O firmie
Semcore jest pierwszą i jedną z najlepszych agencji SXO w Polsce. Od 2012 r. mnoży potencjał genialnych firm w Internecie, pozyskując dla nich ruch i zamieniając go w konwersję.
Problem
Funkcjonujący równocześnie ATS i Excel; który był podstawowym narzędziem wymiany informacji z Hiring Managerami.
Hiring Managerowie preferowali przechowywanie informacji o kandydatach i kandydatkach w Excelu, ponieważ przeglądanie go było dla nich wygodniejsze.
Dlaczego? Funkcjonujący wcześniej ATS nie pozwalał na zbieranie takich danych, jakie Hiring Managerowie potrzebowali do podjęcia decyzji. Interesujące ich dane były więc w notatkach - po treści których nie można było filtrować. Równocześnie w Semcore prowadzone były bardzo wymagające rekrutacje, w których sprawna współpraca Hiring Managerów z zespołem rekrutacyjnym była kluczowa.
Cel
Wprowadzenie jednego narzędzia do zbierania aplikacji, zarządzania statusami i komunikacji z Hiring Managerami.
Wszyscy zaangażowani w rekrutacje widzieli wartość w posiadaniu wszystkich niezbędnych informacji
w jednym miejscu.
Chcieli mieć też możliwość zbierania dokładnie tych informacji, które były im niezbędne do wyboru właściwej osoby - a nie tylko tych, których sztywną listę proponował dostawca poprzedniego systemu.
Rola TRAFFIT
Pierwszym krokiem po wdrożeniu Traffit było stworzenie kont użytkowników dla Hiring Managerów.
Dostęp do nowego systemu dał im możliwość pełnego wglądu w pipeline kandydatów, pozostawiania notatek widocznych dla całego zespołu rekrutacyjnego i szybszego reagowania na nowe aplikacje.
W kolejnym kroku skonfigurowany został profil kandydata - a na nim utworzone zostały pola pozwalające na zbieranie dodatkowych informacji od aplikujących osób; ułatwiające Hiring Managerom dokonanie właściwego wyboru.
Ważnym punktem wdrożenia nowego systemu było również uruchomienie automatyzacji email - zarówno do kandydatów, jak i Hiring Managerów. Ta dodatkowa forma notyfikacji miała na celu jeszcze bardziej przyspieszyć i usprawnić komunikację.
Efekty
Hiring Managerowie widzą cały pipeline kandydatów i mogą szybciej reagować na zmiany etapów kandydatów.
Gdy nowa aplikacja trafia wskazany etap, Hiring Manager jest notyfikowany mailowo i ma 24h na odpowiedź. Poza sytuacjami losowymi Hiring Managerowie respektują tę zasadę.
2 dni
20 dni
- a mimo to po ich zapełnieniu Hiring Manager stwierdził, że jeszcze nigdy rekrutacja nie szła aż tak sprawnie!"
Wnioski
Przed startem każdego procesu warto wraz z Hiring Managerem wspólnie ustalić to, jak ma wyglądać jego timeline.
Dodatkowo warto też jasno zakomunikować Hiring Managerowi, jakie mierniki będą analizowane po zakończeniu procesu. Hiring Managerom łatwiej przychodzi respektowanie wspólnie ustalonych ram czasowych, jeśli wiedzą, jaki jest cel ich mierzenia.
A pozwala to na lepszą analizę:
- czy trafiliśmy z widełkami?
- jaki był najczęstszy powód odrzuceń?
- jakie źródło pozwoliło pozyskać najbardziej dopasowanie aplikacje?
- kto (lub co) było "wąskim gardłem" procesu?
Rezultat? Jeszcze lepsze procesy rekrutacyjne.