyciągnięcie wniosków doprowadzi Cię do idealnego kandydata, dla którego dana organizacja nie stanie się wyłącznie krótkim przystankiem w karierze zawodowej. Dobrze przeprowadzona rekrutacja bowiem, gwarantuje znalezienie pracownika, który idealnie wpasuje się w środowisko i zasady firmy.

2. Przemyślenie procesu.

Wiesz już kogo i dla kogo szukasz. Teraz czas na przemyślenie całego procesu, aby stworzyć dobry workflow. Musi on być dopasowany do specyfiki firmy i branży. Nie należy jednak przy tym zapominać, że to Ty musisz się dobrze w nim czuć.

Przemyśl zatem i zaplanuj:

• etapy procesu rekrutacji,
• sposób komunikacji z kandydatami i zespołem wewnętrznym,
• value proposition dla kandydatów,
• zadania sprawdzające umiejętności wytypowanych kandydatów.

Ważne jest, aby cały proces i komunikacja były zrozumiałe i przejrzyste zarówno dla kandydatów, Twojego zespołu, a także hiring managerów.

To odpowiedni moment, żeby zastosować narzędzie, które zepnie wszystkie te etapy w całość tworząc jasną ścieżkę i usprawniając Twoją pracę. Dodatkowo, dobrze byłoby, gdyby takie narzędzie samo przypominało o kolejnym etapie, wywoływało do tablicy osoby, które w danym momencie są niezbędne przy sprawdzeniu umiejętności kandydatów, czy wysyłało podziękowanie osobom, które nie przeszły selekcji CV.

Czy to możliwe? Tak! Dokładnie tak działa TRAFFIT! Całą architekturę procesu, skrupulatnie zaplanowaną konstrukcję wprowadzasz do systemu i działasz dalej koncentrując się już wyłącznie na człowieku — Twoim kandydacie

3. Ogłoszenie o pracę.

Ogłoszenie o pracę musi zawierać informacje zebrane w pierwszym etapie. A jeśli zależy Ci na zatrzymaniu uwagi kandydata zacznij od tego, co interesuje go najbardziej.

Kogo szukam:

• stanowisko — nazwa stanowiska pracy i konkretnie czym kandydat będzie się zajmował, jakie zadania ma wykonywać, kogo ma nad sobą, kim (o ile w ogóle) ma zarządzać.
• umiejętności wymagane— te, które są szczególnie istotne na danym stanowisku, oraz które będą sprawdzane w dalszym procesie rekrutacji.
• kompetencje miękkie i umiejętności mile widziane na danym stanowisku — pamiętaj, że szukasz osoby, która ma się dopasować do konkretnej grupy, która już współdziała i ma wypracowaną kulturę pracy. Daj wskazówkę kandydatom, które zdolności interpersonalne pomogą im odnaleźć się w organizacji.

Co oferuję:

1. wynagrodzenie— widełki lub konkretne stawki wynagrodzenia
2. bonusy, dzięki którym pracownik czuje się bardziej przywiązany do organizacji,
3. dostęp do oprogramowaniaczy zniżek do konkretnych miejsc, np. na siłownię, basen, karta zniżkowa na zakupy w określonych sklepach.

Dla kogo rekrutuję:

1. Firma— czym się zajmuje, jakie usługi czy produkty oferuje, na jakich rynkach działa. Czy jest to mały start-up czy może duża korporacja.
2. zespół— “młody, dynamiczny zespół” — tak, ten slogan wszyscy znają; postaw na transparentność w komunikacji i znajdź coś, co wyróżni Twoje ogłoszenie z tłumu podobnych. Zagwarantujesz sobie dzięki temu napływ CV od osób, które czują, że dobrze się zgrają z danym zespołem.

Dodaj odpowiednie zgody i przetwarzaj nadesłane dane kandydatów zgodnie z RODO

Oto przykład ciekawej konstrukcji ogłoszenia o pracę.

 Wszystko to już wiesz z pierwszego etapu. Spisz to w formie przejrzystej oferty, którą opublikujesz jednym kliknięciem. Tak! Już bez ręcznego wklepywania na portalach ogłoszeniowych. TRAFFIT zintegrowany jest z: LinkedIn Jobs, Jooble, Indeed, OLX.

Co ważne, poprzez TRAFFIT, ogłoszenie publikowane jest także na Twojej stronie Kariera, gdzie udostępniasz wszystkie aktualne ogłoszenia o pracę. Tu niezwykle istotne jest, aby strona Kariera jak najlepiej przybliżała odwiedzającym ją osobom kulturę organizacji. Dlaczego to takie istotne?

Postaw się w miejscu osoby, która odwiedza taką stronę, ale na razie nie szuka aktywnie nowej pracy. Nie znajduje też chwilowo wakatu pod kątem swojej specjalizacji. Ale sam opis firmy i atmosfery w zespole sprawia, że może sobie pomyśleć: “Ej, fajnie by tam było pracować”. Zadbaj o to, żeby zechciała zostawić swoją aplikację na przyszłość.

Nadesłane w ten sposób zgłoszenia automatycznie zapisują się w Twojej Bazie Talentów i w momencie kolejnej rekrutacji podpowiada Ci się idealny kandydat jeszcze przed startem całego procesu.

4. Weryfikacja zgłoszeń – z kilku źródeł w jednym miejscu.

Zgłoszenia napływają do Ciebie w odpowiedzi na zamieszczone ogłoszenie o pracę. Jednak najlepszego kandydata możesz wyszukać również w inny sposób. Selekcji dokonujesz bowiem także już w istniejącej bazie. W TRAFFIT mamy Bazę Talentów, w której są zapisywani kandydaci i dzięki zastosowaniu zaawansowanych filtrów wyszukujesz najbardziej odpowiednie osoby, do których masz kontakt.

Jak zatem pojawiają się te talenty w Twojej bazie? Zapisywane są poprzez nadesłane CV z otwartych rekrutacji, czy z linka na stronie Kariera zachęcającego do przesłania CV, jeżeli osoba przeglądająca ogłoszenia nie znalazła czegoś odpowiedniego dla siebie. Zostawia więc kontakt na przyszłość, a TRAFFIT automatycznie odczytuje pola z CV i zapisuje w Bazie.

Słyszałeś o tym, że 48% firm twierdzi, że polecenia od pracowników są najlepszym źródłem wartościowych aplikacji? Wykorzystaj to! Program do poleceń Huntoo jest zintegrowany z TRAFFIT, więc wszystkie zgłoszone tą drogą kandydatury również trafiają do Twojej Bazy Talentów.

Osoba polecająca otrzymuje nagrodę w przypadku zatrudnienia polecanego. Program pozwala osobie polecającej monitorować czy jej polecenie spotkało się z akceptacją ze strony pracodawcy.

W jednym miejscu masz wszystkich kandydatów, tych z:

1. CV nadesłanych w odpowiedzi na ogłoszenia,
2. CV zgromadzonych w Bazie Talentów z przeszłych rekrutacji,
3. Nadesłanych do Firmy w razie, gdyby pojawiła się odpowiednia dla kandydata oferta pracy,
4. Poleceń, i to zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

Umieszczając ogłoszenie, możesz ustawić opcje poleceń zewnętrznych. Wykorzystujesz dzięki temu również media społecznościowe osób, które trafiły na Twoje ogłoszenie.

Twoje zadanie, czyli weryfikacja, odbywa się automatycznie. Spośród nadesłanych w odpowiedzi na ogłoszenie CV automatycznie też wysyłasz maile z podziękowaniem za zgłoszenie i informacją, że tym razem niestety nie udało się zakwalifikować do następnego etapu. Zadbaj o to, żeby odrzucony kandydat miał mimo wszystko dobre skojarzenia z firmą i prześlij mu spersonalizowany feedback. Jak to zrobić? Stwórz listę powodów odrzuceń i dostosuj do adresata.

Z kolei osoby, które przeszły dalej także otrzymują automatyczną wiadomość z gratulacjami i Twoim kalendarzem, żeby mogły zarezerwować termin rozmowy. Tak, samodzielnie rezerwują dogodny termin. Zobacz, ile na tym etapie zyskujesz zaoszczędzonego czasu. Na co go wykorzystać? Na najważniejszy etap.

5. Rozmowa kwalifikacyjna

Najważniejszy etap procesu rekrutacyjnego. Wiesz o tym, dlatego skrupulatnie się do niego przygotowujesz. A czas na przygotowanie i przeprowadzenie wartościowych rozmów z kandydatami masz dzięki temu, że korzystając z TRAFFIT oszczędzasz go na innych procesach.

Zasady rozmowy kwalifikacyjnej przedstawiają się następująco:

1. Najważniejsze jest pierwsze wrażenie. I nie dotyczy to wyłącznie kandydata! Pamiętaj, że reprezentujesz firmę, w związku z czym chcesz zostawić u kandydatów wrażenie uprzejmej, otwartej organizacji. Bądź uprzejmy, pogodny, otwarty na poznanie drugiej osoby. To wrażenie buduj jeszcze przed spotkaniem. Mail z potwierdzeniem, czyli datą, godziną, adresem i mapką, jeśli odbywa się w biurze, wzbogać o dodatkowe informacje. Kandydat powinien wiedzieć ile osób i kto dokładnie będzie po stronie zatrudniającej, jaki i czy obowiązuje dress code. Powinien otrzymać informację o jakich zagadnieniach będziemy chcieli z nim porozmawiać. Pomoże mu to odpowiednio przygotować się do spotkania i obniżyć poziom stresu.
2. Chcesz poznać człowieka, który jest po drugiej stronie? Bądź człowiekiem dla niego. Napięta atmosfera prowadzi do napiętych rozmów, z których kandydaci będą więcej niż niezadowoleni. To niezadowolenie przeniosą na ogólne wrażenie o firmie. Przypomnij sobie swoje najbardziej stresujące spotkanie. Co byś chciał usłyszeć od drugiej osoby, żeby się lepiej poczuć? Powiedz to właśnie kandydatowi, który jest zestresowany.
3. Jasno sprecyzowane i jak najbardziej szczegółowe pytania to jasne i szczegółowe odpowiedzi.
4. Klimat rozmowy w 50% tworzysz Ty. Jeśli klimat rozmowów jest średni, popracuj nad tym, żeby swojego średniego nastroju nie przenosić na niezwykle ważne dla drugiej strony spotkanie!
5. Szanuj rozmówców i ich czas. Jeżeli rozmowa była zaplanowana na godzinę — trzymaj się tego planu! Jednak co ważne – w planie tym uwzględnij czas na pytania kandydata. Ostatecznie to obie strony podejmują decyzję o współpracy.

6. Zadanie sprawdzające deklarowane umiejętności.

Kandydaci, którzy po rozmowach kwalifikacyjnych nie przechodzą do dalszego etapu, otrzymują maila wysyłanego automatycznie. Wiadomość zawiera podziękowanie i informację, którą wpisujesz dla każdego kandydata indywidualnie z konstruktywnym uzasadnieniem decyzji. Możesz przygotować do tego szablon i rozszerzać go o odpowiedź dostosowaną pod konkretnego uczestnika rekrutacji.

Osoby, które przeszły do kolejnego etapu otrzymują maila — tak, tu też działa automatyzacja — z zadaniem do wykonania i czasem na realizację.

Termin realizacji zbiega się z powiadomieniem, które otrzymuje osoba z Twojego zespołu lub hiring manager odnośnie konieczności weryfikacji zadań i ich oceny.

7. Wybór odpowiedniej osoby, podpisanie umowy.

Tak naprawdę, zadań sprawdzających i rozmów z przedstawicielami firmy zatrudniającej może być kilka. Przyszły pracodawca decyduje z ilu etapów ma się składać proces.

Zasada wykorzystania Systemu rekrutacyjnego w każdym z poziomów procesu jest ta sama:

• automatycznie informujesz o tym, że kandydat nie przeszedł do kolejnego etapu (podziękowanie i krótkie wyjaśnienie decyzji),
• osoby, które przechodzą dalej. otrzymują automatycznie zadanie lub maila z decyzją i dostępem do Twojego kalendarza spotkań, dzięki czemu Twój Planer zapełnia się automatycznie,
• osoby, które mają sprawdzić zadanie zostają automatycznie poinformowane, że nadszedł czas, w którym jest niezbędna ich pomoc.

W momencie wyboru tej idealnej osoby, pozostali kandydaci otrzymują informację o zakończeniu procesu i wyjaśnieniu dlaczego akurat ten kandydat okazał się być najlepszy.

Tak, robi to automat, który Tobie oszczędza czas, a kandydatom daje poczucie, że zostali zaopiekowani.

Zwycięzcy procesu rekrutacji składasz ofertę. Jest to jeszcze czas na negocjacje jej warunków. Ostateczna Umowa po podpisaniu wchodzi w życie, a pracownik przechodzi onboarding.

8. Analiza procesu i wnioski.

Analizę procesu rekrutacji przeprowadzasz od ręki. W systemie masz wszystko, więc dane wyciągasz jednym kliknięciem. Analizy tej może oczekiwać klient, jeżeli zatrudniasz dla firmy zewnętrznej. Może o nią poprosić także hiring manager.

Jest jednak przede wszystkim cennym źródłem informacji dla Ciebie. Dowiadujesz się z niej m.in.:

• z jakiego portalu masz największy napływ odpowiedzi
• z którego miejsca napływają najbardziej wartościowe zgłoszenia
• ilu i jak wartościowych kandydatów masz z systemu poleceń
• który z etapów się przeciągał
• czy przygotowane zadania były trudne.

Twoja subiektywna ocena procesu może czasami zawodzić. A z danymi się nie dyskutuje. Obrazują Ci co i na którym etapie należy poprawić, ulepszyć, czy zmienić. Możesz też porównać Twoje wskaźniki ze standardami w branży rekrutacyjne na naszej stronie ze wskaźnikami rekrutacji.

Dobry proces rekrutacji, czyli jaki?

Proces rekrutacji pracowników obejmuje:

• analizę potrzeb firmy zatrudniającej,
• workflow,
• publikację ogłoszenia o pracę,
• analizę dokumentów aplikacyjnych,
• rozmowy rekrutacyjne z wybranymi kandydatami,
• zadania praktycznego (dzięki któremu odbywa się sprawdzenie kompetencji kandydatów),
• wybór najlepszego kandydata,
• informację zwrotną do wszystkich biorących udział w rekrutacji,
• zatrudnienie nowej osoby.
• analizę efektywności procesu rekrutacji

Po podpisaniu umowy jest czas na wprowadzenie nowego pracownika.

Proces rekrutacji pracowników nie musi być jednak żmudny i czasochłonny. Delegując większość zadań do Systemu TRAFFIT, działasz na wielu polach automatycznie. Kluczowy etap, najistotniejsza kwestia, czyli człowiek, który przechodzi z Tobą cały proces rekrutacji, jest dzięki temu odpowiednio zweryfikowany i zaopiekowany.

Życzymy samych udanych procesów rekrutacyjnych, sprawnego przepływu danych, aplikacji, maili i poleceń. Sprawdź przez 14 dni za darmo dlaczego sprawny proces rekrutacji to praktycznie synonim ze słowem TRAFFIT.

Jeżeli potrzebujesz szerszej perspektywy, dodatkowych wyjaśnień, chętnie się z Tobą spotkamy i wszystko Ci pokażemy!