O firmie
Teacode tworzy aplikacje mobilne, webowe i desktopowe dla startupów, scale-upów i przedsiębiorstw na całym świecie
Zespół współpracuje ze startupami oraz małymi i średnimi firmami z całego świata reprezentującymi różne branże: marketing, opiekę zdrowotną, fitness & wellness, nieruchomości, podróże i wiele innych.
Problem
Nieustrukturyzowana baza kandydatów oraz brak ogłoszeń rekrutacyjnych na stronie Kariera
Większość aktywności związanych z prowadzeniem rekrutacji gromadzonych było w Trello, gdzie dane nowych kandydatów trzeba było wprowadzać ręcznie.
Nie było też żadnego konkretnego flow, według którego każda aplikacja powinna być procesowana. Potrzebę wdrożenia systemu ATS Joanna - krótko po dołączeniu do zespołu - uznała za priorytet!
Cel
Jedno miejsce, gdzie w sposób uporządkowany i łatwy do przeszukiwania zbierane są aplikacje z różnych źródeł.
Teacode aktywnie dociera do kandydatów na portalach pracy (np. JustJoinIT), na LinkedIn czy publikując ogłoszenia na stronie Kariera. Ważne było więc zrozumienie, które z tych źródeł są skuteczne, a w które nie warto inwestować więcej czasu oraz pięniędzy. Potrzebne więc były dobre
raporty rekrutacyjne
Ważnym celem wdrożenia systemu ATS była dodatkowo możliwość tworzenia responsywnych formularzy aplikacyjnych online, które wpływają pozytywnie na doświadczenia kandydatów, równocześnie ułatwiając zbieranie aplikacji i ich obsługę.
Rola TRAFFIT
Pierwszym krokiem było zebranie w nowym systemie całej bazy kandydatów oraz ich CV z Trello i innych źródeł
Następnie TRAFFIT został zintegrowany ze stroną Kariera, aby tworzone w systemie ogłoszenia mogły szybko i łatwo na nią trafiać. W kolejnym kroku powstał proces (workflow) oraz szablony ogłoszeń i formularzy aplikacyjnych.
Krokiem milowym było stworzenie szablonów wiadomości e-mail oraz integracja skrzynki - co ogromnie przyspieszyło pracę i poskutkowało utworzeniem historii korespondencji e-mail na profilu każdego kandydata/-tki. Szablony te zresztą są wykorzystywane nadal - nie tylko do informowania kandydatów o zmianach statusu ich aplikacji, ale również do wysyłki aktualizacji zgód czy badań candidate experience.
Wystarczyło jeszcze tylko przeszkolić Hiring Managerów z nowego narzędzia, aby móc wynieść swoje procesy na nowy poziom i znacznie je usprawnić.
Efekty
Lepsze wykorzystanie obecnej bazy kandydatów oraz wartościowe raporty analizujące procesy rekrutacyjne
Joanna stworzyła wyczerpującą listę przyczyn odrzuceń i rezygnacji kandydatów - zyskując tym samym pełną analizę korelacji między przyczyną a etapem, na którym aplikacje są odrzucane oraz ich źródłem.
To pozwala zrozumieć, które źródła są skuteczne (i na nie przesuwać swój budżet HRowy) oraz które etapy są wąskimi gardłami procesów. Ta wiedza zaś to klucz do optymalizacji procesów!
i rezygnacji dla każdego procesu. Dzięki temu możemy lepiej analizować w systemie gdzie leży przyczyna tego, że nie zatrudniamy kandydatów. Po każdym odrzuceniu pozostaje też ślad i historia, do których mogę wrócić"
Uporządkowana baza kandydatów pozwala łatwo filtrować kandydatów i wyszukiwać ich po słowach kluczowych. Dzięki temu każdy proces można rozpoczynać od sourcowania we własnej bazie - zamiast od inwestowania w płatne portale pracy i kampanie promocyjne.
Gdy zespół rekrutacyjny Teacode się powiększył i pojawiło się więcej podobnych procesów - pozwoliło to lepiej utylizować już istniejącą bazę kandydatów:
Wnioski
Uporządkowane procesy oraz baza kandydatówo to klucz do wartościowych raportów rekrutacyjnych i obniżania kosztów
Automatyzacja pozwala procesować aplikacje dużo szybciej - zarówno te, które odpowiadają oczekiwaniom, jak i te niedopasowane. W końcu takie osoby mogą w przyszłości być świetnymi kandydatami/tkami w innych projektach! A dzięki TRAFFIT Time to reject w Teacode wynosi jedyne 7 dni.
Działając na różnych płaszczyznach; własna strona Kariera, portale pracy, czy sourcing na LinkedIn, można w końcu porównać skuteczność poszczególnych działań i kampanii. Decyzje dotyczące rekrutacji powinny być data-driven - tak jak wszystkie inne ważne decyzje w każdej organizacji!