Formularz rekrutacyjny – co powinien zawierać, a co go zaśmieci?

Formularz rekrutacyjny jest nieodłączną częścią każdej rekrutacji. Służy Ci do tego, aby zebrać niezbędne informacje pomocne przy selekcji i wyborze najlepszego pracownika. I, w odróżnieniu od CV, czy stosowanych jeszcze przez niektórych specjalistów HR, listów motywacyjnych, to Ty decydujesz, jakie informacje ma zawierać.

Teoretycznie możesz mnożyć pola, które kandydat będzie musiał uzupełnić, wybierając spośród podanych opcji lub w formie opisowej. Ich mnogość lub zbyt szczegółowy zakres może jednak zniechęcić. Jaki będzie tego efekt? Znikomy napływ CV.

Możesz w nim zadać wyłącznie podstawowe pytania, aby wypełnienie go stało się formalnością. Skutek? Otrzymasz dane, które już masz dostępne w CV i dokument stanie się bezużyteczny. Pomożemy Ci znaleźć złoty środek.

Dobrze zaprojektowany formularz rekrutacyjny ma znaczenie!

Pomaga Ci on sprawnie dokonać pierwszej selekcji nadesłanych zgłoszeń. Ułatwia zatem i przyspiesza cały proces rekrutacji. Pamiętaj, że jest to miejsce, gdzie kandydaci odpowiadają na konkretne, kluczowe pytania dotyczące konkretnego stanowiska. Co może być kluczowe i ułatwić cały proces?

Jeżeli przy zatrudnieniu istotne jest doświadczenie na danym stanowisku, to tutaj jest miejsce, aby podać lata doświadczenia w danej dziedzinie czy branży.

Co jeszcze może zadecydować o odrzuceniu kandydata? Jeżeli jego oczekiwania finansowe znacznie przekraczają możliwości firmy. Decydujący może być także termin, w jakim może on podjąć pracę.

Tego nie może zabraknąć.

Wyobraź sobie, że podczas selekcji typujesz trzech wymarzonych potencjalnych pracowników. Pierwsza rozmowa, czy nawet wykonanie zadania przebiega wzorowo. Masz tę pewność, że zatrudnisz przyszłą gwiazdę. Jednak w trakcie kolejnego etapu okazuje się, że dwóch kandydatów ma bardzo wysokie wymagania finansowe. Trzeci natomiast jest związany półrocznym kontraktem, a Ty potrzebujesz pracownika najdalej za dwa miesiące.

Proces, który już był w toku, to zarówno Twój stracony czas, jak i tych kandydatów. A wystarczyłoby wybadać kluczowe kwestie już na etapie formularza rekrutacyjnego. I nie narażać się na konieczność zaczynania procesu od nowa.

To wpływa na wizerunek firmy.

Unikaj powyżej opisanej sytuacji. Kandydaci, którzy poświęcili swój czas i zaangażowali się w proces, mogą, delikatnie rzecz ujmując, poczuć się ograbieni. Wyobraź sobie swoje uczucia, gdyby w połowie drogi od firmy rekrutującej padło stwierdzenie “to chyba nas jednak na Ciebie nie stać” albo “no, ale my potrzebujemy pracownika wcześniej”. To, czemu te kwestie nie padły wcześniej??!! Powinny były! Właśnie w tym miejscu.

Skrupulatnie przygotowany formularz zgłoszeniowy to jasna informacja, że rekruter podchodzi rzetelnie do całego procesu. Przemyślane pytania, czytelne polecenia, przejrzysta konstrukcja wpływa na dobry odbiór firmy rekrutującej. Istotna jest także możliwość wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania niektórych informacji.

Pokaż, że firma jest otwarta na współpracę z osobami z niepełnosprawnością.

Pamiętaj, aby był czytelny dla osób z niepełnosprawnością fizyczną. Zastosuj zasadę dużego kontrastu pomiędzy tłem a tekstem. Zastosuj możliwość wyboru większych czcionek dla lepszej czytelności tekstu. Alternatywne opisy do obrazków są pomocne dla osób z niepełnosprawnością przy wypełnianiu formularza.

Wszystkie powyższe kwestie również wpływają na odbiór firmy i budowanie jej wizerunku.

Formularz rekrutacyjny — co powinien zawierać?

Przemyśl, o co warto zapytać, aby nie doprowadzać do nieporozumień oraz ułatwić sobie selekcję podań.

Dane kontaktowe.

Powinien zawierać takie dane osobowe, jak: imię, nazwisko, numer kontaktowy, e-mail. Są one wystarczające, żeby móc skontaktować się z kandydatem. Pod polem z e-mailem i telefonem komórkowym, można dodać informację, która z tych form kontaktu jest preferowana przez rekrutera.

To, co może Ci pomóc w procesie selekcji, to na przykład profil na LinkedIn. Mo

żesz poprosić o link do tego profilu. Natomiast adres zameldowania czy zamieszkania, tym bardziej w odniesieniu do oferty pracy zdalnej, jest co najmniej nie na miejscu.

Informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym.

Tego typu dane znajdziesz w CV kandydata. Prośba o ponowne wymienienie konkretnych szkół i ukończonych kursów może spowodować zniechęcenie kandydata. Intuicyjne będzie w tym miejscu możliwość pobrania CV i dodania jako pliku.

Jeżeli chodzi o doświadczenie zawodowe, kieruj się wyczuciem. Pamiętaj, że zbyt duża liczba informacji, którą kandydaci muszą dodatkowo wprowadzać do formularza, może spowodować małą liczbę napływających CV. Idealnym rozwiązaniem może się okazać pytanie z opcjami do wyboru i otwarte z możliwością uzupełnienia informacji. Dobrze obrazuje to poniższy przykład.

Pytania otwarte i puste pola z opcją do uzupełnienia.

Jeżeli chcesz poznać motywacje kandydata, jego mocne strony w postaci umiejętności i kompetencji, czy plany na przyszłość, możesz umieścić pytania otwarte z polami do odpowiedzi opisowych.

Jest to o tyle istotne, że w czasie odchodzenia od listów motywacyjnych, może to być jedyna okazja przed rozmową kwalifikacyjną, żeby poznać motywację kandydata. Możesz w łatwy sposób zorientować się również, czy dana osoba będzie pasowała do zespołu oraz, czy jej oczekiwania względem ścieżki kariery będą mogły być spełnione.

Proces, który już był w toku, to zarówno Twój stracony czas, jak i tych kandydatów. A wystarczyłoby wybadać kluczowe kwestie już na etapie formularza rekrutacyjnego. I nie narażać się na konieczność zaczynania procesu od nowa.

Formularz rekrutacyjny – co go zaśmieca?

Niezwykle istotne jest wyważenie liczby pól. Przemyślana i odpowiednia konstrukcja ma wpływ na zwiększenie efektywności procesu.

Wnikliwe pytania osobiste i skomplikowane polecenia.

Nie naruszaj prywatności. Pamiętaj, dokument nie powinien zawierać pytań o: miejsce urodzenia, PESEL, czy stan cywilny. Zdecydowanie nie jest to też miejsce na zbieranie informacji o dzieciach potencjalnego przyszłego pracownika!

Mając na uwadze candidate experience, unikaj pytań zamkniętych z dostępnymi odpowiedziami tak, lub nie. Zawsze zostaw możliwość rozwinięcia odpowiedzi, żeby dać kandydatom szansę na swobodne wyrażenie myśli. Polecenia powinny być krótkie, zrozumiałe, i czytelne.

Wykształcenie i doświadczenie zawodowe nieistotne dla stanowiska.

Wykształcenie dotyczące szkoły średniej, czy ocen z matury zostaw na rozmowę podczas lunchu, kiedy kandydat będzie już w zespole. Te informacje wyłącznie zaśmiecą formularz, nie będą przydatne w procesie rekrutacyjnym i mogą spowodować zniechęcenie. Podobnie doświadczenie zawodowe dotyczące prac sezonowych, czy praktyk zawodowych w technikum.

Formularz rekrutacyjny – najlepsze praktyki.

Projektując formularz rekrutacyjny pamiętaj o kilku zasadach.

1. Im mniej, tym konkretniej – Zbieraj tylko te dane, które są niezbędne do procesu rekrutacji pracowników. Nadmiar może zaśmiecić formularz, a Tobie utrudnić selekcję kandydatów.
2. Przejrzysty dokument jest łatwiejszy do wypełnienia – Zadbaj o logiczne rozmieszczenie pytań. Zastosuj nagłówki, a w pytaniach z opcjami do wyboru, listy punktowe.
3. Czytelne komunikaty gwarantują Ci, że otrzymasz konkretną odpowiedź – Nie wtrącaj do pytań slangu firmowego czy biurokratycznego języka. Jeżeli będzie ono bezpośrednie i jasne, to masz szansę, że odpowiedź będzie równie jasna i bezpośrednia.
4. Z tyłu głowy musisz mieć czynniki, jakie są decydujące w danym procesie rekrutacyjnym, i właśnie o nie zapytaćJeżeli jest to konkretna umiejętność, zapytaj o nią. Może się bowiem okazać, że nie znajdziesz tych informacji w CV. Jeżeli jest to forma zatrudnienia – umowa o pracę lub b2b – koniecznie poproś o wskazanie, która jest preferowana. A jeśli oferujesz tylko b2b, zapytaj o konkretną kwotę brutto, żeby w łatwy sposób porównać oczekiwania kandydatów na liście. Możesz to zrobić w ten sposób:

1. Jeżeli sprawdzasz skuteczność poszczególnych form dotarciado osób zainteresowanych ofertą, umieść pytanie otwarte. Na przykład:

   

1. Pamiętaj o możliwości wyboru większych czcionek. Duży kontrast między tekstem a tłem to pomocne rozwiązanie dla osób z niepełnosprawnością fizyczną, które mają prawo wziąć udział w procesie.
2. Pamiętaj, aby umieścić w formularzu informacjekto jest administratorem danych osobowychoraz o tym, że dane osobowe przetwarzane są do celów rekrutacji. Kandydat powinien potwierdzić zgodność treści swoich danych. Zgody nie oznaczone gwiazdką są dobrowolne.

Stwórz formularz zgłoszeniowy z praktycznym narzędziem.

System rekrutacji powinien być dostosowany do Ciebie. Do Twojego stylu pracy. Korzystanie z narzędzi wspomagających nie powinno oznaczać konieczności przeprowadzania procesu rekrutcaji zgodnie z narzuconą ścieżką. Taką elastyczność zapewnia Ci TRAFFIT. Tutaj całość procesu, łącznie z projektem formularza, uzależniona jest od Twoich potrzeb.

Do czego możesz wykorzystać TRAFFIT? Może być Twoim wsparciem na każdym etapie:

1. Konfigurujesz profil kandydata i szczegóły rekrutacji. Każda z danych może służyć jako filtr, po którym później będziesz wyszukiwać potencjalnych pracowników spośród całej swojej puli talentów.
2. Tworzysz swoją ścieżkę procesu rekrutacji. Do każdego może być inna lub powielasz już stworzoną. Dodajesz etapy rekrutacji, słowniki i automatyzację wiadomości e-mail.
3. Projektujesz ofertę pracy z wykorzystaniem grafik i czcionek zgodnych z brand bookiem firmy. Możesz wykorzystać w tym celu gotowe skrypty dowolnie je modyfikując.
4. Stworzysz formularz zgłoszeniowy, w którym zapytasz tylko o kwestie, których nie znajdziesz w CV i na LinkedIn. System ATS połączy wszystkie informacje o kandydacie dzięki parserowi CV i wtyczce sourcingowej LinkedIn.
5. Otrzymujesz powiadomienia o napływie nowych aplikacji.
6. Oznaczasz osoby z zespołu, które mają wziąć udział w procesie lub udostępniasz im konkretne profile z puli talentów.
7. Robisz notatki przy kandydatach, oceniasz ich i oznaczasz, korzystasz z puli talentów przy kolejnych rekrutacjach.
8. W prosty sposób tworzysz raporty ze swojej pracy. System raportuje skuteczność Twoich rekrutacji i konkretnych źródeł aplikacji.
9. Projektujesz stronę Kariera i jednym kliknięciem udostępniasz tam ogłoszenia o pracę. Ponadto ogłoszenia te możesz udostępnić w kilku miejscach jednocześnie, np. LinkedIn Jobs, OLX, Indeed, Jooble.

Nie zapomnij o…

W formularzu muszą pojawić się informacje związane z prawem przetwarzania danych oraz ich przechowywaniem zgodnie z RODO, może pojawić się adres organu nadzorczego. Oraz zgodnie z jaką ustawą czy rozporządzeniem podanie będzie przetwarzane przez firmę z siedzibą (i tu dokładny adres).

Ale korzystając z TRAFFIT nie musisz tworzyć takich wiadomości samodzielnie. Masz tu do dyspozycji treści wszystkich zgód. A pamiętać trzeba również o tym, że każdemu przysługuje prawo do sprostowania i poprawiania danych, a także wniesienia skargi, czy usunięcia danych z bazy.

Kiedy już stworzysz formularz, rzuć na niego jeszcze raz okiem i odpowiedz sobie szczerze na pytanie, czy jest schludny. Pamiętaj, że czytelny, jasny, przejrzysty dokument chętnie się wypełnia. To twój gwarant napływu odpowiedniej liczby zgłoszeń. Umówmy się na rozmowę, chętnie doradzimy Ci, jak to zrobić dobrze!