Idealny onboarding pracownika w 5 prostych krokach

Zatrudnienie nowego pracownika w miejsce odchodzącego zawsze kosztuje. Paradoksalnie, taniej jest dać komuś podwyżkę, aby został, niż pozwolić mu odejść – pod warunkiem rzecz jasna, że mówimy o osobie, która dużo wnosi do zespołu i która zdążyła zyskać zaufanie firmy.

Błędem jest jednak podejmowanie działań na rzecz retencji pracowników dopiero w momencie, gdy wręczają wypowiedzenie umowy. Działać należy od samego początku, przeprowadzając właściwy proces onboardingu nowego członka zespołu, który będzie kontynuacją doskonałej rekrutacji.

Skutecznie przeprowadzony onboarding pomoże nowemu pracownikowi szybciej wdrożyć się w życie firmy i odnaleźć się w kulturze organizacyjnej nowego pracodawcy. Pokazuje też szybko, czy to, o czym opowiadasz na temat firmy w ramach działań employer brandingowych oraz na etapie rekrutacji pokrywa się z rzeczywistością.

Czym jest onboarding nowego pracownika?

Według najprostszej definicji, onboarding to proces zaznajamiania nowego pracownika z firmą, jej produktami, usługami i kulturą, a także przekazywania mu narzędzi oraz wiedzy niezbędnych do efektywnego wykonywania powierzonych zadań.

Brzmi prosto, ale w praktyce wiele firm nie radzi sobie z tym procesem, co przyczynia się do wysokiego współczynnika odejść pracowników i pracownic. Efektywny onboarding pomoże nowym pracownikom w poznaniu miejsca pracy i szybkim wdrożeniu się w obowiązki.

Jeśli przed Tobą planowanie onboardingu, możemy Ci pomóc. Oto 5 najlepszych praktyk onboardingowych, które zwiększą produktywność Twojego zespołu i zwiększą retencję w Twojej organizacji.

Onboarding krok 1: zaangażuj nową osobę jeszcze przed rozpoczęciem pracy

Nawet jeśli kandydatka przyjęła już Twoją ofertę i teraz czeka jedynie na rozpoczęcie pracy, bądź z nią w regularnym kontakcie. Przyspieszy to proces wdrożenia – onboarding nie musi zaczynać się po rozpoczęciu pracy! Przed pierwszym dniem pracy możesz zadbać o kilka spraw:

• Wyślij jej e-mail z informacją o tym, co czeka ją w pierwszym dniu pracy oraz na czym będzie polegać proces onboardingu, żeby wiedziała, na co się przygotować. Prześlij jej także rozkład zajęć na pierwszy tydzień z wykazem wszystkich spotkań i szkoleń, w których będzie uczestniczyć.
• Zawrzyj tam informacje związane z codzienną kulturą firmy, na przykład o zasadach dotyczących ubioru w Twojej firmie (dress code) i poproś o napisanie kilku zdań o sobie, które umieścisz w e-mailu przedstawiającym daną osobę zespołowi. Pozwól jej zaprezentować się nowym koleżankom i kolegom własnymi słowami. Pomoże to w przygotowaniu się na pierwszy dzień w nowym miejscu pracy.
• Jeśli możesz, to prześlij jej także dokumenty wymagane przez dział HR, które będzie musiała podpisać (umowa o pracę, NDA, regulamin pracowniczy, badania medycyny pracy, formularze do Urzędu Skarbowego itd.), aby mogła się z nimi zapoznać w wolnym czasie. Prześlij jej także szczegółowe informacje na temat benefitów pracowniczych (prywatne ubezpieczenie zdrowotne, ubezpieczenie na życie, karta Multisport, zasady finansowania szkoleń, owocowe środy itd.), aby miała czas zastanowić się na przykład, z której opcji ubezpieczeniowej chce skorzystać.
• Jeśli Wasze biuro jest w dużym kompleksie, dodaj wskazówki dotarcia oraz dane kontaktowe. Pomoże to w sprawnym dotarciu do miejsca pracy.

Krótko mówiąc, daj nowemu pracownikowi możliwość przygotowania się do rozpoczęcia pracy oraz zapewnienie, że Twoja firma naprawdę na nią czeka. Wykorzystasz tak jego okres wypowiedzenia na płynne przejście do nowej firmy.

Onboarding krok 2: spraw, by pierwszy dzień pracy był wyjątkowy

Nie będziesz mieć drugiej okazji, by zrobić dobre pierwsze wrażenie, postaraj się więc, aby dzień, w którym Twój nowy pracownik po raz pierwszy przyjdzie do pracy, był dniem wyjątkowym. Dobre przygotowanie pierwszego dnia w nowej pracy zaprocentuje na przyszłość!

• Niech ktoś czeka na jego przybycie do biura, aby go powitać – może to być osoba z administracji, działu HR albo ktoś z zespołu, do którego dołącza.
• Przyczep balonik do jego biurka, aby inni pracownicy mogli łatwo go znaleźć i się przywitać.
• Zadbaj o drobne gesty, przykładowo, zostaw na biurku butelkę wina oraz odręcznie napisaną notkę od CEO z krótkim przywitaniem.
• Nie pozwól, by jego pierwszy dzień w pracy był zdominowany przez papierologię. Obecnie dział HR może wcześniej otrzymać potrzebne dokumenty – możesz nawet podpisać umowę w formie zdalnej.
• Wręcz mu zestaw powitalny, zawierający firmowe gadżety (tak zwany welcome pack) oraz informacje, które umożliwią mu zaczęcie pracy (identyfikator/kartę dostępu, t-shirt, kubek, notatnik, dostęp do konta e-mail oraz do firmowego komunikatora, a także do niezbędnego oprogramowania i tak dalej). Przede wszystkim jednak przygotuj wcześniej jego stanowisko pracy, czyli zadbaj o skonfigurowanego laptopa, biurko, monitor, klawiaturę, mysz, szafkę, lampkę, fotel i inne sprzęty.

Zestaw dla nowych pracowników.

Następnie oprowadź go po biurze. Zaprowadź go do kuchni i pokaż, co gdzie jest (zwłaszcza maszyna do kawy!). Przedstaw go pozostałym pracownikom, organizując na przykład nieformalny posiad przy kawie lub lunchu z wybranymi pracownikami. Pomoże to w przekazaniu pierwszych interesujących informacji – zarówno na temat nowo zatrudnionej osoby, jak i z życia organizacji.

Wyślij także e-maila do wszystkich pracowników w firmie, w którym przedstawisz nowego pracownika.

Jeśli to możliwe, zorganizuj śniadanie lub lunch nowego pracownika z CEO.

• Przeprowadź rutynowe szkolenie wprowadzające z najważniejszymi informacjami na temat firmy i jej struktury organizacyjnej. Opowiedz mu o firmie, jej misji, wizji oraz wyznawanych wartościach. Niech zobaczy szerszy obraz tego, czym się zajmujecie i zrozumie własną rolę w organizacji. Skuteczny onboarding pracownika wspiera stawanie się częścią całej firmy, a nie tylko zespołu.

Onboarding krok 3: Przedstaw jasne oczekiwania

Zorganizuj nowo zatrudnionej osobie spotkania wprowadzające z każdym z kluczowych współpracowników. Już na samym początku współpracy sformułuj i zakomunikuj jasne oraz uczciwie oczekiwania wobec nowej osoby w zespole. Porozmawiaj o zakresie obowiązków i odpowiedzialności.

Pamiętaj przy tym, że należy je dopasować do wykonywanych obowiązków przez innych pracowników, aby uniknąć nieporozumień. Ale nie poprzestawaj na tym. Jeśli chcesz, by się nowa pracownica w pełni zaangażowała się w swoją pracę, uświadom jej dlaczego i w jaki sposób jej praca jest ważna dla zespołu, a nawet całej firmy. Warto przedstawić jej też możliwości rozwoju na nowym stanowisku.

Onboarding, a szczególnie pierwsze tygodnie pracy, służą intensywnemu wejściu w rzeczywistość firmy. Zapoznaj nową osobę dokładnie z pracą działu, zapraszaj na ważne spotkania, na których przedstawiane są cele biznesowe i stopniowo wdrażaj w specyfikę pracy – tylko nie przytłocz jej informacjami! Pominięcie procesu adaptacyjnego może mieć poważne konsekwencje, odbijające się na procesie onboardingu.

Następnie regularnie sprawdzaj, czy nadąża za przedstawianymi informacjami i ma zlecone zadania do wykonania. Ustal jasne cele i kryteria oceny na pierwsze 3, 6 oraz 12 miesięcy pracy. Wyjaśnij jej, jak skuteczność jej pracy będzie mierzona.

Nie bój się udzielać informacji zwrotnej od pierwszych tygodni zatrudnienia. Udzielając feedbacku po wykonaniu pierwszych, najmniejszych nawet zadań pokażesz, że traktujesz jej pracę poważnie. Pomoże jej to lepiej wykonywać nowe obowiązki.

Zachęć ją także do proaktywności, otwartego dzielenia się uwagami, zadawania pytań odnośnie powierzonych zadań i postawionych oczekiwań. Dzięki temu onboarding będzie skuteczniejszy, a szanse na popełnienie błędów przez brak informacji niższe.

Ponadto, przedstaw plan learning and development, jeśli podczas rekrutacji i w ogłoszeniu o pracę była o nim mowa.

Warto też umówić spotkania, w czasie których ocenicie onboarding pracownika i jego efektywność. W TRAFFIT spotykamy się po miesiącu i po trzech miesiącach – na koniec okresu próbnego. Zadajemy zestaw takich samych pytań, które pomagają nowym pracownikom skupić się na najważniejszych wskazówkach.

Onboarding krok 4: wytypuj mentorkę i zapewnij zajęcie

Zaangażuj do wdrażania nowego pracownika członków zespołu. Niech poczuje się, że jest mile widziany i akceptowany – znacznie ułatwi to proces onboardingu.

• Zorganizuj mu nieformalne spotkanie zapoznawcze (ice-breaker) z zespołem, do którego dołącza.
• Wytypuj osobę z zespołu, która obejmie rolę mentorską i do której będzie mógł zwracać się z pytaniami czy uwagami dotyczącymi nowych obowiązków, procedur obowiązujących w firmie lub jakichkolwiek innych kwestii.
• Pomóż mu w poznaniu systemów i narzędzi wykorzystywanych przez organizację i potrzebnych na danym stanowisku.
• Stwórz mu także listę zadań – włącznie z takimi informacjami, jak skonfigurowanie konta e-mail oraz kalendarz aktywności, aby od samego początku miał co robić i czuł, że ktoś interesuje się jego pracą. Pamiętaj, by były związane z danym stanowiskiem – nowy pracownik zauważy wypełnianie listy zadań tylko po to, by miał jakiekolwiek zajęcie.

Zadbaj o to, by nowy pracownik nie musiał się zastanawiać, czym ma się zająć. To może spowodować, że zacznie wątpić, czy firma w ogóle ma pomysł na jego stanowisko i czy na pewno znajdą się dla niego zadania. Zaplanowany onboarding zwiększy szanse na to, że pozostanie w firmie dłużej.

Onboarding krok 5: poproś o informację zwrotną

Nowa pracownica w pierwszych tygodniach może nie mieć śmiałości do krytykowania procesów w firmie, mimo to jednak warto zachęcić ją do udzielenia szczerej informacji zwrotnej. Pamiętaj, że jej perspektywa na sprawy w Twojej firmie jest świeża, dzięki czemu może dostrzec problemy z powierzonymi zadaniami, organizacją czy nawet procesem rekrutacji i onboardingu, których istnienia możesz nie zauważać. A kiedy już podzieli się z Tobą swoimi uwagami, wykorzystaj je, by usprawnić procesy w firmie 😉

Pytaj niedawno zatrudnione osoby o podobne rzeczy. To pomoże Ci porównać wyniki i odczucia. Oto przykładowe pytania, jakie możesz zadać, aby uzyskać opinię o przeprowadzonym onboardingu ze strony pracownika:

• Czy pytania na rozmowie rekrutacyjnej były na temat?
• Czy miałaś możliwość przedyskutować swoje umiejętności, doświadczenie i oczekiwania?
• Czy ogłoszenie o pracę było precyzyjne? Czy opis stanowiska pracy pokrywa się z rzeczywistością?
• Czy czułeś się mile widziany pierwszego dnia pracy?
• Czy przedstawiono Ci misję, wizję i wartości firmy?
• Czy oczekiwania wobec Ciebie zostały jasno sformułowane i zakomunikowane?
• Czy przeszkolono Cię odpowiednio do Twoich potrzeb? Czy ewentualne materiały szkoleniowe były dobrze przystosowane?
• Czy wiesz, gdzie szukać podstawowych informacji, jak wnioski o urlop czy sposób korzystania z benefitów?
• Czy masz wsparcie ze strony pracowników działu HR?
• Czy przydzielono Ci mentora? Jeśli tak, to jak spisuje się w tej roli?
• Czy osoby, z którymi zaczynasz współpracować są przyjazne i pomocne?
• Czy wyznaczono Ci cele oraz kryteria oceny Twojej pracy?
• Czy wiesz, kiedy zakończysz onboarding?
• Czy liczba przydzielonych Ci zadań jest rozsądna i do wykonania w wyznaczonym czasie?
• Czy rozumiesz, w jaki sposób Twoja praca jest mierzona i oceniana?
• Czy masz wszelkie niezbędne narzędzia, by móc dobrze wykonywać powierzone Ci zadania?
• Czy wdrożono Cię w narzędzia oraz systemy wykorzystywane przez firmę?
• Czy rozumiesz w jaki sposób Twoja praca pozwala firmie osiągać wyznaczone cele?

Wnioski z przeprowadzonego onboardingu wykorzystasz przy wdrażaniu innych nowych pracowników.

Proces onboardingu – checklista

OK, podsumujmy wszystko, o czym powiedzieliśmy do tej pory. Oto lista kontrolna, która ułatwi Ci zadbanie o skuteczny onboarding i zajęcie się nowym pracownikiem:

Krok 1

Wyślij e-mail z niezbędnymi informacjami na temat:

• pierwszego dnia w nowej firmie,
• procesu onboardingu,
• dress code’u,
• opisu do powitalnego e-maila.
• Wyślij wzory dokumentów oraz informacje na temat benefitów.

Krok 2

• Zadbaj o „komitet powitalny”.
• Przygotuj biurko – nie zapomnij o miłych małych gestach!
• Wręcz pakiet powitalny.
• Oprowadź po biurze i przedstaw pracownikom.
• Wyślij e-mail do pracowników z informacją o nowym pracowniku.
• Zaplanuj śniadanie lub lunch nowego pracownika z CEO.
• Przeprowadź standardowe szkolenie wstępne.

Krok 3

• Zaplanuj spotkania z kluczowymi pracownikami.
• Sformułuj i przedstaw jasne i uczciwe oczekiwania.
• Zapoznaj z pracą działu oraz celami biznesowymi.
• Regularnie sprawdzaj, czy nadąża i czy ma zlecone zadania.
• Ustal jasne cele na pierwsze 3, 6 i 12 miesięcy.
• Wyjaśnij, jak będzie mierzona skuteczność pracy.
• Udzielaj feedbacku od samego początku.

Krok 4

• Zorganizuj ice-breaker z zespołem.
• Wytypuj mentorkę.
• Wdroż w narzędzia oraz systemy.
• Stwórz listę pierwszych zadań.

Krok 5

• Regularnie proś nowych pracowników o szczerą informację zwrotną.
• Zapytaj o proces rekrutacji, onboardingu oraz powierzone zadania.
• Zamień jego uwagi w konkretne ulepszenia procesów w firmie.

Warto wcześniej porozmawiać z członkami zespołu, do którego dołącza nowy pracownik. Pomoże to im zaplanować sobie pracę na pierwsze dni jego obecności w firmie i sprawnie przeprowadzić onboarding pracownika.

Błędy, których musisz za wszelką cenę unikać podczas procesu onboardingu

Jeśli czytasz ten fragment naszego artykułu, to zapewne masz już niezłe rozeznanie w tym, jak powinien wyglądać idealny proces onboardingu nowego pracownika. Dla pewności jednak przedstawiamy listę najczęstszych błędów, których warto unikać, wdrażając nowe osoby do zespołu:

Nie ignoruj nowej osoby w firmie pierwszego dnia

Niezależnie od tego, jak dużo masz obowiązków tego dnia, daj jej odczuć, że w firmie na nią niecierpliwie czekano, a następnie odpowiednio ją przywitaj. Spraw, by pierwszy dzień był wypełniony zarówno produktywnymi wydarzeniami, jak i fajnymi interakcjami, które opisaliśmy w kroku 1. Nie sprawiaj wrażenia, że nie masz pomysłu na to, co z nią zrobić.

Nie buduj dystansu

Spróbuj nawiązać porozumienie na stopie prywatnej. Onboarding pracownika polega również na przełamaniu lodów. Stwórz nowej osobie okazje do poznania swoich współpracowników. Pamiętaj, że będziecie spędzać razem 8 godzin dziennie – sztywny klimat nie jest więc pożądany!

Nie zasyp nowej osoby w zespole tak zwaną „papierologią”

Jasne, dokumenty trzeba podpisać i nie da się przed tym uciec, postaraj się jednak, by nie zdominowały pierwszego dnia pracy. Jeśli możesz, to dostarczaj dokumenty do podpisu partiami, a w międzyczasie zadbaj o fajne interakcje opisane w kroku 2.

Nie czyń żadnych założeń na temat nowej osoby i nie przyjmuj, że sama z siebie wie co i jak

Twoja rutyna nie jest jeszcze jej rutyną, a Wasza kultura organizacyjna będzie jej obca. Skrótowce i słowa-klucze, którymi się posługujesz wcale nie muszą być dla niej zrozumiałe. Daj jej czas i przestrzeń na odnalezienie się w nowym miejscu pracy.

Nie oczekuj, że będzie czytać Ci w myślach bądź zgadywać Twoje oczekiwania

Jasno postaw swoje oczekiwania oraz kryteria, według których będziesz oceniać efektywność pracy. Częścią procesu onboardingu nowego pracownika jest też wypracowanie wspólnych zasad ewaluacji pracy.

Nie lekceważ doświadczenia i przenikliwości nowej osoby w organizacji

Pamiętaj, że patrzy na wszystko świeżym okiem, dzięki czemu może dostrzec problemy z powierzonymi zadaniami, organizacją czy nawet procesem rekrutacji i onboardingu, których istnienia możesz sobie nie uświadamiać. Proś o feedback, a kiedy już go otrzymasz, wykorzystaj go, by usprawnić procesy w firmie.

Lista kontrolna błędów w onboardingu:

Nie ignoruj jej przed i podczas pierwszego dnia pracy.

Nie buduj dystansu.

Nie zasyp nowej osoby papierologią.

Nie zakładaj nic na jej temat z góry.

Nie przyjmuj, że wszystko jest oczywiste – zachęcaj do zadawania pytań.

Nie każ jej czytać Ci w myślach.

Nie lekceważ jej doświadczenia i przenikliwości.

Mam nadzieję, że dzięki tym wskazówkom rozwiniesz onboarding i sprawniej wdrożysz nowych pracowników w życie firmy.

Owocnych rekrutacji i efektywnych procesów onboardingowych!