Proces rekrutacji ma doprowadzić Cię do znalezienia idealnego pracownika dla firmy. Jest to proces wieloetapowy, w którym nie chodzi wyłącznie o zatrudnienie nowej osoby. Ważne jest, aby była to osoba, która doskonale dopasuje się zarówno do stanowiska, jak i zespołu i całej organizacji i będzie merytorycznie przygotowana do pracy na danym stanowisku.
Dla odpowiedzialnego HR Managera, rekrutacja pracowników to strategia umożliwiająca długoterminowy rozwój i sukces firmy. Przyjrzyjmy się zatem jak wygląda proces rekrutacji.
W poniższym artykule przeprowadzimy Cię przez etapy rekrutacji, podpowiadając co zrobić, aby był on skuteczny i efektywny. Jak w tracie rekrutacji pamiętać o dobrym wizerunku firmy i przy okazji zbudować sieć kontaktów, które mogą być uruchomione przy okazji innej rekrutacji?
Zapraszamy, rozsiądź się wygodnie i częstuj się naszymi tipami.
“A” każdego procesu rekrutacji, czyli etap pierwszy!
Jak mawiał mój dziadek i nauczycielka matematyki — pomyśl! I to jest właściwie dobry kierunek każdego zadania czy projektu. Najpierw myśl, później działaj. Pierwszy etap rekrutacji to Planowanie, czyli przemyślenie całego procesu.
Jak zaplanować proces rekrutacji? Należy zastanowić się w nim nad takimi elementami:
- Jakie są aktualne i przyszłe potrzeby zasobów ludzkich w firmie.
- Jaki jest profil idealnego kandydata na konkretne stanowisko, celem jest określenie jakie: a) umiejętności, b) doświadczenie c) kompetencje będą potrzebne do spełnienia wymogów danego stanowiska. To idealny moment w trakcie planowania procesu, żeby spotkać się z Hiring Managerem, czyli osobą zlecającą rekrutację. Zbierz jak najwięcej informacji odnośnie jej oczekiwań.
- Czy, aby osiągnąć cele muszę przeprowadzić rekrutację zewnętrzną?
Analiza kadrowych potrzeb firmy – jak to dobrze zrobić?
Analiza potrzeb firmy obejmuje:
- ocenę obecnej sytuacji
- analizę celów strategicznych
- identyfikację luk kompetencyjnych.
Ważne jest tutaj zrozumienie jakie role są potrzebne, jakie kompetencje i umiejętności wymagane oraz, co niezwykle istotne, jaki jest optymalny czas zapełnienia tych ról.
I nie musisz tego projektu mieć w głowie, na kartce, czy na Miro. Nie musisz zaglądać do ściągi i wracać do poprzednich etapów, bo w natłoku obowiązków i liczbie rekrutacji coś miało prawo umknąć. Nic Ci nie umknie. Całość procesu rekrutacji projektujesz w naszym systemie.
Zaczynasz od wprowadzenia nazwy danego procesu rekrutacji:
Klikasz “Zapisz”, aby przejść do kolejnego kroku. Nowo utworzony proces rekrutacji ma 4 domyślne etapy na starcie:
- Nowy
- Zatrudniony
- Odrzucenie
- Lista rezerwowa.
Jak się domyślasz, etapy rekrutacji 2, 3, 4 są etapami końcowymi. Między etapem pierwszym, a końcowym rekrutacji pracowników, możesz zaprojektować dowolną liczbę etapów pośrednich. To bardzo intuicyjne, wystarczy wybrać “Dodaj etap”.
W każdym z takich pośrednich etapów rekrutacji, które zmierzają do jednego z końcowych, ustawiasz nazwę, klucz (po którym będziesz znajdować ten proces i będzie on identyfikowany przy raportach) oraz kolor ramki dla potencjalnych kandydatów tego etapu.
Etapy rekrutacji w Twoich procesach mogą mieć inne nazwy. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby nazwać je po swojemu. Aby to zrobić, kliknij na ikonę ołówka widoczną po prawej stronie nazwy etapu – pojawi się opcja edycji nazwy i innych parametrów:
Proces rekrutacji w TRAFFIT jest zaprojektowany w taki sposób, żeby Ci ułatwić pracę. Tutaj to Twój styl rekrutacji pracowników i Twoje potrzeby są najważniejsze, a nie dostosowanie się do narzędzia.
Utworzony nowy etap rekrutacji uzupełniasz o listę przyczyn, z powodu których kandydat znajdzie się w etapie Odrzucenie lub Lista rezerwowych.
To, czy powód jest wymagany również zależy od Ciebie. A w czym może Ci to pomóc? Kiedy proces rekrutacji zakłada spotkanie z bezpośrednim przełożonym, po którym dany kandydat zostaje odrzucony. Możesz zobligować go do wskazania powodu pożegnania się z wybranymi kandydatami. Ponadto:
- Zachowasz tę informację w historii kandydata, a tym samym wiedzieć będziesz, dlaczego został wcześniej odrzucony, jeśli ponownie zaaplikuje.
- Pozwoli Ci to na analizę najczęstszych przyczyn odrzuceń – a gdy ją poznasz, łatwiej Ci będzie ulepszyć kolejne procesy.
W taki sposób tworzysz przebieg całego procesu — to co będzie się działo na konkretnym etapie rekrutacji pracowników. Czy ktoś z zespołu będzie w konkretnym momencie uczestniczył w spotkaniu? Kto ocenia kandydata, gdy sprawdzane są jego kompetencje?
Opracowanie profilu idealnego przyszłego pracownika.
Aby stworzyć ofertę, a później oceniać potencjalnych nowych pracowników, musisz wiedzieć kogo szukasz.
Profil idealnego kandydata powinien zawierać szczegółowe informacje na temat wymaganych kwalifikacji, umiejętności, doświadczenia i cech osobowościowych. Taki profil pomaga zidentyfikować, czego firma szuka w pracowniku i jest punktem odniesienia w procesie selekcji.
Projektujesz profil, pamiętając jakiej roli w firmie brakuje i jakimi cechami powinna być obdarzona osoba pasująca do tej roli i tworzysz ofertę pracy dla takiej osoby.
A wiedząc, że nadesłane CV mogą nie zawierać odpowiedzi na kluczowe kwestie odnoszące się do danego stanowiska, jak np. wymagania finansowe, czy możliwy termin rozpoczęcia pracy, tworzysz krótki formularz aplikacyjny.
Zarówno oferta, jak i formularz są zgodne z identyfikacją wizualną firmy. Pamiętaj, że w TRAFFIT wszystko dostosowujesz do swoich potrzeb, bo system ATS wspiera Cię w poprawianiu candidate experience zamiast wchodzić Ci w drogę.
Drugi etap rekrutacji – pozyskanie.
Ok, zaplanowałaś cały proces rekrutacji, wszystkie etapy rekrutacji pracowników i to, kiedy inne osoby z Twojego zespołu, czy osoby decyzyjne ze strony klienta, mają włączyć się w procesy rekrutacyjne.
Ustawiłaś w systemie możliwe powody przeniesienia kandydatów do etapów Odrzucenie lub Lista rezerwowa. Przeanalizowałaś profil idealnego pracownika, stworzyłaś ofertę pracy i formularz rekrutacyjny uwzględniający znalezienie takich kandydatów. Wykluczyłaś konieczność nadsyłania listów motywacyjnych. Co dalej? Teraz ich pozyskujesz.
Publikacja ogłoszenia.
W TRAFFIT jednym kliknięciem publikujesz ofertę pracy w kilku miejscach: na swojej stronie Kariera, LinkedIn Jobs, OLX, Jooble, Indeed itd. Poza publikacją ogłoszenia na stronach internetowych, możesz ją również przesłać do swojej puli talentów (osób, które wyraziły zgodę na kontakt w ramach przyszłych rekrutacji). Dzięki temu, stale dbasz o relacje z kandydatami, którzy pojawili się przy okazji innej rekrutacji pracowników.
Jak widzisz, procesowi publikacji ogłoszenia nie musisz poświęcać wiele czasu.
I nie obawiaj się, że będzie to wymagało wiedzy z zakresu IT. Tutaj nie musisz znać się na kodowaniu. Nawet swoją stronę Kariera tworzysz samodzielnie w bardzo intuicyjny sposób. A musisz pamiętać, że 75% kandydatów z rynku pracy sprawdzi tą stronę zanim wyśle dokumenty aplikacyjne.
Jest to też znakomity sposób na zbieranie spontanicznych aplikacji. My też to robimy:
Ułatwiony sourcing na LinkedIn.
Wtyczka sourcingowa dla LinkedIn to Twoja tajna broń w TRAFFIT. Dzięki niej w prosty sposób importujesz profil kandydata do puli talentów.
A co jeśli już tą osobę masz w bazie? Nie martw się, system ją odnajdzie. Pokaże Ci też, czy ta osoba jest już w jakichś procesach, oraz notatki dodane do jej profilu przez Ciebie, lub inne osoby z zespołu.
Program poleceń.
Wyobraź sobie teraz taką sytuację. W procesie rekrutacji poszukujesz wybitnego specjalisty kodowania w języku Malbolge. Przeszukujesz swoją bazę talentów w poszukiwaniu najlepszego kandydata, ale żaden nie spełnia wszystkich kryteriów. Selekcja nadesłanych CV również kończy się porażką. Przekopujesz media społecznościowe i nic!
Adam, wybitny programista m.in. w języku Malbolge od 10 lat jest zatrudniony w firmie, w której do niedawna czuł się świetnie. Jednak jego dotychczasowy dyrektor IT zmienił pracę, a właściwie to nawet kontynent. Adama nie znajdziesz w mediach społecznościowych. Tak! Są jeszcze takie osoby. Nie czyta też ogłoszeń o pracę, bo aktywnie jej nie poszukuje.
Prawdę mówiąc, Adam to taki raczej skryty typ, ale ostatnio na spotkaniu absolwentów powiedział Kasi, z którą w czasach licealnych zawsze trzymał sztamę, że szuka nowego stanowiska, bo obecny pracodawca już mu nie odpowiada. Kasia to typ zbawcy świata, więc już następnego dnia przekopuje Internet, znajduje Twoje ogłoszenie i jest pewna, że opis stanowiska pracy pasuje do Adama.
Wiadomo, nie każdy Adam ma swoją Kasię, ale jeśli takie ogłoszenie zawiera informację, że w ramach programu poleceń dostaniesz nagrodę za polecenie idealnego kandydata może się okazać, że rynek jest pełen osób chcących pomóc znajomemu.
TRAFFIT jest zintegrowany z programem poleceń huntoo, a zgodnie z badaniami 59% osób z poleceń zostaje zatrudnionych. Więc jeśli do tej pory miałaś wątpliwości, czy to narzędzie dla Ciebie, po prostu je przetestuj.
Trzeci etap rekrutacji – ocena.
TRAFFIT ułatwia Ci zapisanie wszystkich CV w jednym miejscu, w tzw. puli talentów. Jak to się dzieje? Bardzo prosto:
- zgłoszenia z dokumentów aplikacyjnych zapisywane są w TRAFFIT automatycznie
- integrujesz skrzynkę pocztową z TRAFFIT i jednym kliknięciem zapisujesz w puli osoby, które wysyłają CV mailem
- dzięki parserowi CV, dokumenty przesyłane w formacie pdf również zapisywane są w formie profilu kandydata, bez potrzeby ręcznego wpisywania
- program poleceń huntoo również masz zintegrowany z TRAFFIT
- nie zapominaj, że TRAFFIT to także wtyczka sourcingowa dla LinkedIn
- do tego dodaj jeszcze spontaniczne aplikacje z Twojej strony Kariera zintegrowanej z TRAFFIT
- bierzesz pod uwagę rekrutację wewnętrzną? Trzymaj profile obecnych pracowników w bazie kandydatów.
Selekcja kandydatów.
I tym sposobem masz swoją pulę talentów, a dzięki ustawionym przez siebie filtrom tworzysz bazę sugerowanych kandydatów, którzy wezmą udział w dalszym procesie, jaki jest rozmowa kwalifikacyjna. W ten prosty sposób masz już za sobą etap wstępnej selekcji.
Przeprowadzenie rozmów rekrutacyjnych.
Etapy procesu rekrutacji z TRAFFIT to dbanie o Twój czas i candidate experience wszystkich osób, które odpowiedziały na ogłoszenie. Dlatego korzystając z automatyzacji, każdy kandydat otrzyma od Ciebie maila.
Niektórzy z podziękowaniem za zgłoszenie się do procesu rekrutacji i informacją o odrzuceniu CV, inni z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną i z planerem, czyli linkiem do Twojego kalendarza. Dzięki temu z wybranymi kandydatami spotkasz się bez pytania ich o dogodny termin. Sami wybierają dla siebie termin rozmowy telefonicznej, czy wideokonferencji, który automatycznie zapisuje się w Twoim kalendarzu.
Myślisz ok, automatyzacją ogarnę wysyłkę, ale ile jest tych treści do napisania? Poczęstuj się naszymi szablonami.
Zadanie dla kandydata.
Po przeprowadzeniu pierwszej rozmowy kwalifikacyjnej, znasz już motywację kandydata, upewniłaś się, co do doświadczenia, umiejętności i czujesz, czy dana osoba wpasuje się w kulturę organizacyjną.
Kandydat odrzucony dostaje podziękowanie za poświęcony czas. Kandydaci, którzy przechodzą do kolejnego etapu rekrutacji, mogą być następnie oceniani na podstawie wykonania zadania praktycznego. Częstą praktyką sprawdzania kompetencji kandydatów są zadania symulowane i testy językowe lub testy psychometryczne.
Etapy rekrutacji pracowników w TRAFFIT masz pod stałym nadzorem. Wystarczy rzut okiem i wiesz jak przebiega proces rekrutacji, ilu kandydatów masz na danym etapie, kto przeszedł kolejne etapy rekrutacji pracowników. I co ważne, ustawiasz wcześniej, ile czasu kandydat może na danym etapie przebywać, jeśli ten czas się wydłużył dostajesz powiadomienie.
Czwarty etap rekrutacji – podjęcie decyzji.
Etapy procesu rekrutacji mogą być różne, rozmowy kwalifikacyjne mogą obejmować kilka spotkań. Kolejne etapy rekrutacji, a w szczególności ich liczba, zależeć może od profilu poszukiwanych nowych pracowników, jak i od kultury organizacji. W TRAFFIT, etapy rekrutacji dostosowujesz każdorazowo do swoich potrzeb.
Decyzja o zatrudnieniu podjęta? Idealny kandydat wybrany? Świetnie! Poinformuj go, a wszelkie niezbędne dokumenty prześlij automatycznie z TRAFFIT.
Proces rekrutacyjny kończymy podpisaniem umowy.
Pracodawca przedstawia warunki zatrudnienia dla wybranych kandydatów i można by powiedzieć, że po podpisaniu umowy proces rekrutacji pracowników dobiega końca.
Musisz jednak pamiętać jak ważny, z punktu widzenia nowego pracownika, jest onboarding. Proces adaptacji, czyli wprowadzenie nowego pracownika, to czas na pokazanie najlepszej strony organizacji. To takie dodatkowe etapy rekrutacji, kiedy zgrany zespół, bądź wyznaczeni pracownicy pokazują jak wygląda dane stanowisko, co z zakresu obowiązków będzie priorytetem w danej firmie.
Dobrze przeprowadzony onboarding zwiększa zaangażowanie, efektywność i retencję pracowników. Podpisanie umowy zatem zawsze powinno iść w parze z zaplanowanym procesem adaptacyjnym podjęcia pracy.
Etapy procesu rekrutacji w liczbach, czyli raport.
Rekrutacja zakończyła się sukcesem. Idealny kandydat podpisał umowę i przechodzi onboarding. Teraz czas na zadawanie pytań:
- skąd był największy spływ zgłoszeń
- ilu kandydatów odpadło w procesie selekcji CV
- po jakim czasie od umieszczenia ogłoszenia była umówiona pierwsza rozmowa kwalifikacyjna
- ilu kandydatów przeszło etap zadania.
Takie i podobne pytania zadajesz sobie, żeby ocenić i udoskonalić swój proces rekrutacji pracowników. A ponieważ liczby nie kłamią, jednym kliknięciem pobierasz raport rekrutacyjny.
Taki raport możesz w każdej chwili, w trakcie procesu rekrutacji, przedstawić przełożonemu lub pracodawcy, dla którego prowadzona jest rekrutacja. Tak, jednym kliknięciem!
Etapy rekrutacji – czego unikać, co stosować?
Proces rekrutacji pracowników jest kluczowy dla rozwoju i sukcesu każdej firmy. Wymaga od Ciebie starannego planowania, i efektywnego wykorzystania technologii, aby czas w ten sposób zaoszczędzony poświęcić na budowanie relacji. Jak jeszcze możesz zwiększyć szanse na przyciągnięcie i zatrudnienie odpowiednich talentów?
Zastosuj:
- Strategię rekrutacji, która wymaga zrozumienia celów firmy i zakłada również analizę rynku i konkurencji.
- Atrakcyjną, zwięzłą ofertę pracy. Kandydat szuka w niej najpierw korzyści i wymagań, żeby wiedzieć, czy je spełni.
- Wykorzystaj technologie, aby usprawniać procesy. Automatyzuj zadania, śledź etapy, w jakich są kandydaci, analizuj dane.
- Regularną komunikację z kandydatami (w tym również pomaga automatyzacja), aby zachować ich zaangażowanie.
Unikaj:
- Niejasnych wymagań. Przemyśl jak je doprecyzować, żeby nie otrzymywać nieodpowiednich aplikacji.
- Negowania znaczenia kultury organizacji. Niezrozumienie lub zignorowanie tego aspektu może prowadzić do braku zaangażowania niedopasowanego pracownika.
- Braku regularnej komunikacji z kandydatami. Powinni oni znać kroki procesu i wiedzieć na jakim są etapie oraz, jeśli nie przechodzą do kolejnego, poznać powód takiej decyzji.
- Frustracji kandydatów z powodu pomyłki imienia, braku informacji zwrotnej, kilkukrotnym przekładaniu terminu spotkania. Negatywne doświadczenia kandydatów szkodzą reputacji firmy.
Po więcej tipów i bezcennych wskazówek zapraszamy do nas, spotkajmy się w TRAFFIT 🙂
