Formularz aplikacyjny w rekrutacji – czy jego stworzenie jest trudne?
Technicznie nie, wystarczy dobry ATS i może to zająć mniej niż minutę. Jednak zanim podejmiesz się tego zadania – warto to sobie dobrze przemyśleć. Pozornie małe rzeczy mogą znacznie utrudnić Ci zarówno zdobywanie aplikacji, jak i zarządzanie nimi. Podpowiem Ci, o czym warto pamiętać!
Zacznijmy od generalnych zasad
1. Minimalizacja
Im krótszy i prostszy formularz aplikacyjny, tym lepiej. Tworząc go zastanów się, których informacji naprawdę potrzebujesz do wstępnej preselekcji. Być może niektóre z nich będziesz potrzebować tylko od osób wybranych do zaproszenia na spotkanie czy do wysłania zadania. O takie rzeczy możesz zapytać później wyselekcjonowaną już grupę.
Jeśli rzeczy, o które chcesz zapytać, zwykle znajdują się w załączanym CV – nie pytaj o nie na formularzu. Spowoduje to tylko frustrację kandydatów!
|
CIEKAWOSTKA Najlepszą praktyką jest od 3 do 5 pól. Jeśli pól na formularzu jest więcej niż 5 – może to negatywnie wpłynąć na współczynnik konwersji (czyli im więcej pól, tym mniej osób wypełni w całości i wyśle formularz). W rzeczywistości badania przeprowadzone przez Formstack pokazują, że zmniejszenie liczby pól formularza do czterech lub mniej może zwiększyć konwersje nawet o 160 procent! Dodatkowo, konwersja może wzrosnąć o 50 procent, gdy zmniejszysz liczbę pól z czterech do trzech. |
2. Responsywność
Korzystanie z urządzeń mobilnych do wszystkiego – łącznie z aplikowaniem do pracy – to nie tylko domena generacji Z! Coraz więcej osób szuka pracy na swoich telefonach i możesz stracić wiele potencjalnych talentów, jeśli nie weźmiesz tego pod uwagę.
Jak to zrobić?
1.Sprawdź, jak Twój formularz aplikacyjny wygląda na telefonie i na tablecie. Czy wszystkie jego elementy wyświetlają się prawidłowo, a przycisk do złożenia aplikacji nie ucieka nigdzie poza ekran? Pamiętaj, że korzystanie z formularzy aplikacyjnych stworzonych w ATS gwarantuje responsywność.
2. Zastanów się 2 razy, zanim na formularzu dodasz pytanie otwarte, na które odpowiedź wymaga dużej ilości tekstu. O ile SMSy na telefonie pisze się krótko i łatwo, opisanie na nim swojej dotychczasowej kariery zawodowej może być wyzwaniem!
3. Czy na swoim telefonie komórkowym posiadasz plik ze swoim CV? No właśnie, nie każdy kandydat go ma! Wymagając CV sprawiasz, że część kandydatów może odłożyć aplikację na później – kiedy już dotrą do komputera. Wiele z nich może o tym zapomnieć lub po drodze się rozmyślić. Likwiduj bariery, zamiast je tworzyć!
|
CIEKAWOSTKA Zgodnie z raportami Glassdoor, ponad połowa użytkowników szuka pracy na swoich telefonach komórkowych. 35% kandydatów twierdzi, że woli używać telefonów komórkowych do składania aplikacji do pracy. |
3. RODO
Nie zapominaj o zgodach – w szczególności opcjonalnej zgody na przetwarzanie danych w ramach przyszłych rekrutacji. Pozwoli Ci to budować własną bazę zgodnie z RODO! Każda zgoda musi być odrębna, ale nie przesadzaj z ich ilością. Gdy zgody są dłuższe niż formularz – nawet najbardziej zdeterminowany kandydat może sobie odpuścić.
Powinny być też zwięzłe i proste. Prawniczy żargon nie jest Twoim sprzymierzeńcem w tym wypadku.
|
CIEKAWOSTKA Jak sprawić, aby kandydaci aplikujący na konkretne stanowiska zostawiali przy okazji zgodę na przetwarzanie danych w ramach przyszłych rekrutacji? Poproś ich o to! TRAFFIT zbadał prawie 800 tysięcy aplikacji pochodzących z formularzy aplikacyjnych, na których znajdowała się nie wymagana zgoda na przetwarzanie danych w ramach przyszłych rekrutacji z pierwszej połowy 2023 roku. Okazało się, że aż 66% kandydatów wyrażała przy okazji aplikacji (opcjonalną) zgodę na kontakt w ramach przyszłych rekrutacji. |
W takim razie o co i jak pytać na formularzu?
Odpowiedni typ pól
Jeśli chcesz poprosić o kandydata o napisanie kilku słów o sobie czy zapytać o motywację do złożenia aplikacji – zastosujesz pewnie pytanie otwarte. Jednak w pozostałych przypadkach staraj się używać pytań zamkniętych lub z rozwijaną listą wartości do wyboru.
Dlaczego?
Pola tekstowe będzie Ci trudno sortować, filtrować czy porównywać. Aby móc ocenić dopasowanie, konieczne będzie przeczytanie i ręczna analiza każdego tekstu.
Przykład:
Poziom języka – każda aplikująca osoba może opisać znajomość języków czy określić ich poziom. Jeśli stworzysz pole z listą wielokrotnego wyboru, Twoi kandydaci nie będą musieli się zastanawiać i łatwo będą mogli wybrać swój poziom z listy. Umieść na liście te języki, które mogą być potrzebne na tym stanowisku, ale też w przyszłości (w duchu idei budowania wartościowej bazy kandydatów!
Taki sposób informacji o poziomie znajomości języków ułatwi Ci w przyszłości znalezienie w bazie wszystkich kandydatów znających dany język; również ograniczony tylko do jego konkretnego poziomu:
Terminy i daty
Rozważ, czy dodawanie pole daty z pytaniem o konkretną dostępność jest dobrym pomysłem – taka informacja szybko się zdezaktualizuje. Zamiast tego zapytaj, w jakim czasie dana osoba jest w stanie podjąć współpracę – proponując gotowę listę odpowiedzi do wyboru:
- “od ręki – aktywnie szukam”
- 2 tygodnie
- 1 miesiąc
itd.
Umiejętności
Lista umiejętności czy znajomość narzędzi to bardzo cenna informacja, którą warto zbierać od kandydatów. Tylko jak nie popełnić błędu w tym wypadku?
Tu najważniejsza jest standaryzacja. Wyobraź sobie, że zbierasz aplikacje od project managerów. Jeden z nich napisze w formularzu lub w CV “zarządzanie projektami”, drugi “project management”, trzeci da w nagłówku frazę “project manager”. W związku z tym, że istnieje wiele wariacji, trudno będzie Ci potem zlokalizować wszystkie osoby, które to potrafią.
Dlatego warto stworzyć z góry ustalony słownik wartości i umieścić je w polu wielokrotnego wyboru:
Polecenia
Polecenia to bardzo efektywna metoda zdobywania wartościowych aplikacji.
Jednak sama informacja o tym, że kandydat pochodził z polecenia to za mało. Warto też wiedzieć kim był polecający! Jeśli umożliwiasz polecenia (pracownicze czy zewnętrzne) – koniecznie zbieraj informacje o polecającym. Możesz stworzyć dedykowane pole na formularzu w tym celu, ale pamiętaj o czym wspomniałam na początku – im mniej pól na formularzu, tym lepiej!
Dlatego warto rozważyć narzędzie do prowadzenia programów poleceń – takie jak huntoo. Alternatywny sposób przedstawiam też w kolejnym punkcie.
Parametry UTM
Publikujesz te same oferty w wielu różnych miejscach? Wysyłasz potencjalnym kandydatom formularz aplikacyjny bezpośrednio, np. mailowo czy w wiadomościach prywatnych w social media? Dodaj do linka z formularzem parametr UTM (tutaj znajdziesz prosty generator).
Dzięki temu rozpoznasz łatwo źródło takiej aplikacji i będziesz wiedzieć, kogo nagrodzić za skuteczne pozyskanie wartościowej aplikacji. Możesz to zrobić na przykład tak:
Dlaczego dobry formularz aplikacyjny = mniej pracy?
Po pierwsze – nie odstraszasz ani nie utrudniasz aplikacji kandydatom.
Skoro już udało się ich zainteresować i zachęcić do aplikacji (a to najtrudniejsza część!) – nie chcesz chyba, żeby zrezygnowali na ostatnim kroku?
Po drugie – jeśli zbierzesz dane w przemyślany i ustrukturyzowany sposób, to dużo łatwiej będzie Ci przeszukiwać i sortować zebrane aplikacje.
To przyda Ci się zarówno przy liście kandydatów w konkretnym procesie, jak i podczas sourcowania w bazie przy kolejnych projektach.
Po trzecie, ale tak samo ważne jak wszystkie poprzednie!
To raporty rekrutacyjne, które są tym dokładniejsze, im lepszej jakości są dane, które są w nich analizowane. Jeśli będziez zbierać dane w uporządkowany i ustandaryzowany sposób, ich analiza będzie prostsza i bardziej wartościowa.
To co – przekonałam Cię, że warto?
