{"id":322,"date":"2018-05-16T15:33:24","date_gmt":"2018-05-16T13:33:24","guid":{"rendered":"https:\/\/traffit.com\/?p=322"},"modified":"2023-07-12T09:31:29","modified_gmt":"2023-07-12T07:31:29","slug":"rodo-traffit","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/traffit.com\/pl\/blog\/nowosci-w-traffit\/rodo-traffit\/","title":{"rendered":"Z Traffitem RODO Ci niestraszne \u2013 przygotuj swoje rekrutacje do nowego prawa!"},"content":{"rendered":"
RODO, czyli wchodz\u0105ce w \u017cycie Rozporz\u0105dzenie o Ochronie Danych Osobowych, sp\u0119dza sen z powiek wszystkich, kt\u00f3rzy przetwarzaj\u0105 dane osobowe. Prowadz\u0105c rekrutacje r\u00f3wnie\u017c to robisz, wi\u0119c nowe prawo dotyczy r\u00f3wnie\u017c Ciebie. Nie musisz si\u0119 jednak martwi\u0107, bo w swoim Trafficie<\/a><\/strong> znajdziesz wszystko, co jest do tego potrzebne!<\/p>\n W zak\u0142adce Ustawienia –> Og\u0142oszenia i klauzule –> Formularz pobierania zg\u00f3d<\/strong> mo\u017cesz teraz stworzy\u0107 formularz aplikacyjny niepowi\u0105zany z \u017cadn\u0105 rekrutacj\u0105. Tworzysz go tak samo, jak pozosta\u0142e formularze aplikacyjne – pami\u0119taj, aby pyta\u0107 w nim kandydata o jego adres e-mail (kt\u00f3ry jest jego unikalnym identyfikatorem w Traffit), a stworzony link wysy\u0142asz kandydatom.<\/p>\n Zobacz przyk\u0142adowy formularz<\/strong><\/a><\/p>\n Po uzupe\u0142nieniu danych przez kandydata, jego dane i zgody aktualizuj\u0105 si\u0119 w Traffit. Formularz trafi w “niepowo\u0142ane” r\u0119ce – do kandydata, kt\u00f3rego nie masz w bazie? Nie ma problemu, utworzymy mu profil kandydata w Twojej bazie \ud83d\ude42<\/p>\n Na profilu kandydata z \u0142atwo\u015bci\u0105 znajdziesz informacj\u0119 kiedy i w ramach kt\u00f3rej rekrutacji (oraz dla kt\u00f3rego klienta) wyrazi\u0142 poszczeg\u00f3lne zgody:<\/p>\n <\/p>\n Dodatkowo poka\u017cemy Ci, do kiedy wa\u017cna jest dana zgoda oraz b\u0119dziesz m\u00f3g\u0142 zmieni\u0107 kana\u0142 komunikacji dla wybranej zgody. Tw\u00f3j kandydat mo\u017ce by\u0107 bowiem zainteresowany wy\u0142\u0105cznie kontaktem mailowym, a niekoniecznie telefonicznym.<\/p>\n Zdarza Ci si\u0119, \u017ce kandydat bierze udzia\u0142 w kilku rekrutacjach? Przy du\u017cej ilo\u015bci klauzul szukanie informacji o tym, na co masz zgod\u0119 mo\u017ce by\u0107 k\u0142opotliwe, dlatego na samej g\u00f3rze profilu kandydata poka\u017cemy Ci zbiorcze informacje na temat zg\u00f3d, kt\u00f3re posiadasz:<\/p>\n <\/p>\n 1.<\/strong>Masz ju\u017c kandydat\u00f3w w bazie, wraz ze zgodami? Sama zgoda nie wystarczy, spe\u0142ni\u0107 musisz r\u00f3wnie\u017c obowi\u0105zek informacyjny czyli poinformowa\u0107 go o tym:<\/p>\n PAMI\u0118TAJ!<\/strong> Wycofanie zgody musi by\u0107 r\u00f3wnie \u0142atwe jak jej udzielenie, nie mo\u017cesz wi\u0119c wymaga\u0107 na przyk\u0142ad konieczno\u015bci z\u0142o\u017cenia takiego wniosku w formie papierowej, je\u015bli zgody zbierasz na formularzu aplikacyjnym, gdzie kandydat zaznacza checkboxy<\/em> przy wybranych zgodach. Najprostsz\u0105 metod\u0105 w takim przypadku jest wskazanie adresu e-mail, na kt\u00f3re takie wnioski mo\u017cna zg\u0142asza\u0107.<\/p>\n 2.<\/strong> Masz kandydat\u00f3w w bazie. ale nie maj\u0105 oni \u017cadnych zg\u00f3d (ani klauzuli w CV, ani zg\u00f3d przypisanych w systemie udzielonych przy aplikacji przez formularz)? Po 25 maja 2018 b\u0119dziesz musia\u0142 ich usun\u0105\u0107 ze swojej bazy kandydat\u00f3w, chyba \u017ce uda Ci si\u0119 do tego czasu uzyska\u0107 ich zgody. Wykorzystaj do tego wy\u017cej opisany formularz! To najprostsza i najskuteczniejsza metoda.<\/p>\n 3.<\/strong> Tworzysz nowe formularze lub aktualizujesz istniej\u0105ce? Umie\u015b\u0107 na nich obowi\u0105zek informacyjny tak, aby nowi aplikuj\u0105cy trafiali ju\u017c do bazy wraz ze zgodami i spe\u0142nionym obowi\u0105zkiem informacyjnym. Jak to zrobi\u0107? T\u0142umaczymy to poni\u017cej.<\/p>\n Ka\u017cda zgoda musi by\u0107 odr\u0119bna, wymaga\u0107 mo\u017cesz akceptacji wy\u0142\u0105cznie tych zg\u00f3d, kt\u00f3re s\u0105 niezb\u0119dne do przeprowadzenia kandydata przez proces. W Traffit ka\u017cda klauzula ma swoje indywidualne ustawienia, kt\u00f3re powiniene\u015b skonfigurowa\u0107 przed 25 maja:<\/p>\n <\/p>\n Typ klauzuli<\/strong><\/p>\n Najwa\u017cniejszy, aby\u015bmy mogli pokazywa\u0107 Ci na profilu kandydata, na co masz zgod\u0119. Tre\u015b\u0107 klauzuli mo\u017ce by\u0107 dowolna, tak jak jej j\u0119zyk – znaj\u0105c typ klauzuli jeste\u015bmy w stanie okre\u015bli\u0107 jej znaczenie. Dlatego stworzyli\u015bmy 5 typ\u00f3w klauzul:<\/p>\n (Typy klauzul to s\u0142ownik, wi\u0119c mo\u017cesz do tej domy\u015blnej listy doda\u0107 swoje typy klauzul).<\/p>\n Kana\u0142y komunikacji<\/strong> oznaczaj\u0105, jaki b\u0119dzie domy\u015blny kana\u0142 dla danej zgody. P\u00f3\u017aniej, na profilu kandydata, b\u0119dziesz m\u00f3g\u0142 przy danej zgodzie wycofa\u0107 wybrany kana\u0142 komunikacji – bez konieczno\u015bci usuwania i ponownego dodawania ca\u0142ej zgody.<\/p>\n Administrator mo\u017ce zdecydowa\u0107 te\u017c o Ustawieniach<\/strong> klauzul, np. o tym \u017ce u\u017cytkownik (rekruter) nie b\u0119dzie m\u00f3g\u0142 jej usun\u0105\u0107 z formularza lub \u017ce zgoda b\u0119dzie zawsze wymagana (tak powinno by\u0107 dla zgody w ramach danej rekrutacji oraz obowi\u0105zku informacyjnego).<\/p>\n Obowi\u0105zek informacyjny<\/strong> to szczeg\u00f3lny typ klauzuli, jej tre\u015b\u0107 b\u0119dzie zawsze widoczna mi\u0119dzy polami formularza kt\u00f3ry uzupe\u0142nia kandydat a klauzulami – w formie tekstu tak jak na tym<\/strong><\/a> formularzu. Po uzupe\u0142nieniu formularza na profilu kandydata pojawi si\u0119 informacja o spe\u0142nieniu obowi\u0105zku informacyjnego wobec tego kandydata – wraz z dat\u0105 i jego dok\u0142adn\u0105 tre\u015bci\u0105.<\/p>\n Czas zg\u00f3d<\/strong><\/p>\n RODO nie okre\u015bla jednoznacznie czasu przetwarzania danych, ka\u017cdy powinien sam oceni\u0107 ten czas. Prawnicy, z kt\u00f3rymi mieli\u015bmy okazj\u0119 t\u0119 kwesti\u0119 konsultowa\u0107, wyj\u0105tkowo zgodnie okre\u015blaj\u0105 optymalny termin w przypadku rekrutacji na 2-3 lata, wi\u0119c taki zalecamy. Macie jednak w tej kwestii dowolno\u015b\u0107 – w zak\u0142adce Ustawienia –> Ustawienia og\u00f3lne<\/strong> mo\u017cecie okre\u015bli\u0107 w miesi\u0105cach czas wa\u017cno\u015bci zg\u00f3d: <\/p>\n To w\u0142a\u015bnie na podstawie tego ustawienia na profilu kandydata policzymy i poka\u017cemy Ci, do kiedy dana zgoda jest aktywna. Po tym czasie zgoda stanie si\u0119 nieaktywna. Oczywi\u015bcie, jeszcze przed up\u0142ywem tego terminu b\u0119dziesz m\u00f3g\u0142 wycofa\u0107 wybran\u0105 zgod\u0119 na \u017c\u0105danie kandydata.<\/p>\n W du\u017cym uproszczeniu mo\u017cna skondensowa\u0107 RODO w kwestii rekrutacji do kilku prostych zasad:<\/p>\n Masz ju\u017c Traffita<\/strong><\/a> – i co dalej? Jak skorzysta\u0107 z nowych funkcjonalno\u015bci? Oto checklista<\/em>:<\/p>\n Klauzule tworzysz i edytujesz w zak\u0142adce Ustawienia –> Og\u0142oszenia i klauzule –> Klauzule. <\/strong>Upewnij si\u0119, \u017ce ka\u017cda z nich ma okre\u015blony typ (mo\u017cesz te\u017c okre\u015bli\u0107 j\u0119zyk, co zalecamy). Na tej podstawie b\u0119dziemy mogli prezentowa\u0107 Ci na profilu kandydata podsumowanie zgody i notyfikowa\u0107 przy aktywno\u015bciach, gdzie takiego typu zgody mo\u017cesz nie mie\u0107. Zadbaj o to, \u017ceby ka\u017cda by\u0142a odr\u0119bna i \u017ceby te, kt\u00f3re s\u0105 konieczne by\u0142y wymagane. Mo\u017cesz stworzy\u0107 kilka klauzul jednego typu, np. w kilku wersjach j\u0119zykowych.<\/p>\n Je\u015bli dla danej klauzuli wybierzesz jako typ “Obowi\u0105zek informacyjny”, to jej tre\u015b\u0107 pojawi si\u0119 jako tekst pod polami formularza, nad pozosta\u0142ymi klauzulami.<\/p>\n 2. Sprawd\u017a formularze<\/strong><\/p>\n Upewnij si\u0119, \u017ce wszystkie udost\u0119pnione kandydatom formularze aplikacyjne maj\u0105 obowi\u0105zek informacyjny oraz aktualne klauzule.<\/p>\n 3. Zweryfikuj profil kandydata<\/strong><\/p>\n Pami\u0119taj, \u017ce zbiera\u0107 powiniene\u015b tylko te dane, kt\u00f3re s\u0105 potrzebne do przeprowadzenia kandydata przez proces rekrutacyjny. Usu\u0144 wi\u0119c te pola z profilu kandydata, kt\u00f3rych celowo\u015b\u0107 ci\u0119\u017cko b\u0119dzie udowodni\u0107. Pole “Miejsce zamieszkania” warto zamieni\u0107 na “W jakim mie\u015bcie chcesz pracowa\u0107?” itp.<\/p>\n 4. Ustaw domy\u015blny czas zg\u00f3d<\/strong><\/p>\n Mo\u017cesz to zrobi\u0107 w zak\u0142adce Ustawienia –> Ustawienia og\u00f3lne<\/strong>. Dzi\u0119ki temu b\u0119dziemy mogli pokazywa\u0107 Ci na profilu kandydata do kiedy wa\u017cne s\u0105 jego zgody oraz informowa\u0107 Ci\u0119, kiedy b\u0119d\u0105 si\u0119 ko\u0144czy\u0107.<\/p>\n 5. Zmodyfikuj grupy uprawnie\u0144<\/strong><\/p>\n W zak\u0142adce Ustawienia –> Uprawnienia<\/strong> mo\u017cesz ograniczy\u0107 dost\u0119p do funkcji dla wybranych grup u\u017cytkownik\u00f3w. Warto szczeg\u00f3lnie zwr\u00f3ci\u0107 uwag\u0119 na:<\/p>\n 6. Zweryfikuj list\u0119 u\u017cytkownik\u00f3w<\/strong><\/p>\n Sprawd\u017a na li\u015bcie u\u017cytkownik\u00f3w, czy s\u0105 tam wszystkie osoby, kt\u00f3re aktualnie u Ciebie pracuj\u0105 i maj\u0105 mie\u0107 dost\u0119p do danych kandydat\u00f3w. Je\u015bli nie, dezaktywuj ich konta (blokuj\u0105c im tym samym dost\u0119p do Traffita).<\/p>\n 7<\/strong>. Podpisz z pracownikami maj\u0105cymi dost\u0119p do danych kandydat\u00f3w upowa\u017cnienie do przetwarzania danych osobowych.<\/strong><\/p>\n Na tym nie koniec! Szykujemy dla Was kolejne zmiany, m.in. opcj\u0119 wycofania pojedynczej zgody i mo\u017cliwo\u015b\u0107 filtrowania kandydat\u00f3w na li\u015bcie wed\u0142ug typ\u00f3w udzielonych zg\u00f3d (ju\u017c do ko\u0144ca nast\u0119pnego tygodnia). Nast\u0119pnie udost\u0119pnimy notyfikacje w systemie, kiedy Twojemu kandydatowi b\u0119dzie ko\u0144czy\u0107 si\u0119 zgoda, mo\u017cliwo\u015b\u0107 wykluczania kandydat\u00f3w z profilowania i lista klauzul mo\u017cliwa do dodania od razu w momencie r\u0119cznego tworzenia profilu nowego kandydata.<\/p>\n A zaraz po wej\u015bciu RODO zaczniemy prac\u0119 nad kolejnymi funkcjami, kt\u00f3re jeszcze bardziej u\u0142atwi\u0105 \u017cycie Tobie i Twoim kandydatom. Chcesz wiedzie\u0107 jakie? Obserwuj nasz blog \ud83d\ude42<\/p>\nJak zebra\u0107 aktualne zgody lub uzyska\u0107 je od kandydat\u00f3w, kt\u00f3rych masz w bazie?<\/h2>\n
Jak spe\u0142ni\u0107 obowi\u0105zek informacyjny?<\/h2>\n
\n
Jak stworzy\u0107 klauzule zgodne z RODO?<\/h2>\n
\n
\n<\/a><\/p>\nPodstawowe aspekty RODO<\/h2>\n
\n
Checklista<\/h2>\n
\n
\n
Co dalej?<\/h2>\n